OpenKM BillManager: solución para gestión, catalogación y contabilización de facturas

OpenKM Billmanager: solución para la gestión, catalogación y contabilización de facturas

Escrito por Ana Canteli el 13 de febrero de 2026

Si tienes una pyme, probablemente te suene esta escena: facturas en papel que se acumulan, PDFs que llegan por email, tickets fotografiados con el móvil, albaranes sueltos… y, al final del mes (o del trimestre), carreras para mandar todo a la gestoría, cuadrar cobros y pagos, y preparar impuestos como el Modelo 303.

El problema no es solo el tiempo. También es el riesgo: documentos perdidos, versiones duplicadas, errores al teclear datos, retrasos en pagos y dudas sobre si la información está bien guardada y protegida.

Aquí es donde encaja esta solución OpenKM BillManager, preparada y lista para usar, pensada para pequeñas y medianas empresas que no tienen servidores propios, pero necesitan resolver lo relacionado con su contabilidad y fiscalidad, con seguridad y facilidad.

El caso real: una pyme que quiere orden y control sin complicarse

La empresa tiene estas necesidades muy comunes:

• Subir facturas desde distintos canales (escáner, móvil, email).
• Extraer datos automáticamente (cliente/proveedor, fecha, nº factura, importe, IVA…).
• Catalogar y archivar por cliente/proveedor y por año/mes.
• Relacionar albaranes con facturas de proveedor para validar que todo cuadra.
• Enviar facturas a clientes sin hacerlo manualmente, con trazabilidad.
• Sacar informes de facturas pagadas y pendientes para controlar tesorería.
• Exportar un CSV mensual o trimestral para enviar a la gestoría y contabilizar rápido.
• Preparar la información necesaria para facilitar la confección del Modelo 303.

Todo ello planteado como servicio con un pago mensual asequible, desde 75€/mes.

La solución OpenKM BillManager

OpenKM BillManager o centro de control y gestión de facturas actúa como un repositorio inteligente: recibe, entiende y ordena tus documentos, y además genera salidas útiles para contabilidad (CSV, informes) y para los procesos internos (envío automático, validaciones, relación de documentos).

Lo más importante: al ofrecerse como servicio, solo tienes que empezar a usarlo.

Paso a paso: qué ocurre desde que subes una factura

1) Entrada de documentos por varios canales (cero fricción)

La empresa puede subir documentos de forma natural:

• Escáner / multifunción (y si se desea, vía carpeta caliente / hotfolder).
• Foto desde el móvil (ideal para facturas en papel).
• Adjunto por email (llega, se captura y se procesa).

2) Detección del tipo de documento (factura vs albarán)

OpenKM identifica el tipo de documento (por ejemplo, factura de cliente, factura de proveedor, albarán). Esto es clave porque cada tipo sigue reglas distintas.

3) Extracción automática de metadatos (IA/OCR)

Una vez identificado el documento, la solución extrae automáticamente los campos útiles, como:

• Empresa/cliente/proveedor
• Fecha de factura
• Número de factura
• Base imponible, IVA, total
• Concepto (si aplica)

Con esto se elimina gran parte del trabajo manual y se reducen errores típicos de tecleo.

4) Indexación y archivo automático por cliente/proveedor, año y mes

OpenKM no solo “guarda” el PDF: lo archiva con criterio, siguiendo una estructura clara:

• Cliente/Proveedor
  • Año
    • Mes
      • Documento

Esto hace que cualquier persona encuentre una factura en segundos, incluso meses después.

Automatización comercial: facturas a clientes con email automático

Para facturas emitidas a clientes, el sistema puede enviar un correo automático con la factura adjunta (y si quieres, con plantilla corporativa). Resultado:

• Menos trabajo administrativo
• Envío rápido y consistente
• Mejor experiencia de cliente
• Trazabilidad del proceso

Control interno: relación entre albaranes y facturas de proveedor

En compras, el caos suele venir por aquí: albaranes por un lado, facturas por otro.

Con OpenKM, los albaranes se relacionan con la factura correspondiente. Así se puede:

Validar que lo facturado coincide con lo recibido

Evitar duplicidades

Tener evidencia documental ordenada ante auditorías o reclamaciones

Contabilidad y fiscalidad: CSV para la gestoría y datos listos para el 303

Aquí está el “punto dulce” para muchas pymes: OpenKM permite descargar un CSV con los metadatos (y/o estados) para enviarlo a la asesoría cada mes o cada trimestre.

Con ese CSV, la gestoría puede contabilizar más rápido y con menos errores. Además, al tener datos estructurados (bases, IVA, totales, fechas), OpenKM ayuda a preparar y revisar la información necesaria para obligaciones como el Modelo 303 (IVA), evitando búsquedas manuales y sustos de última hora.

Importante: el enfoque es automatizar la captura y preparación de datos para que el 303 sea más sencillo y fiable (la presentación final depende del procedimiento de cada asesoría).

Informes de pagadas y pendientes: tesorería bajo control

Otra ventaja práctica: OpenKM puede ayudarte a sacar un informe de:

• Facturas pendientes de cobro
• Facturas pendientes de pago
• Facturas ya pagadas/cobradas

Esto permite tener un mini “balance” operativo para tomar decisiones: priorizar pagos, perseguir cobros, prever caja.

Seguridad y confidencialidad (sin servidores propios)

Muchas pymes no tienen IT interno ni infraestructura, pero sí tienen un problema real: documentos sensibles (finanzas, proveedores, clientes) que no deberían estar desperdigados por correos o carpetas personales.

Con OpenKM Cloud, centralizas la documentación y puedes apoyarte en:

• Control de acceso por usuarios/roles
• Trazabilidad (quién sube/consulta/descarga)
• Orden y consistencia documental
• Menos riesgo de pérdida de información

Por qué esta solución “encaja” en pymes

Porque no es un proyecto eterno ni un “software genérico” que hay que inventar desde cero. Está ya preparado para el caso de facturas:

Cargas documentos → el sistema entiende y clasifica

Extrae datos → archiva automáticamente

Exporta CSV → contabilidad fluye

Informes → control de caja

Envíos automáticos → menos tareas repetitivas

Y todo con OpenKM BillManager por menos de 100€ al mes, sin servidores y sin complicarte.

¿Quieres verlo con tus propios documentos?

Si eres una pyme (o una asesoría) y quieres una forma simple de automatizar facturas, ganar orden y reducir tiempo administrativo, este vertical está pensado para ti.

Contáctanos y te enseñamos:

• Cómo subir facturas (escáner, móvil, email)
• Cómo se extraen metadatos y se archiva solo
• Cómo se genera el CSV para tu gestoría
• Cómo se controlan pagadas/pendientes y relaciones albarán–factura