OKMFlow en Acción: Guía Práctica para Dominar el Workflow Nativo de OpenKM

OKMFlow en Acción: Guía Práctica para Dominar el Workflow Nativo de OpenKM

Escrito por Ana Canteli el 30 de junio de 2025

Contar con un software de gestión documental potente y versátil es clave para la automatización de procesos y la mejora continua de los procesos empresariales. OKMFlow, el motor de workflows nativo de OpenKM, se ha convertido en una herramienta indispensable para organizaciones que buscan implementar mejores prácticas en la gestión de documentos y en la optimización de su sistema de gestión documental.

A diferencia de soluciones externas, OKMFlow está completamente integrado en OpenKM, lo que facilita la definición, ejecución y seguimiento de flujos sin necesidad de herramientas adicionales. En esta guía práctica exploramos su funcionamiento desde el punto de vista operativo, centrándonos en casos reales y funcionalidades que permiten reducir tareas manuales, garantizar el cumplimiento normativo y mejorar la colaboración.

Primeros pasos con OKMFlow

Para comenzar, es fundamental tener instalado el motor OKMFlow en su versión correspondiente, que trabaja con Java 17. El proceso de instalación incluye la creación de la base de datos, configuración de puertos y validación de usuarios. Una vez completado este paso, se establece la conexión entre OpenKM y el servidor de workflow, permitiendo iniciar sesión directamente desde la interfaz habitual del gestor documental.

El primer workflow puede ser tan sencillo como una transición entre un nodo de inicio y otro de fin. Esta estructura básica ya permite definir variables de contexto, registrar instancias y realizar acciones automáticas como la creación de logs. Con OKMFlow, cada variable queda disponible durante todo el ciclo de vida del proceso, facilitando la gestión del conocimiento y la toma de decisiones automatizadas.

Formularios electrónicos y tareas asignadas

Una de las funcionalidades clave de OKMFlow es la gestión de formularios electrónicos a través de tareas. Estos formularios pueden incluir campos de texto, menús desplegables, opciones requeridas y validaciones numéricas. Las tareas pueden asignarse a usuarios específicos; al iniciador del flujo, a miembros de un rol determinado o incluso a una lista compartida.

Por ejemplo, en un proceso de aprobación de una factura electrónica, el usuario introduce los datos en el formulario inicial. En la siguiente tarea, los campos se presentan como solo lectura y se solicita la validación del montante. Finalmente, según el valor ingresado, el flujo puede dirigirse a diferentes departamentos, como el departamento de recursos humanos, ventas o IT, integrando lógicas condicionales mediante nodos de decisión.

Acciones automatizadas para optimizar tus flujos

Las acciones son bloques de código que permiten interactuar directamente con el API de OpenKM. Entre las tareas automatizadas se incluyen: creación de carpetas dinámicas, asignación de metadatos, estampado de documentos, renombrado automático y movimiento entre repositorios.

Estas acciones son fundamentales para evitar tareas repetitivas y asegurar que cada documento pase por las etapas definidas, como el control de versiones o la firma digital. Además, permiten implementar una práctica recomendada en cada fase de la gestión documental.

Gestión de variables y contexto compartido

La potencia de OKMFlow se encuentra también en su gestión de variables de proceso. Las variables se almacenan en un "context" que actúa como un mapa compartido entre tareas. Esto permite que, por ejemplo, un valor introducido en un formulario sea utilizado posteriormente para decidir la ruta del flujo, establecer destinatarios de correos electrónicos o aplicar acciones específicas.

Este sistema mejora la trazabilidad y da una visión global de cada ejecución, siendo compatible con requerimientos de auditoría y cumplimiento normativo. Además, el contexto es actualizable, lo que posibilita una adaptación continua del flujo sin perder información previa.

Transiciones y sistemas de flujo condicionales

Las transiciones entre tareas y acciones en OKMFlow pueden definirse de forma estática o dinámica. Usando nodos de decisión y acciones que devuelven cadenas de texto, es posible condicionar el recorrido del flujo a valores específicos: un importe, una selección de departamento o el estado de validación.

Esto permite modelar procesos complejos de forma sencilla y transparente, convirtiendo un sistema de gestión documental tradicional en una plataforma de business process management centrada en la gestión de procesos.

Comunicación interna mediante correos electrónicos

OKMFlow permite enviar correos electrónicos automáticos desde el propio flujo. Estos correos pueden incluir enlaces al documento, formularios pendientes o incluso accesos temporales para usuarios externos mediante tokens. La plantilla de correo es configurable mediante el archivo de propiedades y permite insertar variables del contexto usando Freemarker.

De esta manera, se mejora la comunicación interna y se garantiza que todos los actores involucrados estén informados en tiempo real.

Casos de uso para procesos empresariales

La flexibilidad de OKMFlow lo hace ideal para diferentes tipos de documentos y escenarios como:

• Gestión de calidad con trazabilidad de revisiones.
• Procesos de validación legal mediante firmas electrónicas.
• Flujos de aprobación de presupuestos o altas de artículos en un catálogo de productos.
• Implementación de un canal de denuncias confidencial y automatizado.

Cada uno de estos escenarios se beneficia de un enfoque orientado a flujos de trabajo automatizado y lógicas de decisión inteligente.

Claves para optimizar tus procesos

Adoptar OKMFlow implica también una revisión de tus flujos actuales para eliminar redundancias y alinear la gestión documental con los objetivos de negocio. Algunas claves para optimizar:

• Identificar cuellos de botella en procesos críticos.
• Estandarizar los formularios y transiciones según tus preferencias.
• Mapear flujos frecuentes y convertirlos en plantillas reutilizables.
• Aplicar automatización de procesos en etapas repetitivas o predecibles.

Esto no solo mejora la eficiencia, sino que convierte al sistema de gestión documental en un verdadero motor de valor para el contenido empresarial.

Conclusión

OKMFlow transforma la manera en que gestionamos nuestros documentos y tareas dentro de OpenKM. Gracias a su integración nativa, a las posibilidades de configuración avanzadas y a su compatibilidad con sistemas de workflow, permite implementar automatización de procesos con agilidad, escalabilidad y alineación con las necesidades del negocio.

Para quienes buscan un gestor documental que no solo almacene archivos sino que potencie sus procesos, OKMFlow representa una forma eficiente de evolucionar hacia la excelencia operativa.