Complete el círculo mágico, recopile datos, colabore y capitalice

Recopilar

OpenKM captura fácilmente la información no estructurada de cualquier fuente digital. Toda la información recogida se almacena y utiliza en un solo espacio de trabajo. Esto permite a los usuarios navegar, enriquecer y editar la información recopilada de varias fuentes dentro de una sola aplicación.

A través de la API de OpenKM cualquier aplicación se puede integrar con OpenKM, actuando como productor o consumidor de información. Por lo tanto, la información combina tanto la clasificación automática como el factor humano.

Los equipos pueden enriquecer y modificar documentos compartidos mediante discusiones de texto, editar la información de cualquier tipo de archivo y grapar un documento final a todos los materiales de soporte relacionados.

Cliente

  • Cliente Web: puede acceder a sus documentos desde cualquier lugar, no se precisa instalar software cliente.
  • Rápida y agradable interfaz de usuario utilizando AJAX.
  • Funciona con los navegadores más populares: Firefox, Internet explorer, Opera, Safari, Chrome.
  • Traducido al Alemán, Árabe, Catalán, Bosnio, Chino simple, Chino tradicional, Checo, Euskera, Holandés, Inglés, Persa, Francés, Gallego, Griego, Húngaro, Indonesio, Italiano, Japonés, Letón, Lituano, Macedonio, Polaco, Portugués, Portugués de Brasil, Rumano, Ruso, Serbio, Español, Sueco, Tailandés, Turco y Vietnamita.
  • Previsualización de ficheros multimedia.
  • Administración Web.
  • WebDAV.
  • CIFS
  • FTP
  • Drag & drop ( ficheros o documentos) desde el escritorio.
  • Soporte para iPhone y Android.

Microsoft Office Add-in

  • Los Add-in de MS Office son compatibles desde la version 2000 hasta la versión 2013.
  • MS Outlook Add-in.
  • MS Word Add-in.
  • MS Excel Add-in.
  • MS PowerPoint Add-in.

Correo electrónico

  • Captura del correo electrónico desde un servidor IMAP, Pop3, IMAPs, Pop3s.
  • Configuración de la cuenta de usuario.
  • Importación de texto, html y los attachments.
  • Captura de metadatos.
  • Importación automática y ordenación por filtros.
  • Sincronización con Google Contacts.
  • Importación de ficheros eml y msg.

1D / Códigos de barras lineales

  • Codabar.
  • Code 39.
  • Code 93.
  • Code 128.
  • EAN-8 y EAN-13.
  • ITF.
  • UPC-A y UPC-E.
  • RSS-14.
  • RSS Expanded.
  • Extensible a otros formatos.

2D / Códigos de barras de dos dimensiones

  • Data Matrix.
  • PDF 417.
  • QR Code.
  • Aztec.
  • Extensible a otros formatos.

OCR

  • Escanea y asegura el almacenamiento de todos los documentos en papel OCR ilimitado.
  • OCR ilimitado.
  • Lee binarios, escala de grises o imágenes en color.
  • Extracción de texto, soporte con diccionarios inglés, francés, italiano, alemán, español y holandés.
  • Búsqueda de datos en TIFF.
  • Integrable con la mayoría de motores de OCR Open Source y Comerciales.

Antivirus

  • Escaneo de todos los documentos subidos en busca de virus. (Previene la inserción de documentos con virus en el repositorio).

Desktop Sync

  • Sincronizar automáticamente o manualmente carpetas de OpenKM y el escritorio de un computador personal.
  • Importar carpetas desde un computador personal a OpenKM.

Factura electrónica

  • Extracción de las facturas en formato "XML".
  • Validación de la factura mediante firma digital.
  • Descarga de la Factura electrónica en formato PDF.
  • Envío de notificaciones.

Cliente de firma electrónica

  • Firma de documentos (mediante firma electrónica) en OpenKM.

Cliente de escáner

  • Captura de imágenes desde escáner.
  • Convertir el documento a PDF (opcional).
  • Establecer valores en los metadatos al subir un documento a OpenKM.
  • Agregar y eliminar imágenes en PDF.
  • Compresión a PDF group 4.

