OpenKM Analytics: cómo monitorizar y analizar un repositorio documental

OpenKM Analytics: cómo monitorizar y analizar un repositorio documental

Escrito por OpenKM el 8 octubre 2026

Para tomar buenas decisiones sobre un repositorio de documentos, es necesario saber qué está sucediendo dentro de él. Cómo crece, qué contenidos son más activos, cómo se comporta el acceso, si hay tareas de indexación pendientes, cómo evolucionan los flujos de trabajo o cómo se están utilizando las funciones de inteligencia artificial... Todos estos datos nos brindan una información mucho mejor sobre el funcionamiento real de la plataforma.

¿Qué es OpenKM Analytics y para qué sirve?

Por esta razón, OpenKM tiene una nueva sección (Analytics) donde en un solo lugar vemos en términos generales el estado, uso y evolución del sistema. El nuevo panel contiene casi 40 gráficos y tablas relacionadas con el crecimiento del repositorio, la actividad de los usuarios, el acceso, la indexación, la inteligencia artificial, los procesos y la infraestructura, entre otros.

¿Qué aporta la analítica a la gestión documental?

La principal novedad es precisamente esa amplitud de perspectiva. Las estadísticas ya no se centran en las acciones individuales de los usuarios, sino que nos dicen cómo se está utilizando OpenKM en su conjunto: desde la evolución del volumen de documentos hasta el consumo de IA y el costo estimado (también la actividad de los flujos de trabajo), el estado de ciertos componentes técnicos, etc. Esta visión permite a diferentes perfiles (administradores, gerentes de sistemas y seguridad, gerentes de procesos o gerentes de presupuesto) consultar indicadores relacionados con sus propias necesidades y obtener una lectura más completa del funcionamiento de OpenKM.

Cómo analizar el crecimiento de un repositorio documental

Una de las primeras preguntas que Analytics puede responder es muy simple en principio: ¿cómo está creciendo nuestro repositorio de documentos? El panel le permite ver cómo están evolucionando el almacenamiento y el número de elementos (documentos, correos electrónicos, archivos y carpetas), la distribución por tipo de archivo, etc. También le dice qué tamaño tienen los documentos en promedio según su formato y qué carpetas concentran más información. Para un administrador, estos indicadores brindan contexto. Saber cuánto espacio ocupa actualmente el repositorio no es lo mismo que saber cómo evolucionará y qué formatos o áreas concentrarán ese crecimiento: una carpeta que acumula mucha información o un cierto tipo de archivo cuyo volumen está aumentando progresivamente pueden convertirse en señales para analizar. Analytics da así otra dimensión al repositorio: además de gestionar la información, permite entender cómo evoluciona.

Cómo medir el uso y la actividad de un sistema de gestión documental

Métricas de actividad de los usuarios

La actividad de los usuarios sigue siendo parte del análisis, pero ahora parece más integrada en un panorama más amplio. Analytics le permite saber quién contribuye más, descarga o elimina documentos y cuánto tiempo están bloqueados para edición (etc.). El punto no es construir un sistema de vigilancia individual, sino ayudar a entender qué se está haciendo realmente con la plataforma: ¿dónde se concentra el trabajo, qué usuarios muestran más actividad o qué situaciones necesitan revisión?

Control de accesos y seguridad del repositorio

Esta información se complementa con datos de seguridad y acceso. El panel le permite rastrear el progreso en los intentos de acceso (enfocándose en los fallidos), qué usuarios concentran un mayor número de intentos de inicio de sesión y dónde las cuentas han estado sin usar durante largos períodos. Así, Analytics reúne información sobre la actividad de los documentos con otra relacionada con cómo se accede al sistema para que los administradores y gerentes de seguridad obtengan indicadores adicionales sobre lo que está sucediendo dentro de la plataforma.

Cómo monitorizar la indexación de documentos y detectar errores

Encontrar información rápidamente es una de las funciones principales en un repositorio de documentos. Por eso, Analytics también tiene métricas sobre las colas de indexación y la extracción de texto.

Cómo controlar la cola de indexación

Desde el panel, puede ver cuántos documentos/correos electrónicos están pendientes de indexación, qué sucede con esa cola a lo largo del tiempo y qué advertencias ocurren con más frecuencia durante la extracción de texto. Estos indicadores están dirigidos específicamente a los equipos técnicos que mantienen OpenKM.

Cómo detectar errores en la extracción de texto

Si la cola de indexación crece constantemente o ciertas advertencias comienzan a repetirse, tener esta información facilita detectar situaciones que valen la pena revisar antes de que impacten en la experiencia de búsqueda del usuario. Analytics convierte así cosas que normalmente suceden detrás de escena en información visible y mucho más fácil de interpretar.

