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Introducción

Los documentos contienen información que constituye un recurso valioso y un activo importante en la organización. La adopción de un criterio sistemático para la gestión de documentos resulta esencial para las organizaciones y la sociedad, a fin de proteger y conservar los documentos como evidencia de sus actos. Un sistema de gestión de documentos se convierte en una fuente de información sobre las actividades de la organización, que puede servir de apoyo a posteriores actividades y toma de decisiones, al tiempo que garantiza la rendición de cuentas frente a las partes interesadas presentes y futuras. Los documentos permiten a las organizaciones:

  • Realizar sus actividades de una manera ordenada, eficaz y responsable.
  • Respaldar y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones a un nivel directivo.
  • Facilitar la ejecución eficaz de actividades en el seno de la organización.
  • Cumplir con los requisitos legislativos y reglamentarios, incluidas las actividades de archivística, de auditoría y de supervisión.
  • Proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas presentes y futuras.
  • Proporcionar evidencia acerca de actividades personales, culturales y de las organizaciones.
  • Mantener la memoria corporativa, personal y colectiva.
  • Prestar servicios de un modo coherente y equitativo.
  • Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestión y a la administración.
  • Garantizar la continuidad en casos de catástrofe.
  • Proporcionar protección y apoyo en los litigios, incluyendo la gestión de riesgos en relación con la existencia o ausencia de evidencia de las actividades realizadas por las organizaciones.
  • Apoyar y documentar las actividades de investigación y desarrollo presentes y futuras, las realizaciones y los resultados, así como la investigación histórica.
  • Establecer una identidad personal, cultural y de la organización.

Beneficios

La gestión de documentos le ayuda a regular las prácticas efectuadas tanto por los responsables de su gestión, como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus actividades.

La gestión de documentos en una organización le ayuda a:

  • El establecimiento de políticas y normas.
  • El establecimiento y promulgación de procedimientos y directrices.
  • El diseño, la implementación y la administración de sistemas especializados de gestión de documentos.
  • La asignación de responsabilidades y comptencias.
  • La prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso.
  • La integración de documentos en los sistemas y los procesos de la organización.

Funcionalidades

Catalogación automática

Las tareas automáticas de OpenKM se ejecutan en base a eventos - bajo el mismo paradigma que un firewall, donde se evalúan reglas y se ejecutan acciones - ayudando en el proceso de atomatización de la lógica de negocio. Pueden establecerse reglas basadas en eventos; por ejemplo mover un documento a una nueva ubicación, modificar la seguridad, aplicar transformaciones a los documentos ( convertir a PDF con compresión grupo4 ) entre otros. Gracias a la arquitectura plugable de OpenKM, es posible extender fácilmente el sistema de tareas automáticas.

Captura automática de metadatos

El OCR Zonal de OpenKM permite el proceso y captura de datos de documentos. Está diseñado para transformar cualquier estructura de documentos en un formato disponible para la organización. Con la arquitectura de OpenKM es posible integrarse con software comercial como Abby Flexicapture, Kofax y Cognitive Forms, entre otros.

OCR

El Reconocimiento Óptico de Carácteres - OCR - es una tecnología que permite convertir diferentes tipos de documentos; como documentos escaneados, ficheros PDF o imágenes capturadas por una cámara digital en datos editables sobre los que se pueden realizar consultas. Gracias a la arquitectura de OpenKM, es posible integrar la mayoría de motores de OCR Open Source y comerciales.

Módulos

  • Multiempresa.
  • Archivo de correos electrónicos.
  • Firma electrónica.
  • Criptografía.
  • Motor de workflow integrado.
  • Marca de agua ( Watermark )
  • Motor de generación de informes.
  • Gestión de Tareas y Calendario.

Previsualización avanzada

Se encuentran disponibles extensiones para previsualizar ficheros de AutoCAD y DICOM. Gracias a la arquitectura plugable de OpenKM, es posible hacerlo extensible a otros formatos.

Control de versiones

El control de versiones permite gestionar el proceso de cambios de un documento. Los cambios normalmente son identificados por un código de texto o numérico nombrado "número de revisión". Cada revisión está asociada con una fecha y una persona que ha realizado los cambios. Las revisiones se pueden comparar visualmente o restaurarse.

