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Alternativa para el Google Search Appliance - GSA

Ana CanteliEscrito por Ana Canteli el 10 de agosto de 2018

Google ha decidido dejar su línea de negocio hardware - Google Search Appliance. El gigante de Mountain View ha dejado de vender nuevas licencias del dispositivo gsa en 2017. Este año sólo acepta renovaciones de servicio y para marzo de 2019 dejará de ofrecer soporte.

¿ Qué es el Google Search Appliance ?

El GSA es la solución de búsqueda de contenidos de Google que ofrece una experiencia similar a un sitio de búsqueda en internet, pero en el contexto de organizaciones o empresas, indexando contenidos de diferentes fuentes.

La sustitución del dispositivo Google Search es ahora un objetivo primordial para los usuarios de esta tecnología. Este hecho, a buen seguro ha hecho que muchos piensen en el impacto y trascendencia que tiene un buen sistema de búsqueda en la organización y lo importante que es la elección que hagan para sustituirlo.

Dada la amplitud de funcionalidades del buscador google site, es muy importante evaluar las alternativas al google search appliance, para evitar disrupciones en el sistema y asegurarnos de que la productividad y experiencia del usuario no se verá afectadas.

Ahora que el servicio de Google Search Appliance gsa llega a término y el reemplazo de google search se vuelve una necesidad; se puede ver esto como una oportunidad para revisar tu estrategia de búsqueda en su conjunto, buscar alternativas al google search appliance gsa e implementarlas en tu visión de futuro. He aquí una serie de recomendaciones:

  1. Comprueba la fecha de expiración de tu licencia: te mostrará el plazo de tiempo disponible para completar el proyecto de sustitución. En términos generales, se necesitan de 6 meses a 1 año para seleccionar, implementar y desplegar el nuevo sitio de búsqueda.
  2. Revisa el tipo de uso que la organización hace del dispositivo GSA. Esto te ayudará a determinar si una solución en la nube es aceptable.
  3. Comprobar cuáles son las funcionalidades más utilizadas en el enterprise search de google por el personal. Si los usuarios están satisfechos con la actual plataforma de búsqueda, encontrar otra con similares características será la solución ideal.
  4. Ordena de mayor a menor relevancia las funcionalidades del GSA para tu empresa. A su vez, crea un ranking de funcionalidades que los usuarios tienen, necesitan y esperan poder utilizar.
  5. Involucra en el proceso a representantes de cada de uno de los departamentos o áreas afectadas por el cambio. El dpto de web marketing, ventas o atención al cliente; cada equipo tendrá y necesitará una experiencia con el buscador distinta.
  6. Identifica tus fuentes y aplicaciones de datos, información y recursos: URL, tipos de datos, seguridad para cada tipo… te vendrá bien para la gestión del conocimiento y la migración a la nueva plataforma.
  7. Comprueba el nivel de logs para determinar el volumen de actividad de búsquedas relacionadas con cada fuente.
  8. Comprueba que todos los documentos cumplen la política de retención de la empresa.
  9. Revisa los requisitos en materia de seguridad a lo largo de la organización: LDAP, Active Directory…
  10. Determina las necesidades en materia de informes. Si la empresa utiliza la funcionalidad "best bets" del buscador google, si hay necesidades legales o si puedes decidir el nivel de información que cada usuario necesita.

La alternativa a la sustitución del GSA no es sólo reemplazarlo por otro buscador, sino apostar por la gestión documental. El sistema de gestión documental OpenKM, ofrece un motor de búsqueda integrado con idénticas funcionalidades que el buscador empresarial de Google.

Funcionalidades Google Search Appliance vs OpenKM

Google Search Appliance OpenKM

Ordenar por metadatos: permite ordenar los resultados por atributos, que facilita a los usuarios revisar una gran cantidad de resultados para encontrar rápidamente lo que necesitan.

Búsqueda por metadatos: permite buscar y encontrar cualquier información en base a los valores más relevantes vinculados al archivo.

