Las funcionalidades de OpenKM se centran en ayudarle a agilizar su operaciones diarias.
Recopile, colabore y capitalice la información
Recopilar
OpenKM captura fácilmente la información no estructurada de cualquier fuente digital. Toda la información recogida se almacena y utiliza en un solo espacio de trabajo. Esto permite a los usuarios navegar, enriquecer y editar la información recopilada de varias fuentes dentro de una sola aplicación.
A través de la API de OpenKM cualquier aplicación se puede integrar con OpenKM, actuando como productor o consumidor de información. Por lo tanto, la información combina tanto la clasificación automática como el factor humano.
Los equipos pueden enriquecer y modificar documentos compartidos mediante discusiones de texto, editar la información de cualquier tipo de archivo y relacionar el documento con otros archivos relacionados.
Cliente
Cliente Web y Mobile
Disponible para iPhone y Android.
Rápida y agradable interfaz de usuario Desktop y Mobile.
Rápida y agradable interfaz de usuario utilizando AJAX.
Traducido a más de 40 idiomas.
Previsualización de ficheros multimedia.
Administración Web.
Edición online.
FTP
Drag & drop (ficheros o documentos) desde el escritorio.
Microsoft Office Add-in
Los Add-in de MS Office para: MS Outlook, MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Visio, MS Project y MS Access.
Correo electrónico
Importación desde servidores de correo.
Importación y ordenación automática mediante filtros configurables.
Importación de ficheros eml y msg.
1D / Códigos de barras lineales
Codabar, Code 39, Code 93, Code 128, EAN-8, EAN-13, ITF, UPC-A, UPC-E, RSS-14, RSS Expanded, extensible a otros formatos.
2D / Códigos de barras de dos dimensiones
Data Matrix, PDF 417, QR Code, Aztec, extensible a otros formatos.
OCR
Escanea y asegura el almacenamiento de todos los documentos en papel.
Integrable con la mayoría de motores de OCR Open Source y Comerciales.
Antivirus
Previene la inserción de documentos con virus en el repositorio.
Firma de documentos
Firma electrónica con certificado.
Firma manuscrita.
Estampado de documentos.
Estación de escaneo
Asistente para escanear documentos, masivamente. Permite convertirlos a PDF, establecer metadatos y añadirlos a OpenKM.
PDF tools
Divide las páginas elegidas en un solo archivo para cada una.
Gire las páginas elegidas en un nuevo archivo único.
Extraiga las páginas elegidas en un nuevo archivo único.
Elimina las páginas elegidas.
Colaborar
OpenKM permite el intercambio de información y la colaboración entre usuarios, facilitando la distribución eficientemente y el rápido acceso a la información para resolver problemas y ayudar en la toma de decisiones.
Gestión de documentos
Subida masiva de documentos.
Descarga de carpetas como ficheros ZIP.
Bloqueo / Desbloqueo de documentos.
Gestión de favoritos.
Seleccionar carpeta de inicio por defecto.
Generación de documentos a partir de plantillas.
Documentos personales para cada usuario.
Papelera de reciclaje para cada usuario.
Notificación de eventos por correo electrónico (cuando se producen cambios ).
Envío de la url del documento por correo electrónico.
Envío del documento por correo electrónico ( attachment ).
Notas en los documentos.
Mensajería (suscripciones / enviar mensajes a usuarios).
Extracción de metadatos de los documentos.
Identificador y URL única del documento.
Tags de usuario.
Clasificación por categorías.
Relaciones entre documentos (padre-hijo, bidireccional y grapado).
Foros.
Marca de agua en documentos ( texto o imagen ).
Catalogación automática configurable.
Operaciones con multiples documentos de forma simultánea.
Expiración de documentos.
Live edit.
Workflow
Permite crear complejos workflows.
Workflow de revisión, aprobación, validación.
Soporte de workflows paralelos y en serie.
Permite asignar tareas a grupos o usuarios.
Desde el dashboard puede monitorizar las tareas de workflow, estado y proceso.
Notificación de mensajes de correo configurables.
Permite disparar un workflow automáticamente desde una carpeta o tipo de documento.
Ejecución automática de un workflow basado en la carpeta o el tipo de carpeta.
Previsualización de documentos
AutoCAD, MS Office family, Open Office family, ficheros PDF, ficheros de vídeo, ficheros de sonido, imágenes, extensible a otros formatos.
Control de versiones
Basado en el modelo check-in / check-out.
Permite añadir comentarios a las versiones.
Permite gestionar el histórico de las versiones (restaurar, compactar).
Comparar entre versiones (metadatos y texto).