Cómo medir el uso y el coste de la inteligencia artificial en gestión documental

Métricas de consumo de IA en procesos documentales

Una de las partes más interesantes del nuevo panel es sobre inteligencia artificial. OpenKM tiene funciones de IA aplicadas a diferentes escenarios documentales (extracción de datos, chat de documentos y clasificación automática). Analytics ahora también muestra estadísticas sobre cómo se utilizan estas capacidades. El panel muestra el consumo de IA día a día, por tipo de operación y usuario, consumo de tokens, costo estimado y llamadas fallidas. Esto responde a preguntas cada vez más importantes para las organizaciones que tienen inteligencia artificial:

Control de tokens, costes y llamadas fallidas

• ¿Qué funciones se están utilizando?
• ¿Cómo está cambiando su consumo?
• ¿Qué operaciones concentran más uso?
• ¿Qué costo estimado está generando ese consumo?
• ¿Hay llamadas fallidas? Es una gran diferencia.

La inteligencia artificial en una plataforma es una parte del proceso; los datos para entender cómo se utiliza realmente brindan una capa adicional de control y análisis. Para los equipos técnicos, significa visibilidad del funcionamiento de estas operaciones; para los gerentes de presupuesto, brinda información sobre el consumo y el costo estimado; y para la organización, permite entender qué presencia tiene la IA en el uso diario de OpenKM.

Cómo analizar los flujos de trabajo y detectar cuellos de botella

Cómo identificar tareas pendientes y procesos estancados

Pero el análisis no se detiene con los documentos. OpenKM también incluye estadísticas sobre flujos de trabajo y procesos empresariales: Analytics muestra cuántos procesos se han iniciado, cuántos están en ejecución y cuántos completados; tareas pendientes por proceso y persona; tareas que no se han resuelto durante demasiado tiempo; procesos que permanecen estancados.

Cómo medir los tiempos de ejecución de los procesos

A esto se añaden métricas sobre el tiempo promedio de ejecución de tareas y procesos completos (información de actividad sobre esos procesos). Así obtenemos una visión similar a la de un panel de procesos: ¿cuellos de botella? ¿Tareas que tardan demasiado? ¿Cargas de trabajo desequilibradas? Para las personas que supervisan los flujos de trabajo, Analytics es así una visión global de cómo funcionan los procesos en OpenKM.

Cómo monitorizar la capacidad y la infraestructura de un repositorio documental

La nueva pestaña también contiene información sobre la infraestructura que soporta OpenKM. Entre estos indicadores se encuentran la memoria disponible y el espacio en disco (a nivel de sistema operativo y a nivel de aplicación). Estos datos son especialmente útiles para los equipos encargados de sistemas y administración, ya que mantienen visible el estado de ciertos recursos técnicos y anticipan posibles necesidades de capacidad.

¿Quién puede utilizar OpenKM Analytics?

Esta diversidad de indicadores confirma uno de los puntos principales de Analytics: no está diseñado para un solo perfil. El administrador puede analizar el crecimiento/capacidad; los gerentes de seguridad el acceso; los gerentes de área el uso de contenido; los equipos técnicos la indexación y la infraestructura; aquellos que supervisan presupuestos el consumo de IA; los gerentes de procesos la evolución de los flujos de trabajo.

Cómo convertir los datos del repositorio en mejores decisiones

Cada acción en un repositorio de documentos brinda información sobre cómo está funcionando. El crecimiento del contenido, la actividad de los usuarios, el comportamiento de los procesos, las colas de indexación o el consumo de IA son señales que, cuando se analizan juntas, brindan una imagen mucho más completa. Analytics recopila estas señales y las convierte en métricas y estadísticas para que podamos entender el estado y la evolución de OpenKM. Incluir indicadores específicos de IA también se vuelve importante aquí: a medida que estas tecnologías se convierten en parte de más operaciones documentales, saber cuánto se utilizan, consumen, el costo estimado y las posibles llamadas fallidas es información útil tanto desde un punto de vista técnico como organizacional. El resultado es una visión que va mucho más allá de qué usuario ha realizado esta acción. Analytics nos permite ver cómo OpenKM está funcionando y siendo utilizado como plataforma (repositorio, usuarios, búsqueda, procesos, infraestructura e inteligencia artificial). Descubra OpenKM Analytics.

¿Quiere saber cómo OpenKM Analytics puede ayudarle a comprender mejor el crecimiento de su repositorio, la actividad de sus procesos y el uso de la inteligencia artificial en su organización? Solicite una demostración de OpenKM y vea por sí mismo cómo estas nuevas capacidades le permiten obtener una visión más completa del estado, uso y evolución de su plataforma de documentos.