Joomla

  • Publicación y edición de contenidos e imágenes.
  • Añadir metadatos a la publicación.

Wordpress

  • Publicación y edición de contenidos e imágenes.
  • Añadir metadatos a la publicación.

Colaborar

Al permitir el intercambio de información y la colaboración a través de carpetas compartidas, foros de discusión y correo electrónico, OpenKM permite a los usuarios de la organización distribuir eficientemente el tipo de información necesaria para resolver problemas y tomar decisiones.

Además los agentes de búsqueda de OpenKM ( canales personalizados para cada usuario ) ofrecen contenidos de calidad que requiere cada usuario para desarrollar su trabajo.

Gestión de documentos

  • Subida masiva de documentos utilizando ficheros ZIP.
  • Descarga de carpetas como ficheros ZIP.
  • Bloqueo / Desbloqueo de documentos.
  • Gestión de favoritos.
  • Seleccionar carpeta de inicio por defecto.
  • Soporte para plantillas de documentos.
  • Documentos personales para cada usuario.
  • Papelera de reciclaje para cada usuario.
  • Notificación de eventos por correo electrónico ( cuando se producen cambios ).
  • Envío de la url del documento por correo electrónico.
  • Envío del documento por correo electrónico ( attachment ).
  • Notas en los documentos.
  • Mensajería (compartir consultas / suscripciones / enviar mensajes a usuarios).
  • Servicio de chat.
  • Extracción de metadatos de los documentos.
  • Identificador único del documento.
  • Tags de usuario.
  • Tags del thesaurus.
  • Nube de tags.
  • Clasificación por categorías.
  • Grapado ( documentos / carpetas / correos electrónicos ).
  • Foros.
  • Generación de documentos con asistente ( conjuntamente con formularios y documentos se genera un documento final con los valores ).
  • Marca de agua en documentos ( texto o imagen ).
  • Catalogación automática configurable.
  • Extracción inteligente de palabras clave.
  • Operaciones con multiples documentos de forma simultánea.
  • Conversor de texto a audio.
  • Expiración de documentos.
  • Live edit.

Workflow

  • Permite crear complejos workflows.
  • Workflow de revisión, aprobación, validación.
  • Soporte de workflows paralelos y en serie.
  • Permite asignar tareas a grupos o usuarios.
  • Desde el dashboard puede monitorizar las tareas de workflow, estado y proceso.
  • Notificación de mensajes de correo configurables.
  • Permite disparar un workflow automáticamente desde una carpeta o tipo de documento.
  • Ejecución automática de un workflow basado en la carpeta o el tipo de carpeta.

Previsualización de documentos

  • AutoCAD.
  • MS Office family.
  • Open Office family.
  • Ficheros PDF.
  • Fichero de vídeo y sonido.
  • Imágenes.
  • DICOM.

Control de versiones

  • Basado en el modelo check-in / check-out.
  • Permite añadir comentarios a las versiones.
  • Permite acceder a versiones anteriores del documento.
  • Permite restaurar versiones anteriores del documento.
  • Permite compactar el histórico para liberar espacio.

Metadatos

  • Puede definir sus propios grupos a las propiedades del sistema ( metadatos ).
  • Soporte de diversos formatos: inputs, fechas, enlaces, listas simples, listas de selección multiples, text areas.
  • Internacionalización de los valores de los metadatos.
  • Permite establecer la posición ordenada en que aparecen los metadatos en la interfaz de usuario.

Tablón

  • Vista de usuario ( documento editados, bloqueados, descargados, suscritos, últimos modificados, últimos subidos ).
  • Vista general ( documentos más vistos/ modificados; la última semana / mes; últimos subidos, últimos modificados ).
  • Novedades de usuarios ( agente de búsqueda ).
  • Vista de workflow.
  • Vista de correo electrónico ( nuevos correos y documentos adjuntos ).
  • Nube de documento, búsqueda y navegación.
  • Servicio RSS.
  • Integración con OpenMeetings.

Gestión de tareas

  • Permite crear tareas.
  • Asignar, controlar y completar tareas.
  • Gestionar estados y proyectos relacionados con tareas.
  • Notificaciones de mensajes de correo configurables.

Calendario

  • Crear tareas.
  • Mover o modificar la duración de las tareas.
  • Vista por mes, semana o día.

