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Top 7 herramientas Digitales Para Potenciar Tu Negocio En 2022

Escrito por Thomas Salvatori el 4 de marzo de 2022

En el año 2022 podemos afirmar con cierta seguridad que el futuro pasa por la digitalización. Es necesario enfocar nuestra estructura y actividades hacia herramientas y software digitales que se encarguen de facilitar las tareas diarias.

Puede ser a través de la automatización de procesos o el simple volcado de documentos otrora en formato analógico al digital.

Lanzarse al mundo digital sin tener unos mínimos conocimientos sobre el tema, es arriesgado ya que hay mucho en juego y puede salir mal.

Para ayudar a aquellos negocios que tienen dudas o no tienen conocimientos suficientes, hemos hecho una recopilación de herramientas digitales que podemos encontrar en el mercado y pueden ser muy útiles para la gestión de una empresa.

Las 7 Tecnologías Digitales Para Impulsar Tu Negocio

 Software de contabilidad

 La contabilidad es generalmente una de las gestiones más tediosas de llevar adelante un negocio, pero también la más necesaria.

Descuidar la contabilidad puede suponer sorpresas o descuadres que nos pueden llevar a tener números rojos o multas que pongan en riesgo el negocio.

Es por eso que el uso de un software de contabilidad puede ser de gran ayuda. Estos programas se encargan de contabilizar y mantener de forma ordenada todas las facturas emitidas y recibidas.

Al mantener todo organizado en un solo lugar, a la hora de presentar nuestras cuentas, solamente tendremos que encargarnos de descargar un archivo.

El sistema prepara todas las facturas, de modo que las descargamos en un archivo único y directamente lo adjuntamos en la agencia tributaria. Una vez hecho, solo debemos encargarnos de consultar el estado de la declaración de la renta y esperar la resolución.

Además, suelen incluir la conciliación bancaria automática, los que nos ahorra mucho tiempo en controlar nuestra cuenta y comprobar que los ingresos correspondan. 

El programa analiza las facturas pendientes y los ingresos y se encarga de reconocer a cuál corresponde cada uno. De esta manera las facturas pendientes cambian su estado a “cobradas” de manera automática.

Reconocimiento óptico de caracteres

El reconocimiento óptico de caracteres ― o OCR por sus siglas en inglés ― es una de las tecnologías más útiles de los últimos años.

Como mencionamos anteriormente, en el siglo XXI todo pasa por lo digital. El formato papel, aparte de no ser responsable con el medio ambiente, es frágil, ocupa mucho espacio y es susceptible a pérdidas.

Podemos estar 100% digitalizados, pero otros negocios con los que trabajamos aún no- A causa de esto, tenemos que lidiar con documentos físicos y digitales a la vez, dificultando, entre otras cosas, la facturación o los recursos humanos.

Es por esto que la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres está siendo una de las herramientas más utilizadas. Se encarga de digitalizar un documento, pero de manera mucho más completa.

No se limita a escanear la imágen, sino que analiza cada carácter y lo transforma en digital. Por ejemplo, se puede usar como Podemos adjuntar un archivo de imagen y el sistema se encargará de exportar un documento 100% digital. Igual a los creados directamente desde un software. También es una excelente herramienta de OCR para escanear facturas y  procesar datos de forma instantánea

De esta manera podemos gestionar y almacenar todos los documentos importantes de nuestro negocio de manera digital. Pudiendo hacer una mejor indexación y añadiendo todos los metadatos necesarios para facilitar su búsqueda.

Gestión documental

Siguiendo el hilo del punto anterior, seguimos hablando de herramientas que facilitan el almacenaje y gestión de los documentos.

Un programa de gestión documental se encarga de almacenar, organizar, capturar e incluso, digitalizar de forma automática todos los documentos relevantes y necesarios para el funcionamiento de una actividad determinada.

Las herramientas de gestión documental no solamente se centran en lo digital también sirven para documentos físicos. Pueden indicarnos exactamente en qué estantería, pasillo, habitación, etc. se encuentra lo que buscamos.

Sin embargo, su potencial es mayor con los documentos digitales. Además de indicarnos dónde está, podemos enlazar directamente a ellos de modo que con un solo clic ya podamos abrirlos.

El mismo software se puede encargar de crear pero también digitalizar los documentos. De modo que podemos traspasar todo lo que previamente ocupaba una habitación entera, en un solo ordenador. Organizado, además, por carpetas e indexado de manera óptima para su búsqueda.

El uso de este tipo de herramientas aumenta exponencialmente la eficiencia, ya que hace que se ahorre mucho tiempo en la búsqueda de documentos.

La aplicación de sistemas de clasificación automáticas hace que no solo ahorremos tiempo al guardarlos, sino que también al almacenarlos. 

El sistema reconoce las características únicas del documento y los clasifica de forma automática de forma que podamos encontrarlo fácilmente, independientemente del departamento al que corresponda.

