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Sistema de gestión documental

Ana CanteliEscrito por Ana Canteli el 01 de septiembre de 2017

Hay mucha literatura y marketing alrededor de conceptos como éste: sistema de gestión documental, gestor de contenidos empresariales, gestor de documentos y registros electrónicos… hoy trataremos de definir los sistemas de gestión documental, qué les caracteriza y por qué elegir uno.

¿Qué es un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental es en origen, un programa informático para gestionar, almacenar y controlar el flujo de trabajo de documentos electrónicos, imágenes o documentos en papel, digitalizados a través de scanners.

Según la norma ISO 12651-2 un documento se define como “información registrada u objeto que puede ser tratado como una unidad”.

La gestión documental es la forma en la que una organización administra el flujo de documentos de todo tipo, permite recuperar la información contenida en ellos; determina el tiempo que los documentos deben guardarse y elimina aquellos que ya no sirven; a la vez que se conservan los documentos más valiosos.

Hoy en día los software de gestión documental ofrecen la plataforma – adaptable al tamaño de la organización - que necesitan las empresas, para responder a todas las necesidades relativas a la gestión de la información; sin que el formato, el origen o la fuente de la que provienen suponga una barrera para ellas.
Los software de gestión documental permiten:

  • que la información necesaria, sea accesible desde un punto central de acceso.
  • Permite a múltiples usuarios acceder al mismo documento de forma simultánea.
  • Elimina la necesidad de mantener la documentación en formato físico.

Lo que evita la pérdida de tiempo, de productividad, y competitividad vinculada al hecho de tener que buscar un documento en particular, entre los archivadores, estanterías y espacio dedicado a almacén.

Un sistema de gestión documental significa crecimiento profesional

Hoy en día, la mayoría de la gente no entiende por qué tiene que dedicar tiempo y energías a buscar y trabajar con información en papel. De hecho si lo pensamos, es ésta dinámica la que mantiene la labor del trabajo manual viva – incluso entre los directivos.

Cuando hablamos de trabajo, el tiempo es dinero. Cuanto más tiempo consumas envuelto en actividades administrativas asociadas al papel (enviar faxes, imprimir documentos para firmar, buscar en archivadores… ) menos serás retribuido por las actividades que verdaderamente definen tu puesto, y eso resta valor a tu presencia en la empresa; no importa tu talento, potencial, o lo motivado que estés.

Apostar por la gestión documental, e introducir el sistema de gestión documental necesario y adecuado para nuestro negocio, puede cambiar no sólo el ambiente de trabajo, si no la trayectoria profesional de los empleados y la posición de la empresa en el sector.

Los sistemas de gestión documental aportan seguridad

El formato electrónico ha disparado la producción de información y documentación a niveles nunca vistos hasta ahora.

Gestionar el ciclo de vida de toda esa información significa también hacerla accesible, particularmente para las personas involucradas – evitando por lo tanto las fugas y brechas de seguridad - .
El sistema de gestión documental de OpenKM ofrece 3 tipos de filtros de seguridad a distintos niveles:

  1. Sólo los usuarios con login y password podrán acceder al gestor documental, y por lo tanto a la información contenida de forma segura en él. El gestor documental de OpenKM permite integrarse con terceras bases de datos, Active Director y/ o LDAP; donde se encuentran centralizados los usuarios de la compañía.
  2. Cada usuario debe tener asignado un perfil en función de su posición dentro de la empresa, o en relación a las actividades que realiza. Esto definirá las funcionalidades, privilegios a su alcance y tipo de documentación a la que tiene acceso - una vez logueado dentro del sistema de gestión documental -, para desarrollar su labor.
  3.  La seguridad en OpenKM es gestionada a nivel granular. Se pueden aplicar diferentes filtros: acceso grupal (definido por departamento, posición dentro del organigrama... ) o acceso indivual; y habilitar o deshabilitar privilegios ( lectura, escritura, descarga, borrado…- el administrador podrá customizar la lista de privilegios- ), de la misma manera. Ésto es aplicable a cualquier tipo de información – carpeta, documento, correo electrónico (incluido los documentos adjuntos) y registros -.

Control sobre los documentos

Además, el marco legal obliga a muchas empresas que trabajan en determinadas industrias, a aplicar un control específico sobre sus documentos. Contabilidad, seguridad alimentaria, aparatos médicos, productos farmacológicos, atención sanitaria, tecnologías de la información… son sólo algunos ejemplos, de sectores en los que es obligatorio por ley, tener registrados los procedimientos, las instrucciones y las normas a aplicar (que además cambian a medida que se actualiza la legislación ) en la empresa.

