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Por qué la oficina sin papeles es el futuro

Mario Zules

Escrito por Mario Zules el 26 de abril de 2019

Tal vez ya sepa que las aplicaciones móviles, las casas inteligentes y los autos inteligentes son el epítome de la comodidad moderna. ¿Por qué su experiencia en la oficina sería diferente?

Una oficina sin papeles aumenta el "factor inteligente" y contribuye en gran medida a mejorar los procesos de tu empresa.

Imagina trabajar en una oficina sin una sola hoja de papel, en la que no hay documentos en papel para firmar y pasar por la oficina poniendo en riesgo la política de privacidad. No hay documentos en papel que archivar o que mantener su actualización. Tampoco hay documentos en papel para almacenar y comprometer el espacio limitado de tu oficina. ¡No hay necesidad de archivadores! Suena demasiado bueno para ser verdad, ¿cierto?.

Si bien puede parecer una posibilidad lejana, este es el futuro de tu negocio. Muchas empresas ya se están moviendo hacia la oficina sin papeles mediante el uso de un software de gestión documental como OpenKM para agilizar la transformación digital, favorecer la reducción de costes, el proceso de negocios, controlar el uso de papel y procurar una mejor implementación de la tienda online, la digitalización de documentos y mejore la gestión de las redes sociales.

Vamos a examinar en detalle por qué la oficina sin papeles podría ser la estrategia adecuada para tu empresa:

1. Rentabilidad

Con las compañías buscando formas de reducir costes y al mismo tiempo obtener mejores resultados en diferentes áreas (big data, gestión de contenidos, responsabilidad social corporativa y medio ambiente, gestión de correo electrónico…) la oficina sin papeles parece una solución viable. La documentación en papel es una carga cada vez más cara. Sus deficiencias, tales como el robo, la mala distribución y la pérdida también son perjudiciales para tu empresa.

Sin papel, no se gasta dinero en la compra de este consumible, ni tóner de impresora, contratación de recursos humanos dedicados al archivo. No se gastarán recursos en alquilar espacio de almacenamiento de documentos o comprar archivadores. Además, no se gastará dinero en el mantenimiento ocasional de equipos de oficina, como impresoras.

El sistema de gestión documental es útil para eliminar el papel a través de digitalización de documentos, la gestión de la información en formato digital, el desarrollo del comercio electrónico (tienda online) y la automatización de oficinas. Le permite mantener sus documentos digitales manteniendo las condiciones de seguridad de la información; por lo que su gasto de oficina se reduce considerablemente.

2. Seguridad mejorada

En segundo lugar, el sistema de gestión documental manual es susceptible de muchas violaciones de seguridad y la política de privacidad. Incluso con medidas de seguridad como bloqueos y trituradoras, los documentos confidenciales no son seguros. Los intrusos pueden acceder fácilmente a los archivadores y robar sus archivos. En caso de incendio o cualquier desastre natural se pueden perder documentos confidenciales. A veces, debido a errores humanos, los archivos se pierden, no se vuelven a encontrar, y esto puede ser un grave inconveniente para el negocio.

Lo bueno de un sistema de gestión de documentos y registros electrónicos es que todos los archivos se almacenan en bases de datos y servidores cifrados en los que se puede rastrear cuándo se accede a los archivos, quién los realizó, a qué hora y qué cambios se han llevado a cabo. El acceso a documentos digitales - desde ordenadores, dispositivos móviles, tienda online, correo electrónico - también puede estar limitado a personal autorizado.

Gracias a la computación en la nube puede almacenar documentos confidenciales en plataformas basadas en el pago por uso para un acceso más fácil y aplicar una seguridad hermética. Esto también permite múltiples puntos de respaldo. Además, se puede acceder a los servicios Cloud de OpenKM desde varios dispositivos; tales como PC, tabletas y teléfonos inteligentes.

3. Crear y desarrollar una fuerza de trabajo multiplataforma

En tercer lugar, las soluciones inteligentes han demostrado ser muy importantes en el siglo XXI. Con un smartphone, el control de su casa inteligente está a solo un clic de distancia. De manera similar, con las redes sociales y las aplicaciones móviles necesarias, todo el trabajo de su oficina puede estar a su alcance.

