Portal del cliente

Portal del cliente

Escrito por Biel Soler, el 12 de diciembre de 2025

En el entorno empresarial actual, el desafío no es solo almacenar documentos, sino compartirlos de manera segura y eficiente. Aquí es donde entra en juego el Portal de Clientes.

El Portal de Clientes es la pantalla externa de su sistema de gestión de documentos, proporcionando una interfaz virtual para que los clientes recojan, descarguen y suban datos de manera segura mientras se integra con las diversas formas de gestión documental. A diferencia de los correos electrónicos aleatorios o los archivos adjuntos perdidos, todo puede ser gestionado de manera centralizada a través de un portal centralizado, con acceso controlado, trazabilidad completa y el uso de IA para una gestión documental clasificada, validada y eficiente.

Con OpenKM, construido sobre elementos ricos en IA, los mejores principios de Generación de Recuperación Aumentada (RAG) ofrecen respuestas en lenguaje natural basadas en los recursos documentales internos disponibles y el contenido que los clientes ya desean de sus clientes.

Qué es un portal del cliente en un entorno de gestión documental

Un portal del cliente es una extensión web de tu sistema de gestión documental. Desde ahí, tus clientes acceden a, por ejemplo:

• Facturas electrónicas, impuestos e informes contables.
• Archivos legales de bufetes de abogados o despachos jurídicos especiales.
• Documentos laborales de empresas de nómina y recursos humanos.

En otras palabras, es un portal del cliente es un centro de documentos vinculado a un repositorio central donde el software categoriza el contenido, asigna permisos, lista fechas de versiones y permite compartir archivos entre su equipo y los clientes. Gracias a un sistema como OpenKM, la IA puede desplegarse con tecnología OCR de vanguardia para reconocer el tipo de documento, extraer metadatos relevantes y realizar clasificaciones automatizadas.

Un buen portal proporciona tres características que no se encuentran en soluciones básicas como carpetas compartidas:

• La capacidad de gestionar accesos y detalles de perfiles.
• Comunicación cifrada y verificada con registro exhaustivo.
• Automatizar tareas repetitivas en la gestión documental gracias a procesos inteligentes que pueden reconocer información importante para que no falten documentos clave.

Importancia de conectar el portal del cliente con el sistema de gestión documental

Cuando el portal del cliente está realmente integrado con la plataforma de gestión documental, dejas de tener “islas” de información y pasas a trabajar con un sistema único.

1. Reduce el Trabajo Manual para Aumentar la Eficiencia.

Cada vez que tus clientes suben documentos al portal del cliente:

• Se almacenan directamente en el repositorio unificado de gestión documental.
• Se clasifican según reglas definidas: cliente, tipo de documento, proyecto, área (contable, laboral, fiscal, mercantil, propiedad industrial, etc.).
• Se activa la automatización del flujo de trabajo (aprobaciones, revisiones, avisos).

El OCR a través de las funciones de IA en OpenKM también sugiere metadatos relevantes mediante un OCR avanzado con la capacidad de identificar inconsistencias u omisiones mientras detecta documentación. Proporciona un tiempo significativo para los trabajadores y reduce errores frecuentes.

2. Mejorar la experiencia de tus clientes

Un buen portal del cliente bien implementado mejora la experiencia desde el primer día:

• Durante el onboarding del cliente, le das acceso a su área privada con toda la información necesaria.
• Tus clientes pueden consultar documentación histórica, por ejemplo, descargar una factura electrónica, revisar informes contables o comprobar el estado de sus proyectos sin llamar ni escribir.
• Con un diseño adaptado a móvil, el cliente acceda desde cualquier lugar.

Sobre esta experiencia, es posible incorporar asistentes basados en IA que ayuden a tus propios usuarios internos a localizar más rápido la documentación adecuada o a resolver dudas sobre la información almacenada en OpenKM a partir de preguntas en lenguaje natural (por ejemplo, sobre plazos, tipos de modelos o documentación requerida). En escenarios más avanzados, la misma tecnología que OpenKM utiliza en OpenKM Intelligent Search —basada en RAG (Retrieval-Augmented Generation)— puede aprovecharse para que el usuario reciba respuestas concretas apoyadas en los documentos disponibles en el repositorio.

Este tipo de interacciones crea una sensación de orden y profesionalidad que fortalece la confianza.

3. Seguridad y cumplimiento normativo

Cada organización maneja datos sensibles, ya sea información fiscal propietaria, contratos cruciales o historiales médicos. Compartir estos datos por correo electrónico es muy arriesgado, pero un portal integrado como OpenKM te permite:

• Acceso seguro con usuario y contraseña e incluso doble factor de autenticación.
• Archivo seguro de documentos en un entorno controlado, con copias de seguridad y registros de acceso.
• Trazabilidad completa: siempre sabes quién ha subido, descargado o modificado cada documento.

Las herramientas de IA se ejecutan sobre esta misma infraestructura controlada, de forma que el análisis de documentos (OCR, extracción de datos, clasificación) se realiza respetando los permisos, la privacidad y la política de seguridad de la entidad.

De este modo, proteges los datos de tus clientes y cumples con las obligaciones de seguridad y privacidad, sin renunciar a la agilidad.

Caso de uso: portal del cliente para subir modelos y documentación tributaria

Veamos ahora un ejemplo concreto muy habitual en asesorías y despachos profesionales: la gestión de servicios y documentación tributaria.

1. El cliente genera los modelos en la app de Hacienda

El cliente utiliza la aplicación oficial de la Agencia Tributaria para generar:

• Modelos periódicos de IVA, IRPF y retenciones.
• Documentación para el cierre fiscal.
• Ficheros vinculados a la declaración de la renta.

