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Por qué un sistema de gestión de documentos es esencial en todas las empresas

Escrito por Claudia Jeff el 6 de Noveimbre 2020

Ha habido momentos en que las empresas solían prosperar gracias a la pura suerte y el trabajo duro. Ahora, para que una empresa prospere, requiere un esfuerzo constante y consistente. Desde hacerse con un lugar en el mercado hasta mantenerse, se requiere mucho más que suerte para que una empresa crezca con éxito.

Los datos y la información son el corazón de una empresa. Conocer cada detalle sobre su consumidor y mantener un conjunto de datos registrados es lo que hace que la empresa avance con información relevante para ayudar a los responsables de negocios. Es por eso que la mayoría de las empresas tienen la capacidad de producir una asombrosa cantidad de datos a diario. Pero la producción de datos no es la clave. Cuantos más datos se generan, más eficiente es la solución de software de gestión de documentos que se requiere.

 ¿Qué es un sistema de gestión documental?

 En pocas palabras, un sistema de gestión documental es una forma automatizada de organizar, capturar y digitalizar de forma segura documentos y tareas para etiquetar y aprobar una tarea completada. El sistema de gestión de documentos electrónicos trabaja a través de sus archivos para almacenar datos en un gestor documental en la nube.

¿Por qué es importante la documentación en una organización?

Según estadísticas recientes sobre los sistemas de gestión de documentos y archivo en la nube, a partir de 2020, ha habido un ahorro general del 86% en documentación. Ahora, estas cifras sugieren claramente por qué la documentación digital es esencial para una organización. No sólo libera el coste inicial, el tiempo y el esfuerzo; sino que una vez que la mentalidad de los profesionales cambia para no considerar el papeleo como parte de sus trabajos, toda la trayectoria de la realización de operaciones comerciales se volverá más eficiente.

¿Cuál es el propósito de un sistema de gestión de documentos?

 El propósito principal de un sistema de gestión documental es la eficiencia. Lo que muchas empresas no se dan cuenta es que el arduo trabajo que consideran parte de las tareas de un empleado es en realidad una pérdida de tiempo. Su contratación basada en habilidades se puede utilizar mejor para diseñar estrategias de avance comercial, que para sentarse y hacer trámites. El meticuloso proceso de envío de faxes, búsqueda, archivo y manejo manual de determinados documentos puede integrarse en un software de gestión de documentos eficiente. No sólo automatizará el flujo de trabajo y todos sus procesos, sino que será mucho más que un simple almacenamiento en la nube.

Una solución de gestión documental avanzada puede manejar una gran cantidad de archivos en papel que entran y salen de su negocio. Puede dedicar ese valioso tiempo a hacer lo que realmente es su objetivo, que se basa en habilidades y no en las tareas administrativas que emprende con tanta diligencia como parte de su trabajo.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema de gestión documental?

La gestión de datos e información es una responsabilidad desafiante. Por lo tanto, los documentos, que son uno de los componentes esenciales de cualquier empresa, no pueden dejarse solos y deben cuidarse y gestionarse de forma coherente. Dependiendo de la naturaleza de su negocio, los productos de gestión documental pueden proporcionar una buena cantidad de beneficios. Estos son algunos de los principales beneficios de la gestión de documentos que puede esperar para cumplir con sus necesidades.

  1. Reducción del espacio de almacenamiento

Cuanta más documentación en papel requiera su empresa, más capacidad de almacenamiento necesitará para guardarla. El gasto para almacenar documentos en papel es adicional si lo considera, pero se puede erradicar con la misma facilidad. Una solución digital basada en software para administrar sus documentos es todo lo que necesita en lugar de un archivador, espacio de almacenamiento, cajas o contenedores de papel para descartar cualquier información irrelevante. Liberará automáticamente espacio de oficina para actividades mejores y más productivas. Aunque si hay documentos que requieren un almacenamiento masivo en un formato de copias impresas, pueden almacenarse fácilmente fuera, en un espacio de almacenamiento sin comprometer la capacidad de almacenamiento de su empresa.

