Software de canal de denuncias

Software de canal de denuncias

Escrito por Ana Canteli el 29 de septiembre de 2023

Un software de canal de denuncias, también conocido como software de reporte de incidentes o whistleblowing software en inglés, es una aplicación informática diseñada para facilitar la recepción, gestión y seguimiento de denuncias de irregularidades, fraudes, comportamiento inapropiado u otras actividades ilícitas dentro de una organización. Estos programas son herramientas importantes para promover la transparencia y la ética en el entorno laboral, así como para prevenir y detectar conductas indebidas.

Cómo implementar un canal de denuncias

La implementación de un canal de denuncias en una empresa es un proceso importante que requiere una planificación cuidadosa y la consideración de varios factores clave. Aquí proporcionamos una guía general, para implementar un canal de denuncias en su organización:

Paso 1: Comprensión y Planificación

1. Evaluación de las necesidades:  Para determinar la razón y los objetivos de un canal de denuncias tenemos el marco legal y normativo como guía principal. También podemos querer implementar uno en aras de la promoción de la ética, la prevención del fraude y la mejora de la cultura organizacional, entre otras metas.
2. Compromiso de la alta dirección: Obtenga el respaldo y el compromiso de la alta dirección de la empresa para asegurar el éxito del proyecto.
3. Formar un equipo de implementación: Asignar un equipo responsable de la implementación del canal de denuncias es esencial para garantizar la correcta implementación del mismo. Este equipo debe incluir representantes de recursos humanos, cumplimiento normativo, ética y tecnología de la información, dpto. legal; según sea necesario.

Paso 2: Diseño del canal de Denuncias

1. Seleccione el tipo de canal: Es necesario decidir si se implementará un canal de denuncias interno (para empleados), externo (para clientes, proveedores) o una combinación de ambos. Es vital ofrecer opciones para denuncias anónimas o confidenciales.
2. Elija la tecnología: Evalúe las soluciones tecnológicas disponibles para gestionar el canal de denuncias. En este aspecto, OpenKM puede proporcionar la plataforma tecnológica ideal para crear su canal de denuncias, a medida.
3. Establezca políticas y procedimientos: Con el software de canal de denuncias de OpenKM podrá definir políticas y procedimientos claros y detallados que establezcan cómo se deben presentar, gestionar e investigar las denuncias.

Paso 3: Comunicación y Formación

1. Informe sobre el canal de denuncias: Comunique a todos los empleados y otras partes interesadas sobre la existencia del canal de denuncias, su propósito y cómo se puede acceder a él. Esto puede incluir comunicaciones por correo electrónico, videotutoriales, carteles en el lugar de trabajo y capacitación.
2. Forme a los empleados: Proporcione capacitación sobre la importancia del canal de denuncias, cómo utilizarlo de manera efectiva y cómo se protegerá la confidencialidad de los denunciantes.

Paso 4: Implementación y Gestión

1. Configure el sistema: El software de canal de denuncias de OpenKM está concebido para ser customizado al 100% y testado como sistema de denuncias para garantizar que funcione correctamente.
2. Establezca un proceso de gestión de denuncias: Cree un proceso, a poder ser automatizado, para recibir, registrar y gestionar denuncias de manera efectiva en el software de canal de denuncias. Esto incluye la designación de un equipo o persona encargada de la gestión de las denuncias.

Paso 5: Evaluación Continua y Mejora

1. Monitoreo y seguimiento: Supervise el funcionamiento del canal de denuncias y realice un seguimiento de todas las denuncias recibidas. Asegúrese de que las denuncias se estén tratando de manera adecuada y oportuna. El software de canal de denuncias de OpenKM incluye la funcionalidad Informes, que permite recibir información actualizada sobre el desempeño del sistema.
2. Revisión y mejora: Realice las revisiones periódicas del canal de denuncias para identificar oportunidades de mejora. Gracias a la adaptabilidad de OpenKM como software de canal de denuncias, la actualización del sistema está garantizada.