Búsqueda por comodines: sirve para buscar términos que no sabemos exactamente cómo se escriben o para encontrar términos similares de una sóla vez. Para ello se pueden usar caracteres como “?” o “*”.

Búsqueda basada en comodín: también disponible en el motor de búsqueda de OpenKM. Con sólo tres caracteres, entre ellos “*” podemos encontrar resultados de búsqueda relacionados con el término, aunque esté escrito parcialmente.

Reconocimiento de entidades: sirve para estructurar el contenido en base a sus atributos, como fecha, autor, tipo de producto; en los archivos. El usuario podrá modificar entidades para asegurar la satisfacción de sus necesidades.

Búsqueda cruzada por metadatos: A través de los metadatos se pueden encontrar documentos que cumplan esas características o contengan esos atributos. Además, los usuarios pueden añadir campos de diferentes grupos de metadatos para conseguir resultados cruzados.

Corrector ortográfico y sinónimos: el GSA sugiere la ortografía más común y expande las consultas para incluir sinónimos; así se obtienen más resultados relevantes.

Corrector ortográfico y sinónimos: Cuando un usuario busca un término y no lo ha escrito correctamente, el buscador empresarial de OpenKM sugiere automáticamente los términos más parecidos a la palabra insertada, para que así el usuario pueda obtener resultados.

Marcador de puntuación inteligente: El GSA adapta la lista de resultados mostrando en primer lugar los contenidos más populares.

Marcador de relevancia: El usuario puede utilizar el ajuste de relevancia de los archivos en relación a la búsqueda, marcando en amarillo, estrellas que aparecen al lado de los resultados . Así el gestor de contenido aprenderá de la información insertada por el usuario y reorganizará la lista de resultados

Buscador de Expertos: mediante palabras clave relacionadas el dispositivo gsa busca en las fuentes y repositorios, personas relevantes para que los usuarios puedan consultarles.

Buscador de autores: en el gestor documental el usuario podrá ver quiénes han sido los creadores o los autores de cada contenido relevante y a través de las funcionalidades de comunicación de OpenKM, podrán ponerse en contacto con ellos.

Resultados agregados por el usuario: los usuarios pueden añadir resultados a palabras clave concretas; así los archivos que seleccionan, aparecerán en los primeros puestos de la lista de resultados.

Búsquedas almacenadas: los usuarios pueden guardar búsquedas, para así acceder a esos resultados que utilizan de forma habitual más fácilmente ( almacenar búsquedas ahorra tiempo ). Por otro lado, a través del marcador de relevancia pueden mejorar la posición en la lista de resultados, de los archivos que ellos elijan.

Vista previa de documentos: ayudan a decidir qué documento elegir y no se necesitan aplicaciones ni complementos externos del navegador.

Vista previa de documentos: a través de la miniatura, que se puede expandir en el motor de búsqueda del gestor documental, el usuario puede previsualizar y reconocer el documento. Al igual que en el caso del GSA, no se necesitan complementos externos.

Navegación dinámica: el usuario puede habilitar el filtrado de resultados por atributos como el contenido, autor, fecha o ubicación. Además, pueden crearse categorías para mostrar las necesidades específicas de la organización.

Navegación dinámica: El usuario puede utilizar varios criterios de búsqueda a la vez, para obtener resultados más precisos.
  • Contexto
  • Contenido
  • Nombre
  • Título
  • Palabras clave
  • Idioma
  • Usuario
  • Rango de fechas
  • Carpeta
  • Categoría
  • Tipo ( documento, carpeta, e-mail, registro )
  • Extensión
  • Notas
  • Metadatos

Diferencias entre el Google Search Appliance y un gestor documental

Comprometerse con una solución cloud puede no ser la opción ideal para empresas que requieren una estructura on-premise. Por eso OpenKM ofrece su sistema de gestión documental en las 2 modalidades: OpenKM Cloud y OpenKM Profesional, ambas con la misma dotación de funcionalidades.