Capitalizar

OpenKM permite al usuario convertir la información en valiosos activos de capital intelectual procesables para la empresa. Esto ayuda a las organizaciones a obtener todo el potencial del conocimiento corporativo mucho más rápido.

El sistema también incluye las herramientas administrativas para definir los roles de los distintos usuarios. El control de acceso, las cuotas de usuario, el nivel de seguridad de los documentos, registros completos de la actividad y la gestión de workflows, son sólo algunas de las características disponibles. OpenKM mejora la productividad personal mediante la asignación de los procesos de trabajo cotidianos de los usuarios, ayudando a incrementar las tasas de finalización de los procesos.

Motor de búsqueda

  • Búsquedas de documentos por contenido, palabras clave, fecha de modificación, autor y tipo de documento. Automáticamente indexa documento subidos en formato: Text, HTML, RTF, XML, PDF, OpenOffice.org, MS Office, MS Office 2007, JPEG EXIF, MP3 ID3.
  • Búsquedas por sinónimos.
  • Búsquedas ordenadas por relevancia.
  • Búsquedas utilizando propiedades de grupo (metadatos).
  • Permite almacenar consultas.
  • Búsquedas avanzadas utilizando XPATH y SQL.
  • Novedades de usuario.
  • Búsquedas a partir de una estructura de directorios jerárquica.
  • Permite seleccionar los objetos de búsqueda, carpetas, correos electrónicos, documentos o registros.
  • Permite utilizar los tags de usuario para localizar documentos.
  • Permite utilizar metadatos para localizar documentos.
  • Opciones de búsqueda simple y avanzada.
  • Permite ordenar los resultados segun varios criterios.
  • Opciones de descarga o ir a la ubicación de un documento desde la vista de resultados.
  • Soporte para Stemming, stopwords y sinónimos.
  • Servicio push de novedades (basado en las consultas de usuario).

Administración

  • Completa auditoría. Todas las operaciones de los usuarios son registradas y almacenadas en la base de datos.
  • Mostrar usuarios logeados.
  • Desbloquear y cancelar documentos editados.
  • Vista del repositorio.
  • Búsquedas avanzadas utilizando XPATH y SQL.
  • Detalle del log de actividad.
  • Importar documentos / carpetas desde el sistema de ficheros.
  • Exportar el repositorio al sistema de ficheros.
  • Administración del workflow.
  • Reports ( jasper ).
  • Importación del thesaurus ( formatos owl o rdf ).
  • Vista de los parámetros de configuración.
  • Cuotas de usuario.
  • Perfiles de usuario ( funcionalidades a las que puede acceder un usuario ).
  • Programador de tareas ( scheduler ).
  • Tareas inteligentes.
  • Macros.

Thesaurus

  • Vista de los documentos en la estructura del thesaurus.
  • Extracción automática de palabras clave.
  • Modulo de entrenamiento basado en skos y documentos de entrenamiento.

Seguridad

  • Plug-in para autentificación basado en JAAS.
  • Soporte para LDAP, Active Directory, DBMS, etc. ( mediante un fichero de configuración ). Por defecto OpenKM se proporciona con una base de datos embebida.
  • Lista de control de acceso granular.
  • Flexibilidad en la opción de herencia de las listas de control de acceso.
  • Seguridad por usuario y roles.
  • Permisos en documentos y carpetas.
  • Quedan registradas todas operaciones del usario.
  • Soporte para comunicaciones SSL.
  • Criptografía ( encriptar y desencriptar documentos ).
  • Firma electrónica.

Integración

  • Kofax.
  • Abby Flexicapture.
  • Flexibar.
  • 2D barcode reader.
  • Active Directory.
  • LDAP.
  • SSO, CAS ( authentication ).
  • Canon IW DS.
  • Integración con otro software utilizando WebServices.
  • Integración con otro software utilizando CMIS.
  • Integración con otro software utilizando Rest.
  • Sincronización automática con el escritorio de Windows y Linux.
  • SDK para Java, .NET y PHP.
  • Joomla.
  • Wordpress.
  • Ms Office Add-in.

Contacto

Consultas generales

Open Document Management System S.L.

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