Caso de Uso: Gestión Integral de Pedidos con Clientes y Proveedores mediante OpenKM

Caso de Uso: Gestión Integral de Pedidos con Clientes y Proveedores mediante OpenKM

Escrito por Gaspar Palmer el 20 de junio de 2025

En el contexto actual de digitalización y automatización empresarial, la correcta gestión de pedidos entre empresas, clientes y proveedores exige precisión, trazabilidad, y fluidez documental. Aquí es donde soluciones como OpenKM, un potente software de gestión documental, marcan la diferencia. 

Este caso de uso muestra cómo implementar una gestión integral de pedidos, optimizando las relaciones con los clientes y proveedores mediante módulos como Workflow, EDX y Doc Request. La propuesta combina automatización de procesos, control documental, trazabilidad y seguridad, alineada con los desafíos actuales de las organizaciones. 

Objetivo: Optimizar la gestión documental en entornos colaborativos 

La solución tiene como propósito optimizar la gestión de documentos y procesos que involucran a tres actores clave: 

• Clientes que generan solicitudes. 

• Proveedores o artesanos que realizan presupuestos, entregas y facturas. 

• La empresa, que coordina toda la operación desde OpenKM. 

A través de un sistema de gestión documental eficiente, como OpenKM, se puede transformar la complejidad de los intercambios tradicionales (correo electrónico, carpetas locales, documentos sueltos) en un flujo estructurado, digital y seguro. 

Módulos Clave del Software 

1. Workflow: Automatiza tareas, validaciones internas y estados del pedido. 
2. EDX (Electronic Document Exchange): Intercambio seguro y trazable de documentos con usuarios externos, sin necesidad de acceso al sistema. 
3. Doc Request: Permite solicitar documentos desde el sistema mediante un enlace seguro. 
4. Metadatos: Define variables críticas como estado del pedido, prioridad, cliente, fechas clave y responsables. 

Flujo completo del proceso 

1. Recepción de solicitudes de clientes

La gestión de clientes comienza con la recepción de pedidos a través de un formulario web o correo electrónico. OpenKM captura esta entrada y genera automáticamente una carpeta estructurada con metadatos como el nombre del cliente, tipo de pedido y nivel de prioridad. Se inicia un workflow automatizado que asigna responsables y etapas. 

2. Gestión interna del pedido

El área correspondiente analiza la solicitud y genera una orden preliminar. Si se necesita información adicional, se utiliza el módulo Doc Request para solicitar archivos específicos al cliente. Así se evita la dependencia del correo electrónico y se centraliza la información almacenada. 

3. Comunicación con proveedores

Una vez se valida el requerimiento, se utiliza Doc Request para solicitar presupuestos al proveedor. Una vez aprobado internamente mediante workflow, se emite la orden de trabajo definitiva a través del módulo EDX, garantizando seguridad, control de acceso y trazabilidad. 

4. Recepción de la factura

El proveedor puede subir la factura en formato PDF a través de EDX o a través de Doc Request; dependiendo de la configuración del sistema. Gracias a los controles de acceso, solo usuarios autorizados pueden visualizarla, lo que garantiza cumplimiento normativo y confidencialidad. 

5. Cierre e informe al cliente

Una vez completado el trabajo, se genera un documento resumen con el detalle del pedido, entregas y costes. Este se envía al cliente mediante EDX, asegurando entrega confirmada y archivado automático. El workflow pasa al estado "Completado" y se archiva toda la documentación del proceso. 

Estructura de Carpetas Sugerida 

/Clientes/{Nombre Cliente}/Pedidos/{ID Pedido}/ 

   - /Documentación Cliente 

   - /Interno 

   - /Proveedores/{Nombre Proveedor} 

       - Presupuesto 

       - Factura 

Beneficios de esta solución con OpenKM 

• Centralización documental: Se elimina la dispersión en correos electrónicos y carpetas locales. 

• Trazabilidad y control: Cada paso queda registrado. 

• Automatización de procesos: Ahorro de tiempo y reducción de errores. 

• Intercambio seguro de información con clientes y proveedores. 

• Integración ERP y cumplimiento con la ley antifraude. 

• Compatible con herramientas como Google Drive, Microsoft SharePoint y programas de gestión empresarial. 

¿Por qué usar un sistema de gestión documental como OpenKM? 

La gestión documental es clave en cualquier organización que maneje múltiples interacciones entre departamentos y agentes externos. El uso de programas de gestión documental mejora la eficiencia en un 30% y reduce la dependencia del papel. 

Con OpenKM no solo gestionas pedidos; puedes controlar contratos, gestionar compras, implementar control horario, y automatizar flujos de trabajo complejos. Además, es un software de gestión documental que se integra con los sistemas existentes y es accesible desde cualquier lugar gracias a su lógica multiplataforma y funcionalidades de acceso remoto. 

Cumplimiento, seguridad y escalabilidad 

• Compatible con las normativas de gestión de facturas electrónicas. 
• Registro completo de accesos, versiones y modificaciones (control de versiones). 
• Asegura copias de seguridad, disponibilidad y control de datos sensibles. 
• Escalable para adaptarse a organizaciones de cualquier tamaño o sector, incluidas administraciones públicas. 

Comparativa y valor añadido 

A diferencia de otros sistemas documentales o gestores gratuitos, OpenKM ofrece una solución robusta que combina múltiples módulos integrados. Mientras herramientas genéricas como Google Drive o Dropbox permiten almacenamiento, carecen de funciones como flujos de trabajo automatizados, firma electrónica, o gestión comercial completa. 

Además, como parte del Kit Digital, muchas pymes pueden financiar su implementación. 

¿Qué puedes lograr? 

Implementar OpenKM con los módulos EDX, Workflow y Doc Request te permite transformar un proceso complejo en una solución escalable, trazable y profesional. 

Esta solución: 

• Mejora tu relación con el cliente 
• Refuerza la gestión de compras y proveedores 
• Asegura cumplimiento legal y eficiencia documental 
• Reduce errores humanos y duplica la productividad 

Ya sea que quieras digitalizar facturas, escanear documentos, o tener una base de datos documental robusta, OpenKM es el software gestión documental ideal para lograrlo. 

¿Listo para transformar tu gestión documental? 

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