Además, cada organización es única, por lo que requiere significativos esfuerzos de customización, Más aún, el enterprise search de google no proporciona una experiencia personalizada al usuario. Todos los usuarios pueden acceder a todo tipo de contenidos.
En este sentido OpenKM es mejor para las empresas, ya que aparte de ser altamente parametrizable ( sin incurrir en costes de customización ) hace posible que los usuarios accedan sólo a los contenidos a los que tienen derecho, en función de la seguridad aplicada.

En OpenKM la seguridad se aplica en 3 niveles diferentes. Por un lado, sólo los usuarios con login y contraseña podrán acceder al sistema de gestión documental. Después la asignación de roles y perfil adaptará el gestor documental a sus necesidades. ¿ El usuario no necesita crear o editar contenidos ? ¿ Utiliza el sistema de contenidos empresariales principalmente para buscar y consultar documentos ? En ese caso el administrador puede deshabilitar áreas de trabajo completas, o eliminar funcionalidades que el usuario no necesita. A continuación, la gestión de la seguridad a nivel granular, permite aplicar una seguridad específica a cada nodo ( carpeta, documento, correo electrónico - incluidos los adjuntos - o registro ) y determinar quién puede acceder al nodo, editarlo, descargarlo etc. Y además el administrador podrá aplicar diferentes configuraciones de seguridad. La seguridad simple evalúa el nodo seleccionado. La seguridad recursiva evalúa la seguridad del nodo, pero también la seguridad de toda la ruta, de abajo a arriba. Y la seguridad de lectura recursiva está pensada para evitar que los usuarios accedan a un documento, si no tienen acceso a algunas de las carpetas madre en la que ése archivo podría estar alojado. Por ejemplo, si un administrador revoca el permiso sobre una carpeta nivel 2 y un usuario intenta acceder a una carpeta nivel 3 ( alojada en la carpeta nivel 2 ), OpenKM informará de un error porque el Access Manager también evalúa los permisos del nodo carpeta nivel2. Cuando el usuario realiza una búsqueda relacionada con la carpeta nivel 3, OpenKM no mostrará estos documentos en los resultados.

Ventajas de un sistema de gestión documental

A la hora de plantear el proceso de migración gsa, las tecnologías de búsqueda open source ofrece una serie de ventajas.

Para empezar, la organización no se verá supeditada a la hoja de ruta del proveedor. Podrá apoyarse en la comunidad de usuarios y desarrolladores y crear sus propios aplicativos basados en el software libre. Puedes tener control total sobre tus datos y la relevancia de la información que aparece en el buscador empresarial.

Migrar hacia OpenKM reducirá el nivel de costes relativos, además el sistema de gestión documental ofrece un conjunto de funcionalidades avanzadas que el Google Search Appliance gsa no tiene, entre ellas destacamos:

  • Automatismos: funcionalidad que ofrece la flexibilidad y agilidad necesaria para aplicar las reglas de negocio. Los procesos de negocio pueden ser mejorados y actualizados fácilmente.
  • Vista de usuario: permite ver los indicadores de actividad. Las búsquedas del usuario - los documentos más consultados, los últimos archivos creados, los documentos más descargados...
  • Vista general: permite detectar las tendencias de uso y actividad de los usuarios en tiempo real. Los archivos más consultados, búsquedas populares, las últimas carpetas creadas, los archivos en estado de edición..
  • Gestor de tareas: permite gestionar proyectos que afectan a varios usuarios a la vez, de forma que administran la documentación, las reuniones y avances con apoyo del gestor documental
  • Herramientas de clasificación: los usuarios pueden añadir palabras clave, categorías o metadatos a los contenidos.
  • Herramientas de comunicación: en OpenKM los usuarios pueden insertar notas, determinar las relaciones que unen a diversos contenidos y definir qué tipo de relación mantienen ( equivalentes, padre-hijo, de grupo ). En Foro podrán compartir dudas, sugerencias y diferentes puntos de vista en relación al archivo. Y en Wiki verán las fuentes bibliográficas, o recursos que han sido tenidos en cuenta para crear el contenido.
  • Worflow: incluido en OpenKM ofrece un motor workflow que permite definir y dar cobertura a los procesos de negocio más complejos.
  • OCR: el gestor documental es capaz de aplicar el reconocimiento óptico de caracteres sobre cualquier contenido para su indexación, clasificación, categorización, extracción de metadatos… Es una funcionalidad muy apreciada en proyectos de digitalización.
  • Control de versiones: permite acceder al ciclo de vida del archivo, descargar y restaurar versiones diferentes a la actual y ver las diferencias de contenido entre ellas.
  • Servicio de suscripción: si algún contenido es de especial relevancia para nosotros podemos suscribirnos a él. De esta forma si sufre algún cambio, recibiremos una notificación por correo electrónico.
  • Informes: En OpenKM podemos crear informes en relación a cualquier tema de interés. Los usuarios tendrán acceso sólo a los informes que sean relevantes para ellos.