Un sistema de gestión documental es un software de gestión, que proporciona el necesario control sobre la documentación y la información en los siguientes aspectos:

  • Seguridad: la seguridad es vital en la gestión de documentos. El gestor documental de OpenKM permite cumplir con las políticas de seguridad más exigentes, a la par que facilita la aplicación y mantemiento de las mismas.
  • Control de versiones: el sistema debe guardar y dar acceso a las diferentes fases por las que ha pasado el documento. El control de versiones es útil para ejercer la trazabilidad sobre archivos que cambian con el tiempo o que son actualizados; haciendo posible acceder a etapas previas, o hacer referencia a versiones anteriores. El gestor documental de OpenKM ofrece desde su pestaña “Historial” acceso al ciclo de vida completo del documento. Permite la descarga de versiones previas, la restauración de versiones diferentes a la actual y además; es capaz de detectar las diferencias de contenido entre versiones. De esta forma podemos ver muy fácilmente cuáles son las aportaciones de cada autor.
  • Sistema check-in check-out y bloqueo. Para poder registrar las versiones es necesario, poder editar los documentos desde el gestor documental. El sistema Live Edit de OpenKM permite editar los archivos con la aplicación que les corresponde ( reconoce la extensión del archivo y en consecuencia abre el archivo dentro de la aplicación adecuada ), a la vez que registra la apertura del documento en modo edición (check-in ). Cuando el usuario quiere guardar los cambios efectuados en el documento, los registra (check–out ) y guarda una nueva versión del documento. El archivo ha sido accesible en todo momento para el resto de usuarios, evitando que los autores sobreescriban unos sobre otros. Cuando el documento haya llegado a la versión final, el usuario – con acceso a la funcionalidad – podrá bloquearlo. De ésta forma se asegura de que no sea nuevamente modificado.
  • Auditoría: la gestión documental debe permitirnos realizar una reconstrucción de las acciones que han sido realizadas sobre un documento. Desde su creación – ya sea de un documento creado dentro del gestor documental, o introducido a través de procesos de digitalización – hasta su versión final, pasando por su distribución o entrega. El gestor documental de OpenKM ofrece desde la pestaña “Activity Log” acceso a la trazabilidad completa sobre el archivo. Además el Administrador tendrá la oportunidad de acceder con detalle, a todo lo acontecido dentro de OpenKM, obteniendo la información que necesita, en base a cualquier criterio que sea de su interés.

Componentes de un buen sistema de gestión documental

A parte de ofrecernos las utilidades necesarias para tener centralizado el almacenaje de documentos, ofrecer un punto central de acceso a la información, ejercer un control y seguridad adecuados a la documentación que tenemos dentro de la empresa; a la hora de elegir un sistema de gestión documental, debemos tener en cuenta otros elementos:

