Escrito por Ana Canteli el 1 de marzo de 2019
La importancia del escaneo de documentos o de convertir los documentos en papel en documentos electrónicos, estriva en el objetivo de hacer accesible la información para que las personas puedan consultarla y utilizarla. Cualquier documento mal identificado puede archivarse de forma errónea o incluso perderse. Además según las últimas estadísticas, buscar un documento almacenador de forma deficiente puede costar 122$ por hoja o hasta un 20% de productividad del personal.
En ocasiones, por motivos legales y normativos es necesario conservar los documentos en formato físico durante años. Pero la mayoría de documentos: facturas, albarenes,documentos comerciales y registros se pueden digitalizar fácilmente. La digitalización de archivos de nuestro histórico es la forma más sencilla de introducirse en la transformación digital y adoptar la oficina sin papeles en nuestro negocio. Tan sólo digitalizando parte de la documentación que diaremente manejamos, ganaremos en eficiencia y seguridad.
El servicio de escaneo de documentos ofrece múltiples ventajas:
Para potenciar y optimizar la digitaización de documentos es recomendable utilizar un sistema de gestión documental, algo que puede convertir el proceso en un caso de éxito. Con él lograremos realizar muchas más actividades y llevar acabo más tareas en nuestro proyecto de escaneo de documentos.Tras el escaneado podremos aplicar la extracción de texto, la identificación de tipos documentales, la captura de datos, el indexado, la clasificación o categoración, etc.
Como hemos dicho, un sistema de gestión electrónica puede ayudarnos a maximizar el rendimiento del servicio de digitalización de archivos o nuestros esfuerzos encaminados a la transformación digital.
En cualquier organización los elementos más importantes son las personas, los equipos y el software empleados para cumplir nuestros objetivos, siendo los programas el punto de unión entre todos ellos que aporta los siguientes beneficios:
El sistema de gestión documental OpenKM ha sido implementado con éxito en organizaciones de todo tipo, desde ONG, pasando por administraciones públicas, instituciones docentes y empresas de todos los ámbitos de actividad.
Con OpenKM la organización tendrá completa libertad para organizar el servicios de escaneo de documentos. Uno de los puntos fuertes de OpenKM es que se puede integrar de forma transparente con terceras aplicaciones; no presenta barreras tecnológicas para integrarse con cualquier dispositivo de digitalización de archivos, lo que facilita la adquisición, implementación y amortización del proyecto. De hecho el software aporta su propio cliente de scanner cuyo único requisito es que el dispositivo siga el protocolo TWAIN. Y si esto no fuese suficiente, el sistema incluye SDK’s en Java, PHP y .NET que permite la creación de contectores entre el gestor documental y la suite de la programas de la empresa.
De cara a la preparación de un proyecto de transformación digital para pasar de la gestión documental en papel a la gestión documental electrónica ,hay varios elementos a tener en cuenta:
Con OpenKM cualquier organización puede eliminar el papel de sus flujos de trabajo y si éste es imposible de eliminar de la ecuación, mediante la proceso de digitalización se ahorra espacio y tiempo. Un documento escaneado o digitalizado puede ser gestionado a nivel electrónico gracias al motor workflow de OpenKM. O manipulado a través de los automatismos o tareas inteligentes implementadas por la organización. Ambas son alternativas para maximizar la eficiencia de los procesos de la entidad, al mismo tiempo que se minimizan los errores humanos.
Por otro lado, el sistema de gestión de la seguridad de OpenKM en diversos niveles, ofrece una cobertura global a los contenidos de la organización. Con el gestor documental, sólo los usuarios autentificados en el sistema podrán acceder a los documentos escaneados. Después la organización por roles y la asignación de perfiles determinará las condiciones de acceso a los documentos digitalizados. Y la gestión de la seguirdad a nivel granular permite la definición flexible de la política de privacidad y uso de los elementos escaneados. Incluso con la plataforma Kcenter de OpenKM se pueden crear nuevas aplicaciones, con su propia política de privacidad y como por ejemplo un portal para clientes y proveedores, que les proporcionar una interfaz a medida, una sucesión de pantallas pensada para facilitarles las tareas, etc. Un elemento más que contribuye a mejorar el servicio al cliente y la productividad percivida por todos los integrantes del negocio.
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