Además, el motor de búsqueda de OpenKM presenta componentes Machine Learning. Cuando en OpenKM se introduce un nuevo contenido, el gestor documental extrae las palabras clave mediante el procesamiento de lenguaje natural, a través de KEA ( in inglés Automatic Keyphrases Extraction ). El KEA es un ejemplo de machine learning que OpenKM utiliza para extraer información estructurada de fuentes no estructuradas. La extracción de frases relevantes y términos que ofrecen una descripción concisa del contenido, es útil para indexar, buscar, resumir y categorizar la información o conceptualizar la gestión del conocimiento de dominios concretos. El machine learning son aplicaciones de inteligencia artificial; crear un aplicativo que realice una tarea más o menos compleja.

El sistema de gestión documental OpenKM ofrece una amplia API, a parte de SDK’S en Java, PHP y .NET, que ofrecen una sólida plataforma para la creación de conectores a medida y que forman parte de la completa documentación que avala el software de OpenKM, como una alternativa destacable por su escalabilidad, seguridad, eficiencia e innovación continuada. Si tienes un software que está llegando al final de su vida útil o una plataforma interna, puedes indexar los datos utilizando la API de OpenKM
No en vano éste es uno de los criterios a la hora de evaluar una alternativa al google search appliance. Para la sustitución del GSA o mejorar la experiencia del sitio de búsqueda, tienes que asegurarte de que el nuevo sistema encaja en la suite de programas de la organización, para lo cual el software debe proporcionar multitud de conectores que ayuden a introducir rápida y fácilmente en el buscador la información - tanto estructura como desestructurada - almacenada en otros programas,en cualquier formato; bases de datos y que te permitan gestionar eficientemente la aplicación a lo largo de su ciclo de vida.

El motor de búsqueda OpenKM, incluido en el sistema de gestión documental open source es la plataforma ideal para desarrolladores u organizaciones con dpto. IT que tengan capacidad técnica para crear sus propios aplicativos. Su escalabilidad, la seguridad que ofrece junto a las funcionalidades analíticas, hacen de él una plataforma no sólo atractiva, si no útil para los proyectos a corto y largo plazo en materia tecnológica. OpenKM, gracias a su robusta tecnología en materia de indexación, intuitivo panel de administración e infraestructura de seguridad tanto en la nube como en la versión servidor ayuda a consolidar tus contenidos en una sola experiencia de búsqueda. Y es que un enterprise search no es sólo una cuestión de software: es asegurarse de que los usuarios obtienen la información que necesitan, sin tener que buscar en 25 herramientas diferentes.

Los servicios de implementación están incluidos en la oferta económica. Además, la adquisición del gestor documental implica el acceso sin restricciones de la documentación del software. Por otro lado, el mantenimiento que OpenKM ofrece desde el dpto. técnico que concibió el sistema, garantiza la resolución de incidencias, acceso a la suite del software y las actualizaciones del sistema. Esto significa que el cliente mantiene relación comercial directa con el proveedor de la solución.

En estos momentos en los que los usuarios del google search appliance gsa tienen que buscar alternativas, lo que pueden hacer no es sólo buscar una tecnología sustitutiva, sino también por un sistema de gestión documental, con todas las ventajas que aporta.

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