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Digitalización de documentos

Ana CanteliEscrito por Ana Canteli el 08 de agosto de 2017

Piensa por un momento que trabajas en el departamentos de recursos humanos o cualquier otro departamento de tu empresa; y en los armarios, archivadores y espacio dedicado al almacenamiento de documentación en tu empresa, donde se guardan cientos de documentos, papeles, registros, imágenes, informes – muchos de los cuales pueden estar duplicados, dañados o incluso irreconocibles - ( control de calidad en el proceso de custodia de documentos ).

Ahora imagínate que recibes una petición para encontrar un documento en concreto de entre todas esas cajas, archivadores y estanterías. ¿ Cuán seguro estás de poder encontrarlo rápidamente? ¿ Cuán seguro estás simplemente, de que se encuentre en la habitación en la que te encuentras  y no en otro lugar?.

Gracias al proceso de digitalización de documentos ( documentos digitales, imágenes digitales, factura electrónica );  dudas y problemas tan básicos y comunes como estos desaparecen junto con todas esas cajas, archivadores y espacio dedicado al almacenamiento; que puedes utilizar y reinvertir en actividades más productivas.A la vez que se convierte toda esa información digitalizada en accesible y fácil de encontrar. Esto contribuirá a incrementar la eficiencia de todos los procesos de la empresa, ya que los empleados no necesitarán dedicar demasiado tiempo a buscar la información que necesitan. Se mejorará el control del acceso a la información, al aplicar políticas de seguridad informática y adicionalmente, se garantizará la autenticicad de los contenidos mediante procesos de firma digital.

OpenKM es un sistema de gestión documental que permite gestionar todo el proceso de digitalización de documentos dentro de las empresas.

¿Qué es el la digitalización de documentos?

Es el proceso que permite convertir un documento en papel en archivo digital, de forma que toda la información contenida en él se captura como una imagen. Para ello se utiliza equipamiento como scanners y aplicaciones especializadas. Si puedes imaginarte haciendo una fotografía a un documento, de forma que puedas leer la información contenida en él; esto se aproxima mucho a lo que significa la digitalización de documentos.

¿ Cómo funciona la digitalización de documentos ?

Cuando digitalizamos la documentación tenemos que hacerlo de forma que la información sea utilizable, accesible y esté disponible.

La documentación de la empresa puede utilizar multitud de canales y formatos: papel a través de correo postal; formato electrónico via fax, e-mail, formulario web, etc.

Estos son los pasos fundamentales que hemos de tener en cuenta en el proceso de digitalización:

1. Importación: la documentación de la empresa puede utilizar multitud de canales y formatos: papel a través de correo postal; formato electrónico via fax, e-mail, formulario web, etc. La dirección y el dpto. IT tiene que tener en cuenta todas las vías de entrada, distribución y entrega de documentación electrónica y todos los equipos utilizados para el tratamiento digital de la documentación.

2. Extracción: una vez la documentación es digitalizada e introducida en el sistema de gestión documental, el gestor ha de extraer la información contenida en ella. OpenKM es un software de gestión documental que dispone de utilidades de extracción de texto, que extraen todas las palabras contenidas en el cuerpo del documento, que permiten al usuario; desde buscar documentos en base a términos contenidos en el archivo, hasta determinar la tipología de documento gracias al motor OCR; embebido en el gestor documental. El software también incluye reconocimiento óptico de marcas -OMR - y la posibilidad de integrar el gestor con cualquier aplicación. De esta forma se facilita la interconexión de OpenKM con los programas pre-existentes en la compañía ( CRM, ERP, Bases de datos, entre otros ).

3. Clasificación: Una vez que la documentación está alojada en el gestor documental, los archivos pueden ser objeto de procedimientos internos o aplicación de procesos propios del negocio. Por ejemplo, los documentos identificados como formularios web, deben ser enviados al departamento de atención al cliente o de recursos humanos, mientras que los archivos clasificados como facturas  de un determinado proveedor, deben ser enviadas al departamento de facturación.