  1. Mejor seguridad

Muchas empresas almacenan información confidencial a través de su papeleo y documentación. Es por eso que un sistema de gestión documental le proporciona una mejor regulación de seguridad que le ahorra el riesgo y la amenaza de perder información relevante y vital. No sólo ofrece un fácil acceso remoto a múltiples ubicaciones, sino que también puede regular los permisos de usuario que pueden editar el documento y controlar su uso compartido. Además, una característica adicional de una solución de gestión documental es que deja rastros de auditoría. Por lo tanto, si quisiera saber quién vió, editó o accedió a un documento para modificarlo, lo sabría y sería rastreable hasta el usuario.

  1. Mejora del cumplimiento normativo

Muchas veces sucede que un documento no es único. Tiene que regularse anualmente, como una licencia de funcionamiento, o puede dar lugar a que se retire el permiso; se cobren multas y se revoquen oportunidades comerciales. Es por eso que, debido al cumplimiento normativo necesario, los documentos individuales no pueden simplemente guardarse y olvidarse. Lo que hace una solución de gestión documental a este respecto es mantener seguro el registro reglamentario dentro del sistema y, en consecuencia, recordarle que lo actualice antes de la fecha de vencimiento. Los horarios se pueden automatizar y personalizar fácilmente para cumplir con estos requisitos.

  1. Recuperación más sencilla de documentos

Imagínese tener que buscar un documento en una enorme sala de almacenamiento de documentos con pilas y pilas de muchos archivos alineados, y tiene esa información vital en ese archivo que tiene que mostrar en la reunión que tendrá lugar en una hora. Suena estresante, ¿verdad? Entonces es confuso descubrir que las empresas aún prefieren seguir la ruta más intensa y larga de trabajo de un empleado diligente para recuperar archivos importantes. cuando puede suceder instantáneamente con un clic de un botón. Un sistema de gestióndocumental tomará su programa de búsqueda de palabras clave aleatorias y le presentará el archivo que ha estado buscando.

  1. Mejor colaboración entre el equipo

No sólo un software de gestión de documentos almacenaría sus archivos, sino que también le permitirá acceder instantáneamente, editar opciones y proporcionar mejores funciones de colaboración en general para su fuerza laboral y equipo. Todos los miembros del equipo pueden acceder a documentos en la plataforma durante una reunión para saber exactamente de qué se está hablando y tener una mejor comprensión de las cosas al estar en la misma página. Esto no sólo pondrá a todos los miembros del equipo en el mismo nivel de intercambio de información, sino que también ofrecerá una excelente solución de administración, que lo librará de hacer un montón de copias de un documento y distribuirlo en todos los ámbitos.

  1. Copia de seguridad mejorada y recuperación ante desastres

Imagínese perder todos sus archivos y documentos importantes en un incendio en su lugar de trabajo. Tal situación puede pasar porque es extraño que ocurran desastres. Desde un terremoto que hace que el techo se derrumbe hasta la temporada de monzones que provocan inundaciones y ahogan su papeleo por completo, ningún seguro cubre la pérdida al tener una copia de seguridad confiable que le proporcione copias de los mismos archivos. Es por eso que los sistemas de gestión de documentos le permiten una solución de respaldo mejorada y un programa de recuperación de desastres para todos sus archivos y documentos importantes.

  1. Beneficios intangibles

Además de todos los beneficios tangibles mencionados anteriormente, existen algunos beneficios intangibles que hacen que un gestor documental sea una parte valiosa e integral de su proceso de conducción comercial, sin importar de qué tipo sea. Desde servicios de redacción académica hasta una tienda de comercio electrónico, un buen sistema de gestión documental haría que todas las empresas estuvieran mejor reguladas. A continuación se presentan las cinco principales razones para la gestión del conocimiento:

  • Flexibilidad
  • Competitividad
  • Tranquilidad
  • Libertad
  • Crecimiento profesional

¿Cuáles son las características de un sistema de gestión de documentos?

Un sistema de gestión de documentos eficiente busca brindar los beneficios mencionados anteriormente a través de las siguientes funciones de gestión de documentos:

  1. Identificación de repositorios para todo tipo de documentos

Donde los documentos en papel se almacenarían en archivadores en todo el espacio de trabajo en un almacén dedicado o en un departamento específico, un documento electrónico se puede almacenar fácilmente en un ordenador de escritorio local de cada usuario, recurso humano y empleado. Los conectará a través de un servidor centralizado a un repositorio de documentos dedicado. Se esperaría que un buen software de gestión documental indicará dónde está almacenado un documento, desde dónde se puede acceder e incluso producir el documento solicitado.

