Crear y mantener registros auténticos, confiables y reutilizables

Introducción

La Gestión de registros es el área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el matenimiento, el uso y la disposición de documentos; incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización.

La Gestión de registros regula las prácticas efectuadas tanto por los responsables de su gestión como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus actividades. La Gestión de registros en una organización incluye:

  • El establecimiento de políticas y normas.
  • La asignación de responsabilidades y competencias.
  • El establecimiento y promulgación de procedimientos y directrices.
  • La prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso.
  • El diseño, la implementación y la administración de sistemas especializados de gestión de registros.
  • La integración de la gestión de documentos en los sistemas y los procesos de las organizaciones.

Todas las organizaciones necesitan identificar el marco reglamentario que afecta a sus actividades y los requisitos para documentarlas. Las políticas y los procedimientos de las organizaciones deberían reflejar la aplicación del marco reglamentario en sus procesos de negocio. Una organización debería poder probar a través de sus documentos que realiza sus actividades de acuerdo con el marco reglamentario.

Una organizción debería establecer, documentar, mantener y promulgar políticas, procedimientos y prácticas de gestión de documentos que aseguren que cubre sus necesidades de información, evidencia y rendición de cuentas.

Beneficios

Los documentos se crean, reciben y utilizan durante la realización de las actividades propias de cada organización. Para apoyar la continuidad de dichas actividades, cumplir con el marco reglamentario y facilitar la necesaria rendición de cuentas, las organizaciones deberían crear y mantener documentos auténticos, fiables y utilizables, y proteger la integridad de dichos documentos durante todo el tiempo que sea necesario. Para lograr esto, las organizaciones deberían establecer y llevar a cabo un exhaustivo programa de gestión de documentos en el que:

  • Determinar los documentos que deberían ser creados en cada proceso y la información que es necesaria incluir en dichos documentos.
  • Decidir la forma y la estructura en que los documentos deberían crearse e incorporarse al sistema, y las tecnologías que tienen que usarse.
  • Determinar los metadatos que deberían crearse junto al documento y a lo largo de los procesos relacionados con el mismo y cómo se vincularán y gestionarán dichos metadatos a lo largo del tiempo.
  • Determinar los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos durante los procesos de negocio o por otros posibles usuarios y los plazos de conservación necesarios para cumplirlos.
  • Decidir cómo organizar los documentos de manera que cumplan los requisitos necesarios para su uso.
  • Evaluar los riesgos que se derivarían de la ausencia de documentos que testimonien las actividades realizadas.
  • Que se conserven los documentos y se permita el acceso a los mismos a lo largo del tiempo, con objeto de satisfacer las necesidades de la organización y las expectativas de la sociedad.
  • Que se cumplan los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y la política de la organización.
  • Que se garantice que los documentos se conservan en un entorno seguro.
  • Que se garantice que los documentos sólo se conservan durante el periodo de tiempo necesario o requerido.
  • Que se identifiquen y evalúen las oportunidades para mejorar la eficacia, eficiencia o calidad de los procesos, las decisiones y las acciones que puedan derivarse de una mejor creación o gestión de los documentos.

Plan de archivo

El plan de archivo es una esquema integral que incluye las series documentales, organización de los documentos, la ubicación de los documentos, las intrucciones para la transferencia de documentos, las instrucciones de retención y disposición de los documentos, y otras instrucciones específicas que ofrecen una guía para la gestión eficaz de los registros.

El plan de archivo de OpenKM especifica cómo se organizan los registros una vez han sido creados o recibidos, proporciona un "roadmap" para los registros creados y mantenidos por una unidad organizativa y facilita la disposición de los registros.

El plan de archivo se crea detallando las series documentales en cada unidad organizativa, así como proporcionar información de como se gestionan y por quién.

Funcionalidades

El plan de archivo de OpenKM describe cada una de las series documentales dentro de la organización, el lugar dónde deben almacenarse, el programa de retención, la disposición, y la persona o personas responsables de su gestión. Consiste en:

  • Describe los tipos de elementos que la organización reconoce como registros.
  • La clasificación de los registros en una amplia gama de categorías.
  • Indica donde se almancenan los registros.
  • Describe los períodos de retención de los registros.
  • Establece quién es responsable de la gestión de los distintos tipos de registros.

Herencia

Permite la herencia entre series documentales.

  • Herencia, desde una serie documental padre a una hija.
  • Extiende una serie documental.
  • Clona una serie documental.

Seguridad

Establece la seguridad a nivel de cada serie documental.

  • Seguridad basada en el sistema plugable de OpenKM.
  • Permite crear un modelo propio de seguridad dinámico para cada serie documental. Por ejemplo, basado en el valor de los metadatos.

Gestión de registros

  • Gestión de registros basado en el sistema plugable de OpenKM.
  • Permite crear un modelo propio de lógica para cada serie documental. Por ejemplo, cada serie documental se puede promover como "registro" en base a sus valores de metadatos.
  • Lógica dinámica para evaluar la "promoción como registro".

Buscador

Define las búsquedas más comunes basadas en las series documentales.

Clasificación de las actividades de la organización

La clasificación de las actividades de la organización representa una poderosa herramienta de apoyo para el desarrollo de las mismas, y para muchos de los procesos de gestión de documentos, como:

  • El establecimiento de vínculos entre documentos individuales que reunidos proporcionan una representación continua de la actividad.
  • La garantía de que los documentos se denominan de un modo coherente a lo largo del tiempo.
  • La ayuda en la recuperación de todos los documentos relacionados con una función o una actividad concretas.
  • La definición de niveles de seguridad y acceso adecuados para conjuntos de documentos.
  • La atribución de permisos de acceso a los usuarios para acceder a determinados grupos de documentos u operar en los mismos.
  • La distribución de la responsabilidad de la gestión de determinados grupos de documentos.
  • La distribución de los documentos para la realización de las tareas oportunas.
  • El establecimiento de plazos y medidas de conservación y disposición apropiadas.

Cuadros de clasificación

Los cuadros de clasificación reflejan las actividades de la organización, de la que dependen y suelen basarse en un análisis de las mismas. Los cuadros pueden ser usados como soporte de una serie de procesos de gestión de documentos. Las organizaciones deberían fijar el grado de control de la clasificación que requieren para cumplir sus objetivos.

Catalogación

  • Catalogación basada en el sistema plugable de OpenKM.
  • Permite crear ubicaciones dinámicamente en base a los valores de un registro.
  • Asistente dinámico que demanda la introducción de metadatos en base a cada serie documental.

Disposición

  • Disposición basada en el sistema plugable de OpenKM.
  • Permite establecer el tiempo de retención.
  • Permite crear dinámicamente una disposición en base a los valores de los registros.

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