La diferencia entre gestión documental y gestión de registros

La diferencia entre gestión documental y gestión de registros

Escrito por Ana Canteli el 14 de agosto de 2025

¿Gestión documental electrónica o gestión de registros electrónicos? Diferencias en alcance, cumplimiento, retención, ejemplos y recomendaciones para elegir.

Un sistema de gestión documental se centra en los documentos, en particular en los documentos activos; crear, editar, versionar, colaborar e integrarse con el resto de la suite software. Mientras, un sistema de gestión de registros se centra en los documentos con valor probatorio. Un borrador es un documento, pero nunca podrá ser un registro. Sobre los registros, un sistema de gestión especializado en ellos aplica la retención, disposición final, conserva la cadena de custodia y asegura el cumplimiento legal y normativo. Así, en la práctica diaria un sistema de gestión documental impulsa la productividad, mientras que un sistema de gestión de registros reduce riesgos y sanciones.

Gestión documental vs gestión de registros: las 8 diferencias clave

Aunque la gestión documental y la gestión de registros se parezcan (incluso, en muchos casos, ambas disciplinas están relacionadas, y en otros, se tienen que aplicar de forma simultánea) hay una serie de diferencias, que nos pueden ayudar a identificar correctamente ambas opciones.

• Objetivo y alcance: Mientras el sistema de gestión documental busca mejorar la colaboración, la productividad, la reducción de tiempo en los ciclos documentales y evitar la aparición de documentos huérfanos, mediante la centralización del repositorio documental; el sistema de gestión de registros vela por el cumplimiento legal y normativo y la protección del valor probatorio de los documentos. Asegura que la información obligatoria se mantiene el tiempo necesario y también que se elimina en la forma y los plazos establecidos.

• Ciclos de vida y gobernanza: en un software de gestión documental el ciclo es creación → revisión → aprobación → publicación → archivado. En un software de gestión de registros, el ciclo de vida es declaración de registro, retención basada en hechos (por ejemplo: fin de contrato), suspensiones (por motivos legales) y disposición final o expurgo.

• Cumplimiento legal y normativo: En un sistema de gestión documental las reglas de conservación son simples y existe cierto grado de discrecionalidad. Pero un software de gestión de registros exige calendarios de retención por tipo de documento y definir la jurisdicción de cada uno de ellos; quien aprueba y cómo la disposición, establecer protocolos de suspensión avalados para casos de litigios o auditorías.

• Metadatos y trazabilidad: en gestión documental, los metadatos se utilizan principalmente para organizar la documentación en base a multiples criterios y para mejorar la búsqueda. Mejora la auditoría operativa. En el caso de la gestión de registros, los metadatos tienen un valor eminentemente probatorio. Establecen quién/qué/cuándo/por qué; recogen metadatos de firmas y evidencias de autenticidad e integridad.

• Control de versiones y copia oficial: en un sistema de gestión documental el control de versiones es correlativo y producto habitualmente de varios autores ( v1, v2, v3…). En la gestión de registros, se establece cuál es la versión oficial (se eleva a estado de registro), controla qué se establece, cómo evidencia y qué se elimina (puede haber versiones intermedias, que no sea necesario conservar).

• Seguridad y controles de acceso: En un software de gestión documental la política de seguridad está al servicio de los requerimientos de equipos de trabajo, departamentos y proyectos. Mientras que en un sistema de gestión de registros, se establece un conjunto mínimo de privilegios, y también la segregación de funciones, auditorías periódicas de acceso y la revisión de políticas para datos sensibles.

• Integraciones y automatización: para un software de gestión documental se espera que la plataforma ofrezca funcionalidades de edición, archivo de correo electrónico, firmas electrónicas, ocr, o que cuente con medios para integrarse con estas soluciones, o con otros softwares como ERP’s o CRM. En el caso de los sistemas de gestión de registros, estos deben de estar automatizados en función del marco legal, las reglas de archivística aplicables, calendarios de retención, workflow de disposición o bloqueo legal, con evidencia automática, para facilitar auditorías e inspecciones.

• Costes y retorno de la inversión: Con un sistema de gestión documental se busca el ahorro de tiempo, la disminución de errores y mayor amortización de la información creada. Con un sistema de gestión de registros, el objetivo es la reducción de riesgos por litigios y sanciones, menores costes de almacenamiento y mantener la confianza de las administraciones públicas y auditores autorizados.

¿Gestión documental o gestión de registros? Depende de tu sector

Como habíamos dicho anteriormente, la gestión documental y la gestión de registros son diferentes, pero también pueden ser complementarias, e incluso obligatorias. ¿Cómo saberlo? Principalmente por tu sector de actividad. Si trabajar en un sector regulado, aparte de gestión documental, lo más probable es que necesites implementar gestión de registros. Aquí vamos a mencionar algunos casos

Legal y sector público.

Si trabajas para asesorías, despachos de abogados o administraciones públicas, tendrás que cumplir con plazos de conservación, requisitos de transparencia, políticas de seguridad con acceso restringido, custodia, auditoría y bloqueo legal. En este caso necesitas un software de gestión de registros electrónicos. Puedes complementarlo con gestión documental para compilar correctamente el repositorio documental

Sanidad y finanzas

Ambos sectores manejan grandes volúmenes de información sensible que requieren de estrictas auditorías. Gracias a la gestión de registros, estas entidades pueden fijar calendarios de expiración y protocolos de expurgo, mientras que la gestión documental les proporcionará la trazabilidad necesaria, evitando duplicados y preservando la confidencialidad.

Logística y manufacturas

Este tipo de organizaciones necesitan registros de calidad, trazabilidad en tiempo real y acceso multiplataforma a documentación técnica. En estos casos, la gestión documental facilita la colaboración simultánea y la relación con terceras partes (clientes y proveedores, principalmente) y la gestión de registros, facilita la obtención y conservación de certificaciones

Recursos Humanos y back-office

Documentación fiscal, legal y de uso interno. Altas a la seguridad social, nóminas, permisos, becas, subvenciones, etc. Estos tipos documentales necesitan de gestión documental para los trámites y tarea internas propios de cada organización. Pero también respetar calendarios de actividad laboral por país, región, ciudad y gestionar otros casos de uso como cancelación de perfiles, borrado de datos personales, etc. Y para eso, la gestión de registros es fundamental.

OpenKM: Sistema de gestión de documentos y registros electrónicos

Como puedes comprobar, es más fácil de lo que piensas trabajar en cualquier sector de actividad y encontrar que la gestión documental y de registros no son una opción, sino más bien, una necesidad.

OpenKM es un software de gestión documental y de registros electrónicos. Con esta plataforma puedes implementar la política de retención de registros y la automatización documental que necesites. Analizar la pista de auditoría por autor, contenido o evento. Generar informes, sobre cualquier aspecto de interés e incluso realizar actividades de eDiscovery, en caso necesario. También facilita la colaboración entre usuarios, y la integración con terceras aplicaciones, incluida IA, motores OCR, IDP y workflows.

Para sacar el máximo partido de un software tan potente, desde OpenKM ofrecemos cursos formativos en OpenKM Academy, especializados por perfiles. Solicítanos una demo online personalizada para ver con detenimiento tu caso.