Toda esta documentación, que antes llegaba por correo o incluso en papel, ahora se puede canalizar a través del portal del cliente.

2. El cliente sube los modelos al portal del cliente

Desde el portal del cliente basado en OpenKM:

• El cliente accede con sus credenciales y entra en su espacio privado.
• Selecciona el proyecto o expediente correspondiente (por ejemplo, ejercicio fiscal 2025).
• Sube los modelos generados en la app de Hacienda.

Estos documentos se envían directamente a OpenKM, sin pasos intermedios, sin reenviar archivos ni depender de terceros sistemas de almacenamiento. Y las partes interesadas recibirán una notificación cada vez que el cliente realice algún cambio en su espacio del portal del cliente.

3. Extracción de metadatos y catalogación automática

Aquí es donde la plataforma de gestión documental OpenKM marca la diferencia:

• OpenKM puede aplicar OCR avanzado combinado con inteligencia artificial para extraer metadatos de los modelos: tipo de modelo, NIF, ejercicio, periodo, importe, fecha de presentación, etc.
• Con esos metadatos, el sistema cataloga automáticamente cada documento en la estructura adecuada: cliente, año, trimestre, tipo de impuesto, y lo relaciona con otra documentación relevante (como la factura electrónica asociada o los informes contables).
• Si falta algún documento, OpenKM puede generar una tarea o aviso dentro del flujo interno, o incluso mostrar al cliente qué documentos solicitados siguen pendientes, apoyándose en reglas inteligentes sobre el conjunto documental esperado.
• Así, el portal del cliente de OpenKM no es solo una bandeja de entrada, sino la puerta de entrada a una gestión documental avanzada que mantiene todo organizado y listo para consulta.

4. Comunicación continua, trazabilidad y cumplimiento normativo

Además, desde el propio portal del cliente:

• El despacho puede publicar borradores, liquidaciones y justificantes, para que el cliente los revise y apruebe.
• Se pueden programar recordatorios automáticos, mediante metadatos de expiración, antes de los vencimientos, reduciendo retrasos y errores.
• Todo queda registrado en OpenKM, con histórico de versiones y acciones, integrado con su plan de archivo y la gestión de registros.

Gracias al plan de archivo de OpenKM, cada tipo de documento puede asociarse a una regla de conservación (por ejemplo, la documentación contable durante los años que marque la normativa aplicable). Cuando se alcanza el plazo de conservación, el sistema puede generar avisos, proponer la revisión o eliminación controlada de los documentos y ayudarte a liberar espacio, manteniendo al mismo tiempo la trazabilidad de las decisiones tomadas.

El resultado es un flujo completo: desde la generación del modelo en la app de Hacienda, hasta su archivo definitivo y eventual disposición, y su consulta posterior desde el portal del cliente en OpenKM, apoyado por procesos de automatización inteligente y un plan de archivo alineado con las obligaciones de cumplimiento normativo.

Más escenarios donde un portal del cliente marca la diferencia

Este mismo enfoque se puede aplicar a muchos otros procesos:

Facturación y finanzas
El cliente accede a sus facturas (especialmente la factura electrónica), presupuestos y recibos, todo integrado con tus programas de gestión y, si lo deseas, con tu software ERP. La IA puede ayudar a detectar importes, fechas o referencias y vincularlos automáticamente con otros documentos.

Áreas legal y de propiedad industrial
Los despachos que gestionan marcas, patentes o litigios pueden usar el portal del cliente para compartir escritos, resoluciones, documentación del registro mercantil y cualquier otro documento confidencial, con comunicación segura en todo momento, y aprovechar la IA para clasificar expedientes, localizar cláusulas clave o generar resúmenes.

Gestión de recursos humanos
Combinando portal del empleado y portal del cliente, es posible gestionar nóminas, contratos y expedientes de personal como parte de una única estrategia de gestión de documentos, utilizando IA para extraer datos clave y mejorar el ciclo de vida de los documentos laborales.

En todos los casos, los portales de clientes de OpenKM ayudan a ahorrar tiempo, a mejorar la experiencia de tus clientes y a reducir al mínimo los errores comunes asociados al manejo manual de documentación. Y cuando se requiere un nivel superior de explotación del conocimiento, la organización puede incorporar soluciones como OpenKM Intelligent Search, que aplican RAG sobre el repositorio para convertir la documentación en una verdadera base de conocimientos consultable en lenguaje natural.

Conclusión: OpenKM como tu portal del cliente

Un portal del cliente moderno no es solo una zona de descarga de archivos: es la puerta de entrada a una gestión documental completa y profesional.

Con OpenKM puedes:

• Construir portales de cliente adaptados a tu imagen corporativa.
• Unificar el trabajo de tu equipo con el de tus clientes en un único sistema de gestión documental.
• Automatizar procesos clave, desde la recepción de modelos de Hacienda hasta la generación y archivo de la factura electrónica, apoyándote en OCR avanzado e inteligencia artificial para reconocer, clasificar y enriquecer los documentos.

Y, cuando tu organización esté preparada para dar un paso más, las capacidades de búsqueda inteligente y RAG de OpenKM permiten evolucionar ese portal del cliente hacia una auténtica base de conocimiento viva, donde tus usuarios y tus equipos internos dejen de buscar archivos para empezar a obtener respuestas.

Si tu objetivo es mejorar la eficiencia, ofrecer una comunicación segura y dar a tus clientes una experiencia digital a la altura de sus expectativas, el portal del cliente de OpenKM, potenciado con IA y preparado para RAG, es la solución natural para tu organización.