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Ana Canteli

Escrito por Ana Canteli el 13 agosto de 2021

 En la época estival, cuando en varios sectores empresariales se ralentiza la productividad, es el momento ideal para valorar las posibilidades de mejora de gestión en la empresa, a través de proyectos de diversa índole.  Desde el planteamiento de cursos de mejora de competencias digitales, en consonancia con la filosofía de formación continua. Hasta la organización de proyectos de software en la entidad.  Para iniciativas tan dispares pero aún así relacionadas; el equipo encargado de la implementación de una nueva herramienta TIC , que puede no ser el destinatario de la misma - resulta muy conveniente ofrecer al personal la posibilidad de aprender nuevas habilidades -. No en vano, cuando una organización se plantea realizar una inversión en un proyecto informático es para mejorar en varios aspectos: 

  • Mejorar la seguridad de la información
  • Facilitar la recuperación de datos
  • Reducir el espacio de almacenamiento
  • Propiciar entornos colaborativos más atractivos
  • Garantizar el control de versiones
  • Proporcionar una pista de auditoría efectiva

Entre otros objetivos. Y para abordar todos estos cambios, sería muy positivo ofertar a los miembros de la organización, la posibilidad de ampliar su formación, tanto para mejorar sus habilidades digitales, como para fortalecer su posición en el mercado laboral. 

No hay que olvidar que la información es un activo muy importante para cualquier organización. Los documentos facilitan la gestión y toma de decisiones, contribuyen al mantenimiento de la transparencia, la creación del capital intelectual y memoria de la misma. Además de ser imprescindibles para la prestación de servicios o la rendición de cuentas; éstos tienen valor como prueba, a nivel estratégico o legal.

Por otro lado, hay que tener en cuenta que el rápido desarrollo y expansión de las TIC, motivado por la demanda de datos en mayor cantidad y calidad, el abandono progresivo del papel – entre otros factores -  hacen que de forma inexorable, la sociedad en su conjunto avance hacia una realidad más digital. Y con ello la necesidad de trabajar con herramientas tecnológicas que nos ayuden a abordar el uso y gestión de la información que las empresas crean y administran.

A este respecto es necesario reconocer, que aún hay muchas organizaciones que no tienen conciencia o no perciben que su documentación forma parte de sus activos, tanto como sus bienes muebles o inmuebles son parte también de su patrimonio. De hecho sólo cuando ocurre alguna calamidad se dan cuenta de lo importantes que son para continuar con la actividad o preservar la propia organización. 

En este sentido, la gestión documental ayuda a detentar el control de la información y los software especializados en gestión de documentos electrónicos ayudan a alcanzar esta meta aportando muchos beneficios; entre los más importantes, ahorro en tiempo y dinero y mejor preservación documental. Éstas ventajas contribuyen a incrementar la efectividad de la organización y a hacerla más resiliente ante los cambios.

La gestión de los recursos documentales, los procesos de negocio, la colaboración, la gestión del conocimiento, la reutilización de la información, la gestión del ciclo de vida de la misma, la gestión del cambio, la arquitectura empresarial… Se ha vendido la idea de que todos estos factores se pueden abordar con la implantación de nuevas herramientas tecnológicas. Pero ¿realmente se puede sostener tal afirmación si la gente que las usa no sabe cómo hacerlo? ¿O desconoce el significado o alcance de sus tareas?. La implementación de soluciones tecnológicas también plantea nuevas necesidades; como definir y aplicar políticas de preservación a largo plazo, protocolos de integración - de los nuevos sistemas con los programas informáticos preexistentes en la organización - incluso planes de adquisición e implementación software coordinados, sólo por citar algunas.

Los sistemas de gestión documental, como OpenKM, reúnen las funcionalidades necesarias para la gestión de documentos electrónicos, pero también de los documentos en papel. Sirve para facilitar a las empresas la organización del fondo documental, controlarlo, mantener la relación entre los archivos ( esto da la oportunidad de mejorar la organización con la creación, por ejemplo, de expedientes ) garantizar el flujo documental entre entidades - usuarios, departamentos, sistemas, etc.- 

Los software de gestión documental de alta calidad sirven también para ejercer el control sobre la eliminación, conservación temporal o preservación definitiva de la información; de acuerdo a tablas de retención documental que, junto a los cuadros de clasificación documental, inventarios documentales, tablas de control de acceso y demás instrumentos de gestión documental, avalan la correcta implementación y desarrollo en el tiempo del sistema de gestión documental de la organización.

Como se puede comprender, para hacer frente a todas estos requisitos se hace imprescindible contar con un marco de referencia sobre la implementación de un sistema de gestión documental, basado en estándares internacionales para definir los requerimientos funcionales y operativos del sistema. Que a su vez estarán basados en las políticas, procedimientos y prácticas de gestión documental que determinarán el mejor modelo de gestión para la empresa.

Por todas estas razones, OpenKM, junto a la  La Escuela Superior de Archivística y Gestión de Documentos de la Universidad Autónoma de Barcelona ofrece el curso Consultor en implementación de sistemas de gestión documental, de modo que los beneficiarios sean capaces de emprender este tipo de proyectos estratégicos, con garantías y con el aval de tener todos los conocimientos necesarios para abordarlo.  No espere más y aproveche la oferta de verano, accediendo al curso a mitad de precio. 

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