4. Validación: la información contenida en los documentos puede requerir ser gestionada por multitud de usuarios adscritos a diferentes departamentos, para comprobar que cumple todos los requisitos o es correcta. En estos casos la funcionalidad de automatización o el motor workflow incluido en OpenKM, facilita la labor de comprobación y validación, y asegura el cumplimiento riguroso de los procesos de negocio.

5. Distribución: la digitalización de documentos facilita la liberación de información para alimentar los sucesivos sistemas o aplicaciones utilizadas por las diferentes áreas de la empresa. Los SDK’S para JAVA, PHP o . NET que ofrece OpenKM, permiten de  forma muy sencilla, una rápida integración del gestor documental con otras aplicaciones. Esto permite acceder a los usuarios de otras sistemas, a la información digitalizada contenida dentro del sistema de gestión documental de una forma transparente.

¿Qué beneficios aporta la digitalización de documentos?

  • Incremento en la eficiencia de la recuperación: cuando ciertos documentos necesitan ser consultados con frecuencia; resulta costoso encontrar esas copias en papel para luego ser archivadas de nuevo. Esto es especialmente cierto cuando este tipo de documentos son archivados en almacenes deslocalizados del lugar de trabajo; o son gestionados por proveedores en almacén de archivos ( custodia de archivos o custodia externa ). En estos casos la digitalización de documentos, permite la conversión del documento en un formato accesible a través de Internet. Esto reduce considerablemente los costes e incrementa favorablemente la eficiencia en el trabajo. El software de gestión documental OpenKM dispone de un buscador que permite acceder fácilmente a esos documentos – consulta de documentos - que se requieren habitualmente mediante consultas pre-configuradas.
  • Distribución de documentación a todos los interesados: algunos documentos necesitan ser utilizados por multitud de personas de forma simultánea. Un buen ejemplo pueden ser las facturas pendientes de pago; que requieren la revisión y aprobación de multitud de departamento, que incluso están en diferentes ubicaciones. Una vez que la factura es digitalizada, se convierte en accesible para otro responsable, en otra planta del edificio o ubicado en otro país. Para compartir documentación dentro de la empresa, la digitalización de documentos es la solución ideal.
  • Búsqueda y recuperación de documentos: los documentos que han sido digitalizados deben contener información que faciliten su recuperación. En los sistemas de archivo en papel estas facilidades son las taxonomías o plan de archivo; dependerá del sistema utilizado. Con la digitalización de documentos, se suele incorporar la indexación de los mismos, que es el procedimiento que incorpora información descriptiva sobre la imagen. Esta información descriptiva – metadatados – puede ser buscada en una base de datos, que incrementa la velocidad de las búsquedas. En la imagen, podemos ver un ejemplo de búsqueda de archivo por metadato y el resultado.

  • Cumplimiento de requerimientos especiales: aunque los documentos en papel suelen ser la mejor evidencia de un hecho, hay diversas situaciones en los que el cumplimiento de requisitos demanda la conversión de los documentos en papel a formato digital. Por ejemplo la ISO 32000, que aconseja la conversión de los documentos en papel a formato PDF ( long term support format ), considerando que dicha extensión garantiza la distribución de documentos en formato electrónico, fuera de su entorno de creación o donde son previsualizados o impresos.

¿Debemos digitalar todo nuestro repositorio?

La respuesta debe de adecuarse a cada organización; a las obligaciones que ha de satisfacer en relación a clientes, instituciones o grupos de interés.

En general, documentos en papel que tienen un corto periodo de retención o que no requieren búsquedas, pueden permanecer en formato papel hasta su destrucción.

La digitalización de documentación es altamente recomendable para aquellos documentos que necesitan ser consultados, distribuidos, o son objeto de búsqueda y localización.

De lo que no cabe duda es de que la digitalización de documentos imprime mayor eficiencia al flujo de trabajo, acelerando los procesos de gestión de documentación; facilita el cumplimiento de requisitos, mejora la percepción de los servicios prestados y reduce los costes de operaciones.

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