Paso 6: Protección de los Denunciantes

1. Garantice la confidencialidad: Asegúrese de que se mantenga la confidencialidad de los denunciantes y de las denuncias. Establezca medidas para proteger a los denunciantes contra represalias. El software de canal de denuncias de OpenKM ofrece sólidas garantías de anonimización de las denuncias, que contribuyen a proteger la identidad de los denunciantes.
2. Protección legal: Brinde protección legal a los denunciantes contra represalias y asegúrese de que no se tomen medidas adversas en su contra por presentar denuncias de buena fe. En este aspecto, el papel del dpto. o asesoría legal es fundamental y puede encontrar en el software de canal de denuncias un inestimable apoyo para desarrollar su labor.

Recuerde que es esencial que se promueva una cultura de ética y transparencia en toda la empresa para que el canal de denuncias sea efectivo.

Cómo se gestiona un canal de denuncias

La gestión efectiva de un canal de denuncias es básica para asegurar que las denuncias sean tratadas adecuadamente y que se promueva una cultura de ética y de cumplimiento en la organización. A continuación, se detallan los pasos clave para gestionar un canal de denuncias de manera eficaz:

1. Recepción de denuncias:

• Establezca múltiples vías de recepción de denuncias, como un número de teléfono, un correo electrónico, una línea directa o un formulario web. Con el software de gestión de denuncias OpenKM puede documentar las denuncias recibidas por todos estos canales.
• Asegúrese de que las denuncias puedan presentarse de forma anónima o confidencial si se prefiere.
• Capacite al personal encargado de recibir las denuncias para que sea receptivo, comprensivo y empático con los denunciantes.

2. Registro y documentación:

• Registre todas las denuncias de manera exhaustiva y precisa. Esto incluye detalles sobre el denunciante, la naturaleza de la denuncia, las fechas y cualquier evidencia proporcionada.
• Asigne un número de caso o un código a cada denuncia para su seguimiento.
• Almacene toda la información de manera segura y confidencial.

3. Evaluación inicial:

• Realice una evaluación inicial de cada denuncia para determinar su gravedad y urgencia.
• Clasifique las denuncias en función de su naturaleza (por ejemplo, fraude financiero, acoso laboral, violaciones éticas, etc.).

4. Investigación y análisis:

• Asigne responsables para investigar cada denuncia de manera imparcial y objetiva.

• Realice las investigaciones pertinentes y documente los hallazgos.

• Asegúrese de que la investigación se lleve a cabo de manera confidencial y que se proteja la identidad del denunciante si se solicita.

5. Comunicación y seguimiento:

• Mantenga una comunicación constante con el denunciante, informando sobre el progreso de la investigación. Esto se puede facilitar en OpenKM proporcionando automáticamente un número de expediente, o mediante el Servicio de Subscripción.

• Realice un seguimiento de las denuncias y establezca plazos para la resolución. Así podrá obtener dentro de OpenKM métricas sobre tipología de denuncias, periodos de análisis y resolución, etc.

• Comunique los resultados de la investigación a las partes interesadas, como la alta dirección o el comité de ética.

6. Acciones correctivas:

• Implemente medidas correctivas apropiadas en respuesta a los hallazgos de la investigación.
• Asegúrese de que las sanciones o medidas disciplinarias se apliquen de manera justa y consistente.
• Realice un seguimiento para verificar que las acciones correctivas se implementan y funcionan adecuadamente.

7. Confidencialidad y protección del denunciante:

• Mantenga la confidencialidad de las denuncias y de la identidad de los denunciantes.
• Establezca medidas para proteger a los denunciantes contra represalias, como políticas de no represalias y canales de comunicación seguros.

8. Registro y reporte:

• Lleve un registro detallado de todas las denuncias recibidas y las acciones tomadas en relación con ellas.
• Genere informes periódicos sobre el funcionamiento del canal de denuncias para la alta dirección y otros interesados.

9. Educación y sensibilización:

• Proporciona capacitación regular a los empleados sobre cómo utilizar el canal de denuncias y la importancia de la ética y el cumplimiento.
• Fomenta una cultura de transparencia y ética en toda la organización.

10. Mejora continua:

• Revise y evalúe regularmente el funcionamiento del canal de denuncias.
• Realice encuestas de satisfacción de los denunciantes para obtener retroalimentación.
• Ajuste y mejore el proceso y las políticas según sea necesario.

La gestión de un canal de denuncias requiere compromiso, recursos y una cultura organizativa que promueva la transparencia y la ética. También es fundamental cumplir con las regulaciones y leyes aplicables relacionadas con la gestión de denuncias y la protección de los denunciantes.