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Nuevas tendencias en gestión documental

 
Paco Ávila

Escrito por Paco Ácvila el 10 de septiembre de 2015

Las empresas utilizan cada vez menos los documentos en papel para dar paso a lo que denominaríamos “gestión digital de los documentos”. De hecho, ya existen organizaciones en las que todo se realiza de modo informatizado, dando al papel un protagonismo secundario (o terciario).

De ahí que estén surgiendo nuevas tendencias en cuanto a gestión documental. Algunas ya eran conocidas por el entorno del software documental, otras sin embargo, pueden crear tendencia esta temporada.

A continuación se explican algunas novedades con respecto a la gestión documental, y cómo influirán en la gestión empresarial de las organizaciones:

  1. Gestión de documentos en la Nube. Está claro que es uno de los pilares fundamentales en gestión documental. Las empresas ya no requieren de instalaciones costosas de software. Mediante la Nube podemos acceder a todos nuestros documentos rápidamente y de una manera muy sencilla.
  2. Formar parte de las Redes Sociales es fundamental. Una de las tendencias (no sólo en gestión documental) que las empresas están empezando a usar de forma habitual, es la gestión de redes sociales para la captación de clientes.
  3. Adaptación de DMS a smartphones. Si bien, esta no es una novedad, sí que lo es que los smartphones (o teléfonos inteligentes) están en constante evolución. Es por esto que es necesaria una actualización continua de los gestores documentales para el uso en móviles inteligentes.
  4. Creación de un portal para clientes. Los clientes poseen cada vez más autonomía en cuanto a gestionar sus propios documentos dentro de la organización, es un punto de confianza que la empresa está empezando a otorgar.
  5. Flujo de trabajo. Con esta función, la gestión de documentos se vuelve más rápida y eficaz. Ya que los gestores de proyectos pueden agilizar las operaciones mediante la integración de su programación, flujo de trabajo, comunicación y gestión documental dentro del mismo espacio.
  6. Si un gestor documental no se adapta a las necesidades del cliente, probablemente éste tome la decisión de prescindir del software. Un DMS debe siempre ser escalable, de ahí que muchos gestores documentales ya estén haciendo uso de esta función.
  7. Los servicios son cada vez más asequibles. Esto está marcando tendencia por el simple hecho de adaptar el software al bolsillo de diferentes organizaciones (ya sean PYMES o grandes empresas).


Estas siete tendencias nos dan una idea de lo que depara el futuro para el software de gestión de documentos. Las empresas están rechazando aplicaciones obsoletas a favor de soluciones integradas y fáciles de usar. La tecnología social, la computación en la nube y los dispositivos móviles han impactado de forma permanente, haciendo la vida más fácil para los profesionales de negocios en prácticamente todas las industrias.

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