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La importancia de un software de gestión documental en las administraciones públicas

Ana Canteli

Escrito por Ana Canteli el 23 de agosto de 2019

Las TIC son una constante en la vida cotidiana de todos y que está presente en cada vez más áreas de nuestras vidas. El sector público no es una excepción; de hecho las nuevas tecnologías permiten a las administraciones públicas la gestión de sus servicios con mayor calidad y eficiencia, tanto en la rendición del servicio, como en el uso de recursos.

Hay un número creciente de administraciones a nivel mundial que se están sumando a la implementación de sistemas de gestión documental electrónica para gestionar el flujo de trabajo, la seguridad de la información y optimizar los procesos documentales de su personal y de los ciudadanos. No en vano, la Administración Pública es un importante generador de información como productor de leyes, registros personales ( política de privacidad ), información histórica, geográfica, medioambiental, o científica, entre otras. Dicha información es muy útil, no sólo para la administración, si no también para los ciudadanos y organizaciones privadas.

La gestión documental supone entre otras acciones, la custodia, protección y destrucción controlada de documentos. En organizaciones, sobre todo cuando éstas cuentan con una larga trayectoria - como suelen ser las administraciones públicas - se guardan muchos documentos en papel; algunos importantes y que es necesario mantener, pero que al estar en formato físico, ocupan mucho espacio y dificultan el acceso a ellos.

Hoy en día, los software de gestión documental son una herramienta para la organización y administración de la información, pero también actúan como un catalizador de la gestión del conocimiento y de la mejora continua. Significan también una solución que aporta transparencia a los organismos públicos, ya que al digitalizar documentos en papel, se facilita el acceso, flujo de trabajo y disposición de los mismos, a aquellos que los necesitan.

Objetivos de un sistema de gestión documental electrónica en la administración pública

La incorporación de nuevos gestores documentales debe ser el resultado de una planificación previa. 1º Se ha de analizar cuál o cuáles son los objetivos que se desean alcanzar y en qué periodo de tiempo se han de materializar. Uno de los objetivos más básicos suele ser la mejora de la gestión de la información, proporcionando un acceso efectivo y rápido a todos los trabajadores de la administración. Otro, un poco más elaborado, puede ser la mejora de la toma de decisiones y la gestión documental para aumentar la eficiencia y la productividad del personal. Esto, también nos podría ayudar a alcanzar un objetivo de calado global o estratégico; como sería promover la gestión integral de los recursos informativos o contenidos, que genere la administración pública, en un periodo de tiempo determinado.

El sistema de gestión de documentos y registros electrónicos OpenKM, ha sido implementado con éxito en múltiples organismos públicos a nivel local, regional, nacional e internacional, contribuyendo de forma notable a la consecución de los siguientes objetivos:

  • Optimización de la tramitación administrativa: los procesos administrativos que en papel duraban días, semanas o incluso meses, con OpenKM son agilizados de forma que los usuarios podrán realizarlos en minutos, descargando al personal de tareas rutinarias, con poco valor añadido y en ocasiones, fuente de multitud de errores humanos.
  • Estandarización de documentos administrativos: documentos que en su origen analógico tenían su razón de ser, pueden ser ahora archivos ineficaces, que bien deben evolucionar o declararlos obsoletos, para promover tipos documentales más eficientes y útiles para la administración pública online.
  • Organización de la documentación administrativa: el sistema de gestión documental garantiza la aplicación de los criterios que han de ordenar la inserción o creación de documentos, así como los flujos de trabajo resultado de la actividad del organismo público. Conocer el nivel que le corresponde a cada documento, así como garantizar la seguridad de la información y la aplicación de la política de privacidad de los datos personales. 
  • Aplicación de políticas de conservación de documentos en papel y documentos electrónicos: a través del Plan de Archivo incluido en OpenKM, los responsables en gestión documental, pueden realizar análisis exhaustivos sobre los tipos de documentos que tienen y establecer cuál debe ser su ciclo de vida, y qué etapas lo componen.