  1. Crea un sistema clasificado para documentos

Ya no es necesario clasificar manualmente los archivos o mantenerlos en diferentes departamentos según su relevancia. Ahora, un sistema de  gestión documental hará la clasificación por usted y lo ayudará a clasificar sus documentos hasta los más mínimos detalles que los hacen diferentes de los demás. Puede crear fácilmente un sistema jerárquico que facilite la búsqueda de un documento específico y ayude a una recuperación de documentos más eficiente a través de un programa de motor de búsqueda, justo a tiempo.

  1. Reglas y plantillas para una mejor creación y originalidad

Puede utilizar diferentes plantillas y crear un documento original dentro de la plataforma de software. Luego, puede pasar por el proceso de administración de documentos para establecer una regla controlada sobre quién puede verlo, acceder a él y editarlo en consecuencia. Esta característica le ayudaría a mantener su documento seguro y original lejos de fugas y acceso no autorizado. Puede controlar fácilmente, así como rastrear, el documento que está bajo observación indiscreta  de quien puede querer abusar de él.

  1. Herramientas para especificar un documento que se adapte a los procesos comerciales

Un sistema de gestión documental tendría que alertar y programar herramientas que den a conocer los documentos específicos que requieren aprobación, regulación o cualquier otro requisito previo a tomar. Además de esto, un software de gestión documental alertaría a todos o específicamente a la persona interesada, para que regrese al documento y no compartiría detalles innecesarios con todos los espectadores. Incluso funcionará como una unidad de servidor centralizada para enviar anuncios y alertas importantes que preocupan a todos.

  1. Políticas y procedimientos específicos de archivo

Esta función promueve la realización de negocios en un entorno controlado. Un sistema de gestión de documentos tendría políticas y procedimientos estrictos establecidos por el controlador, la alta gerencia y la administración sobre cómo lidiar con la creación de documentos antiguos que podrían no ser importantes en la actualidad y son parte de la recopilación de datos relevantes para las empresas. Los documentos se archivarían y tendrían acceso controlado o incluso podrían destruirse permanentemente sin ningún registro anterior si ya no son útiles.

  1. Instalaciones para una rápida recuperación

La razón para implementar software de gestión documental es principalmente ahorrar tiempo y mejorar la productividad, que es inicialmente el objetivo central de cualquier sistema de gestión de documentos eficaz. Cualquier instalación o característica que pueda hacer que el proceso de recuperación sea más fácil y más eficiente es cómo puede diferenciar entre los diferentes tipos de gestores documentales. El mejor tendría el motor de búsqueda y la política de palabras clave para la recuperación de comandos en cualquier momento del día.

  1. Procedimientos de seguridad mejorados para evitar el acceso no autorizado

Además de todas las características que se suman para controlar el proceso comercial y proporcionar un entorno seguro y rastreable, existen procedimientos y características de seguridad mejorados que garantizan y le permiten gestionar un negocio regulado. Le permite tener pistas de auditoría que se pueden rastrear hasta el último usuario y le indican con precisión qué usuario accedió a qué archivo y para qué en caso de violaciones de datos.

En resumén

Con todo, un sistema de gestión de documentos es valioso para ahorrar esfuerzo, tiempo y recursos económicos. No sólo es valioso para reducir los costes operativos, sino que le brinda una mejor participación de los empleados y relaciones con los clientes, así como una oficina sin papeles. Muchas organizacionesy empresas globables ya han establecido y emprendido un programa de gestión documental eficiente. Es hora de que  las empresas locales, y las pequeñas organizaciones privadas adopten los beneficios personalizados que un sistema de gestión documental puede proporcionar y vean crecer su negocio en poco tiempo.

Sobre la autora: Claudia Jeffrey trabaja actualmente como analista digital en MHR, redactora y entrenadora en Assignment Assistance; una excelente plataforma para comprar cursos. Es una profesional con experiencia en software de gestión. Habiendo trabajado durante una cantidad significativa de tiempo con corporaciones más grandes, ha adquirido experiencia que comparte en su blog con una audiencia apreciable.

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