Atrás quedaron los días en los que se necesitaba una oficina fija para trabajar. Una oficina en casa es la nueva moda. La oficina sin papeles le permite acceder a sus datos desde cualquier punto del mundo; por lo que sus procesos de negocios nunca se interrumpen y sus empleados estarán encantados de trabajar de forma remota. Un empleado feliz es un empleado productivo y viceversa.

4. Mejora los procesos de negocio

Con el sistema de gestión documental como OpenKM, los empleados pueden revisar, delegar, autorizar y transferir información con sólo un clic. Esto puede acelerar las solicitudes de compra, informes de gastos, aprobaciones de préstamos, contratos y mucho más.

Por ejemplo, el negocio de bienes raíces es bastante lento debido a las muchas regulaciones que lo rodean. El tiempo lo es todo; los agentes de bienes inmobiliarios pueden probar la automatización de procesos en su beneficio. A través de la automatización, la firma electrónica se puede utilizar sobre escrituras, contratos y documentos varios y enviarse a las autoridades relevantes en tiempo real, reduciendo tanto el tiempo como los costes.

Además, los empleados pueden colaborar en proyectos trabajando en archivos compartidos simultáneamente. Esto promueve la creatividad al tiempo que permite una retroalimentación rápida. También libera parte del tiempo de sus empleados, permitiéndoles agregar valor en otras áreas de su negocio.

5. Satisfacción del cliente

Los clientes son la columna vertebral de cualquier negocio. Su satisfacción nunca es una opción si no la obligación. En la actualidad, muchos clientes prefieren el autoservicio en lugar de las llamadas; detestan que les pongan en espera; en este contexto la transformación digital es indispensable.

Con los documentos a un clic de distancia, los empleados no tienen que mantener a los clientes en espera mientras buscan manualmente información relevante. Con una rápida respuesta la satisfacción de sus clientes está garantizada.

Además, con el software de gestión de contenidos y la aplicación de gestión de relaciones con el cliente adecuados, pueden identificar fácilmente las necesidades y deseos de sus clientes a través de correo electrónico, chat y redes sociales. Esto facilita la personalización de su workflows orientados hacia sus clientes.

6. Pagos más rápidos

Si su empresa otorga crédito a los clientes, es probable que deba facturarlos de vez en cuando. Primero, el uso de facturas electrónicas le permitirá ahorrar dinero que, de lo contrario, se gastaría en papel de oficina, sobres y gastos de envío.

En segundo lugar, el uso de una factura por correo electrónico puede acelerar el proceso de pago. Los clientes reciben su factura tan pronto como usted la envía, y esto puede acelerar la rapidez con la que realizan los pagos. Además, dado que la mayoría del software de administración de documentos puede crear y realizar un seguimiento de las facturas, puede realizar fácilmente el seguimiento de las facturas impagadas, o promover su aceptación mediante firma electrónica cuando corresponda.

7. Respetuoso con el medio ambiente

Abrazar la digitalización de documentos no sólo mejora la productividad en su negocio, sino que también ayuda al mantenimiento del medio ambiente. De media, los estadounidenses usan 650 kg. de papel por año. La comunidad empresarial de los Estados Unidos utiliza alrededor de 21 millones de toneladas de papel en cada ejercicio. Estas cifras suscitan preocupación por el impacto medioambiental.

Como puede ver, controlar el uso del papel es una empresa tan importante no solo para la comunidad empresarial sino también para todo el planeta. De hecho, hay un día mundial sin papeles que aboga por que las industrias eliminen el papel. Además, ya hay en juego tratados comerciales sin papel que promueven transacciones sin consumo de papel por el bien del medio ambiente. Con la existencia de dicha legislación, no hay duda de que una oficina sin papeles es el futuro de los negocios.

Conclusión

Dichos estola oficina sin papeles ofrece multitud de beneficios para usted, sus empleados, clientes, su negocio y su entorno en general. Aparte de permitirle realizar transacciones comerciales desde cualquier lugar, elimina las molestias asociadas con el proceso de administración manual de documentos, que puede ser lento, engorroso y costoso.

Con sistemas de gestión de documentos como OpenKM, la oficina sin papeles ya no es una posibilidad futura sino una realidad que está a la espera de ser aceptada. Desde OpenKM podemos ayudarle a hacer una transición sin problemas del papel a una oficina sin papeles sumando ventajas competitivas.

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