Amenazas a la implementación de un sistema de gestión documental en las entidades públicas

En ocasiones, la introducción de nuevos gestores documentales en un sistema organizativo en marcha, puede verse como algo negativo, o un elemento inquietante por parte del personal o los beneficiarios del statu quo. Esto es algo que puede frenar el proceso de implementación o aceptación del software de gestión documental

  • Temor ante la posibilidad de pérdida del puesto de trabajo: se trata de uno de los temores infundados más importantes, pues potencialmente puede afectar a todos los recursos humanos de la administración. Es importante poner especial hincapié en el personal, para hacerle saber que la implementación de gestores documentales no va a destruir ningún puesto de trabajo; bien al contrario, contribuirá a robustecer la posición de cada empleado, al incrementar la productividad y eficiencia de los servicios que prestan.
  • Resistencia al cambio: es otro de los factores íntimamente relacionados con el capital humano del organismo público. Va desde el miedo a la tecnología de personas que llevan desempeñando sus labores de forma tradicional toda su vida profesional, a aquellas que tienen dificultades de adaptación a nuevos protocolos o formas de actuar. Por eso en OpenKM ofrecemos cursos de formación para usuarios finales, Administradores o Desarrolladores, que se pueden adaptar a las necesidades de la entidad.
  • Tensiones internas: a veces hay disputas entre diferentes áreas o secciones de un mismo organismo público, en ocasiones debido a la idea preconcebida, de que un departamento o grupo de personas, van a beneficiarse más que otras de la implementación del software de gestión documental. Es algo muy fácil de evitar estableciendo una estrategia de trabajo y comunicación colaborativa, al alcance de todas las unidades productivas, para que éstas puedan expresar y poner de manifiesto sus necesidades y expectativas. El sistema de gestión documental de OpenKM contiene un gestor de tareas, que facilita la gestión de proyectos interdepartamentales ( como podría ser la gestión de la política de privacidad ) y reuniones multidisciplinares que el personal necesite.
  • Interoperabilidad: uno de los puntos clave, sobre todo para los responsables TIC de las administraciones públicas. A lo largo de los años se van adquiriendo diferentes soluciones tecnológicas que envejecen de forma distinta. Unas se van actualizando, otras pasan a formar parte del legado tecnológico de la administración, pero en definitiva, todas ellas deberían funcionar como un único ecosistema. Para ello OpenKM incorpora SDK’s en Java, PHP y .NET para permitir la integración con cualquier tercera aplicación.

Beneficios de la implementación de un software de gestión documental

La instalación de OpenKM en administraciones públicas ha proporcionado los siguientes beneficios:

  • Permite la creación de multitud de repositorios documentales: tanto distribuidos como unificados, según las necesidades.
  • Trazabilidad completa: en la gestión documental desde el control de versiones hasta log de auditoría, en el que se recogen todos los eventos que afectan a cada documento; así como el log de actividad de cada usuario.
  • Control y seguimiento de procesos: el sistema es capaz de implementar cualquier procedimiento documental o flujo de trabajo en versión electrónica, lo que posibilita el examen de cualquier evento.
  • Multiusuario: con gestión de perfiles, roles y gestión de la seguridad a nivel granular.
  • Facilita la recuperación de información y documentos: a través del motor de búsqueda se puede buscar y encontrar cualquier archivo en base a multitud de datos o criterios, desde búsqueda por contenido, a búsqueda por metadatos, etc.
  • Posibilidad de customización: lo que hace que el sistema sea completamente transparente para el usuario. OpenKM puede actuar como front-end o back-end según el caso de uso.
  • Escalabilidad: tanto de la capacidad de repositorio, como de número de usuarios, pasando por el soporte y conversión de una amplia gama de formatos documentales.
  • Interconexión: la suite OpenKM facilita la conexión y comunicación del software de gestión documental con el resto de la infraestructura tecnológica de la entidad.

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