  • Creación: el sistema de gestión documental debe permitirnos crear documentos, tanto en formato electrónico, como aceptar la introducción de documentos en papel digitalizados. En este aspecto la suite OpenKM ofrece un asistente de scanner, que facilita la integración del gestor documental con los dispositivos de digitalización.
  • Captura: supone aceptar y procesar la información y documentación que entra dentro del sistema de gestión documental a través de otras fuentes, como impresoras multifunción o scanners. Los motores OCR ( Optical Character Recognition ) y OMR ( Optical Mark Recognition ) integrados en OpenKM, permiten capturar la información contenida en los documentos, para su posterior gestión y recuperación de documentos, de acuerdo a los intereses y necesidades de la empresa.
  • Integración: El gestor documental debe ofrecer facilidades para integrar el gestor a terceras aplicaciones, de forma que el sistema pueda obtener información de otros programas, o alimentar esas aplicaciones con información contenida en el sistema. En este caso el gestor documental de OpenKM ofrece SDK’s para Java, PHP y .NET.
  • Indexación: Cuando un documento accede al gestor documental, lo ideal es que la aplicación sea capaz de identificar el tipo de documento, para así clasificarlo correctamente y hacer un uso adecuado del archivo. La labor de indexación es de vital importancia a la hora de la recuperación de documentos almacenados en el sistema. OpenKM utiliza diversas funcionalidades, desde el OCR, hasta la extracción de texto para permitir la correcta indexación de la documentación.
  • Metadatos: básicamente, se trata de información clave del documento. Puede estar contenida dentro del archivo ( el código de barras de un producto ) o relacionado con él ( información almacenada en una base de datos que informa sobre el origen, la fecha de envío, de entrega… datos que no aparecen de forma explícita en el documento) El gestor documental de OpenKM con la funcionalidad de Metadatos, permite al Administrador, crear, actualizar y gestionar los metadatos que los usuarios necesitan, para llevar a cabo su labor.
  • Colaboración: A nivel básico el gestor documental debe permitir al usuario autorizado, acceder al documento. El documento debe ser protegido de la interferencia de otros usuarios mientras un compañero está trabajando – editando – el archivo. OpenKM, gracias a su sistema de edición Live Edit permite a un usuario editar el documento, mientras éste sigue siendo accesible para consultar su contenido. Además, a través de la funcionalidad chat, las pestañas Notas, Previsualización, Foro- donde los usuarios pueden compartir sugerencias o ideas - o Wiki – donde detallan las fuentes bibliográficas que están utilizando – del panel de Propiedades del archivo; pueden mantener un canal de comunicación constante con otros usuarios.
  • Validación: Es el proceso que permite identificar los archivos que no cumplen algún criterio. Errores ortográficos, campos en blanco, archivos dañados... En este aspecto OpenKM, a través de la funcionalidad Automatización, permite la aplicación de procedimientos a los documentos; y en caso de que no se cumpla algún criterio, el gestor depositará los documentos defectuosos en por ejemplo, una carpeta a la que el usuario validador esté suscrito; para así recibir notificaciones cada vez que exista documentación.
  • Workflow: Los motores workflow permiten construir un flujo de trabajo que hace posible gestionar la documentación o la información, de forma que se cumplan todos los requisitos del proceso. OpenKM ofrece un motor workflow embebido capaz de soportar los procesos de negocio más sofisticados, a la vez que puede integrarse fácilmente con otras soluciones workflow.
  • Búsqueda: el sistema de gestión documental debe permitir localizar rápidamente la información. OpenKM permite tanto la búsqueda por texto libre, como la más sofisticada a partir de los metadatos del archivo. En OpenKM se puede buscar por: contexto – si la información está guardada en el repositorio, o en documentos personales, plantillas…- por contenido – palabras contenidas en el cuerpo del documento – por nombre, por palabras clave, por autor, por rango de fechas, por su ubicación en el directorio de carpetas, por categoría, por tipo – documento, carpeta, correo electrónico, registro- o por la extensión del archivo entre otros campos de filtrado. En OpenKM podemos lanzar búsquedas incluso por las notas añadidas al archivo. Y por metadatos, información específica contenida o asignada a los documentos.
  • Recuperación: de un documento almacenado en el sistema de gestión documental. Aunque la noción pueda parecer simple, la labor de recuperación de un activo digital puede ser compleja. La búsqueda simple puede permitir la recuperación de un documento concreto utilizando para ello una indexación básica. Pero para proporcionar una recuperación más versátil, el sistema debe permitir al usuario encontrar un documento por datos parciales que respondan al identificador del archivo, o metadatos. Este es el caso del motor de búsqueda de OpenKM, que a través de la búsqueda por contenido permite devolver el documento que responde a las palabras introducidas en el buscador.
  • Distribución: Un documento preparado para su distribución debe estar en un formato que no permita ser alterado y garantizar la longevidad en el tiempo ( long term document format ). En este aspecto OpenKM permite la conversión de documentación a PDF, o a cualquier formato que garantize la integridad de la información.
  • Publicación: La puesta a disposición del público de un documento, supone que ese archivo ha sido revisado, y aprobado para tal fin; de forma que se evita cualquier inexactitud o error que pueda afectar al público objetivo. En este sentido OpenKM, a través de la plataforma KCenter ofrece el entorno ideal para poner a disposición del público en general y de grupos de interés en particular ( proveedores, clientes, entre otros escenarios…) la información que necesitan en relación a productos y servicios que ofrezca la empresa.
  • Reproducir: A la hora de sacar información del gestor documental, el sistema ha de facilitarla, en el formato que permita presentarla del modo adecuado. OpenKM permite la previsualización de documentación en un formato neutro desde la que el usuario puede lanzar trabajos de impresión, previsualizando el resultado final. Por otro lado el motor de generación de informes, soporta la creación de informes personalizados en diferentes extensiones ( PDF, CSV, texto o Excel )

Como puedes comprobar, el concepto de la gestión documental o gestión de contenidos ( que es un término que ha tenido un cierto éxito comercial en los últimos años), ha cambiado mucho desde sus orígenes; cuando lo que se pedía al programa era almacenaje, garantizar el acceso a la documentación y minimizar el stockage físico.
Hoy en día, los sistemas de gestión documental deben no sólo satisfacer estas premisas, si no estar preparados para servir como sistema de información donde gestionar el trabajo diario de los usuarios; ofrecer el entorno adecuado donde procesar la información y documentación que necesitan, para desarrollar su labor y tener el potencial de adaptarse a diferentes escenarios. Por esto, la tecnología Open Source supone un elemento estratégico en las empresas, porque les permite amortizar y adaptar en el largo plazo, la tecnología elegida.

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