Renting de software de gestión documental: cómo implantar OpenKM sin inversión inicial

Renting de software de gestión documental: cómo implantar OpenKM sin inversión inicial

Escrito por Ana Canteli el 31 de octubre de 2025

 La gestión documental ya no es un “extra” tecnológico, sino una pieza clave para digitalizar procesos, reducir papel y asegurar el cumplimiento normativo. Empresas de servicios, despachos profesionales, industria, inmobiliarias o gestores de propiedades necesitan centralizar documentos, buscarlos rápido, controlar quién accede y conservarlos de forma segura. Eso es justo lo que ofrecen las soluciones de gestión documental modernas: digitalización, clasificación, búsquedas, auditoría y automatización de flujos.

El problema aparece cuando hay que pagar la solución. Comprar licencias perpetuas, montar servidores y dedicar personas de TI suele frenar el proyecto. Aquí es donde el renting de software de gestión documental —como el de OpenKM— se vuelve especialmente interesante: te permite usar el sistema de gestión documental completo pagando una cuota periódica, con mantenimiento y actualizaciones incluidas, y sin hacer un desembolso fuerte al principio.

¿Qué es exactamente el renting de un sistema de gestión documental?

Es un alquiler del derecho de uso del software durante un tiempo (normalmente anual). No compras la licencia, pero sí accedes a todas las funciones profesionales: captura y escaneo, clasificación automática, metadatos, control de versiones, permisos, flujos de aprobación, búsquedas avanzadas y auditoría. Esto es lo que hoy ofrecen los proveedores de servicios documentales para oficina y procesos, que combinan software + servicio.

En el caso de OpenKM, el renting te da acceso a la plataforma completa y al acompañamiento del proveedor, con la ventaja de poder empezar pequeño y crecer después.

Ventaja 1: cero inversión inicial y gasto predecible

El renting elimina la típica barrera de entrada: no hay que comprar licencias ni equipos. Pagas una cuota fija que puedes imputar como gasto operativo, algo que a finanzas le resulta más cómodo que una inversión puntual grande. Además, al estar todo concentrado en una cuota, no te llevas sustos con actualizaciones o incidencias. Esto es especialmente útil en empresas que están en plena modernización de oficina.

Ventaja 2: productividad y menos pasos

La mayoría de webs especializadas en gestión documental repiten la misma idea: digitalizar reduce pasos y tiempo. Pasas de buscar en carpetas o en correos a encontrar en segundos lo que quieres, con OCR, metadatos y un buscador central. El renting te permite tener todo esto desde el día uno, sin esperar a tener presupuesto de infraestructura. Menos pasos = más productividad = menos coste.

Ventaja 3: mantenimiento y actualizaciones incluidas

Otra razón por la que muchas empresas se quedan sin sistema de gestión documental es porque no quieren mantenerlo. El renting suele incluir:

• actualizaciones funcionales,
• parches de seguridad,
• soporte ante incidencias,
• ayuda en la configuración inicial.

Eso significa que el peso técnico se desplaza al proveedor y tu equipo puede centrarse en procesos y usuarios. Aun así, es importante decirlo claro: sigues necesitando un mínimo de IT interno para coordinar copias de seguridad, gestionar usuarios o integrar el software con otras aplicaciones (ERP, CRM, sistema de impresión, etc.). No es “instalar y olvidarse”, pero sí es mucho más ligero que mantenerlo todo tú.

Ventaja 4: escalabilidad real

Las empresas no siempre tienen el mismo volumen documental. Hay picos: campañas, auditorías, nuevos clientes, obras, licitaciones. Con el renting puedes aumentar usuarios o espacio cuando lo necesitas y estabilizar después. Esto es parecido a lo que ocurre en el software de gestión de propiedades: se paga por lo que se usa, se crece cuando hay más unidades que gestionar y se mantiene el sistema centralizado. La lógica es la misma: pagar en función de la necesidad, no de la capacidad máxima.

Ventaja 5: cumplimiento y trazabilidad

Una de las grandes aportaciones de las plataformas de gestión documental que ofrecen los integradores y fabricantes es el registro de auditoría: quién vio qué, quién cambió un documento, qué versión es la válida, cuánto tiempo hay que conservarlo. Esto es clave en gestión de calidad, en entorno sanitario, en contratación y en administración. El renting de OpenKM incluye esa capa de control, por lo que no renuncias a la parte normativa por no haber comprado la licencia.

¿Qué sigue haciendo la empresa?

1. Copias de seguridad. Aunque el proveedor te dé herramientas o servicio, la empresa debe definir su política de copias, retención y recuperación.
2. Administrar usuarios y permisos. Cada departamento tiene necesidades distintas; alguien interno debe gobernar eso.
3. Revisar integraciones. Si quieres que el sistema de gestión documental hable con tu ERP, con tu sistema de impresión o con tu correo, alguien debe coordinarlo.
4. Formar a los usuarios. De lo contrario se vuelve un “cajón digital” más. Por eso OpenKM ofrece OpenKM Academy, la plataforma e-learning que garantiza un aterrizaje suave al entorno.

¿Por qué hacerlo con OpenKM?

Porque OpenKM es un sistema de gestión documental maduro, modular y pensado para integrarse. No es una herramienta cerrada ni un visor de archivos; es una plataforma que permite:

• digitalizar y clasificar,
• aplicar metadatos,
• montar workflows ,
• controlar versiones,
• auditar accesos,
• ofrecer autoservicio a usuarios o delegaciones.

Y en modelo renting te llevas todo eso sin tener que justificar una inversión alta. Para empresas que ya están externalizando impresión, digitalización o consultoría documental, es el paso lógico: añadir el sistema de gestión documental en la misma modalidad de servicio.

¿Quién debe elegir renting?

• Organizaciones que no quieren parar el proyecto por presupuesto.
• Empresas que están cambiando de proveedor documental y prefieren probar primero.
• Entidades con plantillas distribuidas que necesitan un repositorio común.
• Departamentos que tienen que demostrar valor rápido (por ejemplo, administración o proyectos).
• Negocios que ya trabajan con contratos de servicio (impresión gestionada, digitalización, etc.) y quieren unificar todo en un pago periódico.

Conclusión y siguiente paso

El renting de software de gestión documental es la forma más directa de implantar OpenKM sin inversión inicial, con soporte incluido y con capacidad de crecer cuando lo haga tu volumen documental. Te permite tener hoy las funciones que necesitas (digitalizar, buscar, compartir, auditar) y pagarlas poco a poco, en vez de aplazar la transformación digital por falta de presupuesto.

Si quieres verlo aplicado a tu caso —número de usuarios, volumen de documentos, necesidades de integración y de copias de seguridad— contacta con nosotros y te preparamos una propuesta de renting de OpenKM ajustada a tu organización.