Auditoría

OpenKM ofrece una completa y configurable auditoría. Con ella usted tiene todas las evidencias documentadas de las secuencias de actividades que han afectado en cualquier momento una operación específica, proceso o evento.

Lectura de códigos de barras

El módulo de códigos de barras soporta los siguientes formatos: Codebar, Code 39, Code 93, Code 128, EAN-8 y EAN-13, ITF-14, UPC-A y UPC-A, RSS-14, RSS Expanded, Data Matrix, PDF417, QR Code y Aztec. Gracias a la arquitectura plugable de OpenKM, es posible extender fácilmente a otros formatos.

Webservices

REST y CMIS.

Redes

Protocolos CIFS, FTP y WebDAV soportados.

Integraciones

OpenKM se puede integrar fácilmente con terceras aplicaciones. Se encuentran disponibles integraciones con BonitaSoft BPM, Microsoft Office, Vtiger entre otras.

OMR

El reconocimiento Óptico de Marcas, es el proceso de lectura de checkbox en formularios y documentos. El Lector Óptico de Marcas es un dispositivo de scanner utilizado para leer documentos configurados con áreas o zonas OMR.

Preguntas frecuentes sobre gestión documental

¿Qué es un gestor documental?

Un gestor documental (o sistema de gestión documental, DMS por sus siglas en inglés) es un software que permite a las empresas digitalizar, almacenar, organizar, buscar y controlar el acceso a sus documentos de forma centralizada y segura. Sustituye el archivo físico en papel por un repositorio digital que garantiza la trazabilidad, el versionado y el cumplimiento normativo.

¿Cuáles son las ventajas de un sistema de gestión documental?

Las principales ventajas son: reducción del tiempo de búsqueda de documentos (hasta un 80%), eliminación de documentos duplicados, control de versiones, acceso remoto y seguro, cumplimiento con el RGPD, automatización de flujos de trabajo y reducción de costes operativos asociados al papel y al archivado físico.

¿Qué es OpenKM Community Edition?

OpenKM Community Edition se distribuye como freeware (sin coste). Las ediciones Professional y Enterprise continúan disponibles con funcionalidades avanzadas, soporte oficial y garantías de servicio.

¿OpenKM cumple con el RGPD?

Sí. OpenKM implementa los mecanismos necesarios para el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): control de acceso por roles, auditoría completa de accesos, políticas de retención configurables, derecho al olvido y posibilidad de despliegue on-premise en territorio de la UE para garantizar la soberanía del dato.

¿Puede OpenKM reemplazar a otros gestores documentales?

Sí. OpenKM cuenta con una larga trayectoria en migraciones desde otras plataformas de gestión documental, llevadas a cabo con éxito en entornos como SharePoint, Alfresco, DocuWare, Xerox DocuShare, KnowledgeTree y OnBase, entre otros. Nuestro equipo aporta experiencia contrastada en la extracción, transformación y carga de contenidos, garantizando la integridad de los datos, los metadatos y los permisos durante todo el proceso de transición.

¿Qué diferencia hay entre OpenKM Cloud y OpenKM On-Premise?

Con OpenKM Cloud (SaaS) el sistema está alojado y gestionado por OpenKM, sin necesidad de servidores propios, con actualizaciones automáticas y soporte incluido. Con OpenKM On-Premise el sistema se instala en los servidores del cliente, ofreciendo control total sobre los datos, integración con sistemas internos y cumplimiento de normativas estrictas de privacidad.

¿Puede OpenKM integrar inteligencia artificial?

Sí. OpenKM incorpora IA de forma nativa con varias capas complementarias: el motor RAG (Retrieval-Augmented Generation) actúa como buscador semántico que permite hacer preguntas en lenguaje natural sobre el contenido de los documentos y recibir respuestas precisas con citas de fuentes. Además, integramos un MCP Server y un MCP Client para conectar OpenKM con agentes y herramientas de IA externas, así como un chat que permite conversar sobre el contenido de los documentos, permitiendo realizar resúmenes, extraer información relevante y guardarla en forma de metadatos, traducir texto, entre otras funcionalidades. Es compatible con OpenAI (GPT-Series), Anthropic (Claude), Google / Vertext AI (Gemini), Microsoft Azure OpenAI, Mistral AI y modelos de lenguaje locales para organizaciones que priorizan la soberanía y la privacidad del dato.

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