Metadatos
Permite definir los diferentes campos de metadatos.
Definición de campos como: inputs, fechas, enlaces, listas simples, listas de selección múltiples, text areas, checkbox.
Soporte de metadatos en distintos idiomas.
Tablón
Proporciona un acceso rápido a: últimos documento editados, bloqueados, descargados, suscritos, modificados, subidos y correos recibidos entre otros.
Novedades de usuarios ( agente de búsqueda ).
Tareas de workflow y de usuario.
Servicio RSS.
Gestión de tareas
Permite crear tareas.
Asignar, controlar y completar tareas.
Gestionar estados y proyectos relacionados con tareas.
Notificaciones de mensajes de correo configurables.
Calendario.
Capitalizar
OpenKM permite al usuario convertir la información en valiosos activos de capital intelectual procesables para la empresa. Esto ayuda a las organizaciones a obtener todo el potencial del conocimiento corporativo mucho más rápido.
El sistema también incluye las herramientas administrativas para definir los roles de los distintos usuarios. El control de acceso, las cuotas de usuario, el nivel de seguridad de los documentos, registros completos de la actividad y la gestión de workflows, son sólo algunas de las características disponibles. OpenKM mejora la productividad personal mediante la asignación de los procesos de trabajo cotidianos de los usuarios, ayudando a incrementar las tasas de finalización de los procesos.
Motor de búsqueda
Búsquedas de documentos por contenido, palabras clave, fecha de modificación, autor y tipo de documento. Automáticamente indexa documento subidos en formato: Text, HTML, RTF, XML, PDF, OpenOffice.org, MS Office, MS Office 2007, JPEG EXIF, MP3 ID3.
Búsquedas por sinónimos.
Búsquedas ordenadas por relevancia.
Búsquedas utilizando propiedades de grupo (metadatos).
Permite almacenar consultas.
Búsquedas avanzadas utilizando SQL.
Novedades de usuario.
Búsquedas a partir de una estructura de directorios jerárquica.
Permite seleccionar los objetos de búsqueda, carpetas, correos electrónicos, documentos o registros.
Permite utilizar los tags de usuario para localizar documentos.
Permite utilizar metadatos para localizar documentos.
Opciones de búsqueda simple y avanzada.
Permite ordenar los resultados segun varios criterios.
Opciones de descarga o ir a la ubicación de un documento desde la vista de resultados.
Soporte para Stemming, stopwords y sinónimos.
Servicio push de novedades (basado en las consultas de usuario).
Administración
Completa auditoría. Todas las operaciones de los usuarios son registradas y almacenadas en la base de datos.
Mostrar usuarios logeados.
Desbloquear y cancelar documentos editados.
Vista del repositorio.
Búsquedas avanzadas utilizando SQL.
Detalle del log de actividad.
Importar documentos / carpetas desde el sistema de ficheros.
Exportar el repositorio al sistema de ficheros.
Administración del workflow.
Reports ( jasper ).
Importación del thesaurus ( formatos owl o rdf ).
Vista de los parámetros de configuración.
Cuotas de usuario.
Perfiles de usuario ( funcionalidades a las que puede acceder un usuario ).
Programador de tareas ( scheduler ).
Tareas inteligentes.
Macros.
Thesaurus
Vista de los documentos en la estructura del thesaurus.
Extracción automática de palabras clave.
Modulo de entrenamiento basado en skos y documentos de entrenamiento.
Seguridad
Plug-in para autentificación basado en JAAS.
Soporte para LDAP, Active Directory, DBMS, etc. ( mediante un fichero de configuración ). Por defecto OpenKM se proporciona con una base de datos embebida.
Lista de control de acceso granular.
Flexibilidad en la opción de herencia de las listas de control de acceso.
Seguridad por usuario y roles.
Permisos en documentos, carpetas y registros.
Quedan registradas todas operaciones del usario.
Soporte para comunicaciones SSL.
Criptografía ( encriptar y desencriptar documentos ).
Firma electrónica.
Integración
Kofax.
Abby Flexicapture.
Flexibar.
2D barcode reader.
Active Directory.
LDAP.
SSO, CAS ( authentication ).
Canon IW DS.
Integración con otro software utilizando WebServices.
Integración con otro software utilizando CMIS.
Integración con otro software utilizando Rest.
Sincronización automática con el escritorio de Windows y Linux.
Lunes - Viernes: 09:00 am - 14:00 pm, 16:00 pm - 19:00 pm CET. Ahora son las 07:12 am del Viernes en Palma de Mallorca, Spain.
Dirección
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