Gestor de contenidos empresariales

A menudo se confunden los gestores de contenido empresarial con las herramientas de gestión documental de las que hablamos anteriormente.

Si bien están relacionados, como veremos más adelante, se trata de conceptos distintos.

Mientras que un gestor de contenidos no necesariamente debe aplicarse a una empresa, el gestor de contenidos empresariales ― ECM por sus siglas en inglés ― se centra específicamente en los contenidos de una empresa. Aunque también pueden ser utilizados por ONG u cualquier otro tipo de organizaciones.

En pocas palabras, un ECM se encarga del contenido, entendido no solamente como ficheros o documentos, sino como información no estructurada. Pueden ser documentos y ficheros de texto, pero también imágenes, páginas web, videos, audios, etc.

Este contenido es capturado y almacenado, y los ERM son el conjunto de actividades que se encargan de capturar y gestionar estos documentos de manera sencilla, organizada y fácil de encontrar. 

A la vez, permite entregar y compartir los archivos de modo que sean accesibles para usuarios externos o internos a la empresa, de manera segura y sencilla. 

Podemos decir, por tanto, que aunque sean distintas, generalmente dentro de todo ERM que se precie, encontraremos sistemas de gestión documental como los mencionados previamente.

 CRM

Hemos hablado de la gestión de documentos y la contabilidad, pero no hemos aún mencionado otro aspecto muy importante de todo negocio: los clientes.

Los clientes son los que, en última instancia, definen el éxito o el fracaso de nuestro negocio. Por eso es importante poder ofrecerles la atención que se merecen e intentar fidelizarlos y no perderlos.

El uso de un gestor de relaciones con clientes ― CRM por sus siglas en inglés ― se encarga de esto y mucho más.

Un CRM se encarga de almacenar la información de todos nuestros clientes, independientemente del canal por el que lleguen a nuestro negocio

La información y los datos hoy en día son muy valiosos, por eso si sabemos cómo utilizarlos bien pueden ser de gran ayuda para el éxito de nuestro negocio.

Teniendo los datos de nuestros clientes disponibles, podemos crear estrategias de marketing personalizadas a medida de los gustos de los clientes. 

Ofrecer ofertas puntuales en sus productos preferidos o en aquellos que creemos que pueden interesarles es una buena manera de aumentar ventas.

Lo mismo puede aplicarse a la atención al cliente. Si desde el primer momento, tenemos una ficha con toda la información y el historial de nuestro cliente, podemos proporcionar una atención de primera calidad que el cliente seguramente apreciará.

Almacenamiento en la nube

Ya sabemos como gestionar los documentos y la información de la que disponemos. Pero si realmente queremos dar el salto al mundo digital, debemos despojarnos del almacenamiento en formato físico.

El almacenamiento de datos en la nube es ya una realidad. Es utilizada por todo tipo de dispositivos, softwares y empresas ya que sus beneficios frente al formato físico la convierten en una opción obvia.

Primero, por su ubicuidad. No importa dónde o en qué momento te encuentres, puedes acceder fácilmente a todos tus documentos de manera sencilla. Solo necesitas un navegador y acceso a internet.

Segundo, por su seguridad. Todos los documentos se encuentran encriptados y solo es posible acceder con credenciales autorizadas. Además, se generan copias de seguridad automáticas, de modo que, pase lo que pase, no perderás tus archivos.

Tercero, porque facilitan mucho la transferencia y el intercambio de documentos. Solamente es necesario enviar un enlace y cualquier persona podrá acceder al documento, sin importar el tipo de dispositivo que posea

Cuarto, pero no menos importante, su precio. Solamente pagas por el espacio que utilizas. Además, es fácilmente adaptable. Si necesitas más espacio de almacenaje, solamente debes ampliarlo e igual de fácil es reducirlo.

Conclusión

Aunque el proceso de digitalización de tu negocio parezca una tarea ardua, el uso de herramientas como las mencionadas anteriormente harán que este proceso sea más ameno. 

No solo eso, en poco tiempo empezarás a ver los resultados de automatizar procesos y gestiones a través de herramientas digitales.

Estudia bien la estructura y las actividades de tu empresa y define una estrategia para ver qué elementos pueden verse beneficiados por la digitalización.

Puede que algunas de las herramientas en esta lista no sean aplicables a tu negocio, pero pueden inspirarte a buscar otras alternativas que se adapten mejor. 

Lo realmente importante es tomar la decisión y lanzar tu negocio hacia el mundo digital.

Bio del autor: Thomas Salvatori. Creador de contenido traductor y escritor. Con alrededor de 10 años de experiencia en ventas, compras, gestión de almacén, gestión de grupos y recursos humanos, comunicación y emprendimiento en B2B y B2C. Actualmente está dedicando sus conocimientos para ayudar con la implementación de tecnología, digitalización y uso de SaaS para empresas locales.

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