Gestión documental desarrollada IV

Gestión documental desarrollada IV

Escrito por Ana Canteli el 2 de abril de 2024

Desde el intercambio seguro de documentos hasta la firma electrónica con certificado digital y la organización eficaz de la gestión documental, OpenKM proporciona herramientas integrales diseñadas para satisfacer las necesidades más exigentes de las organizaciones modernas. En este post, exploraremos tres de estos módulos clave.

Transmittal

El módulo de Transmittal de OpenKM ofrece una solución integral para el intercambio seguro y efectivo de documentación entre empresas y departamentos dentro de una organización.

En la actualidad, compartir información de manera rápida y segura es fundamental para el éxito de proyectos complejos que involucran a múltiples partes interesadas. Aunque herramientas como Dropbox o Google Drive son comunes, no garantizan la trazabilidad completa del proceso de envío y recepción de documentos, lo que puede resultar en errores y disputas.

El módulo Transmittal de OpenKM aborda este problema al proporcionar un sistema que permite distribuir información de manera controlada y asegurar que los destinatarios reciban los documentos correctamente. Esto se logra a través de un proceso sencillo que incluye la selección de documentos, la precisión en la selección de destinatarios y la notificación instantánea por correo electrónico.

Un caso de uso ilustrativo sería el de una empresa constructora que necesita mantener actualizada a su equipo con la última documentación del proyecto. Con el módulo Transmittal, la empresa puede garantizar que todos los involucrados estén informados de cualquier cambio o nueva incorporación al proyecto, evitando el uso de documentación obsoleta.

Las características clave del módulo incluyen la capacidad de compartir información con usuarios internos y externos de la empresa, la notificación instantánea de nuevos envíos y la trazabilidad completa del proceso de distribución. Esto proporciona a la empresa un control total sobre la documentación compartida, lo que resulta en un proceso funcional, rápido y seguro para compartir información.

Módulo Firma de Correo Electrónico con Certificado Digital

El módulo de firma de correos electrónicos con certificado digital de OpenKM proporciona una solución integral para garantizar la autenticidad, integridad y no repudio de las comunicaciones por correo electrónico.

El certificado digital vincula la identidad del firmante con el contenido del mensaje, lo que ayuda a prevenir la suplantación de identidad y asegura que el contenido no ha sido alterado durante el envío.

Al utilizar el certificado digital, los usuarios pueden beneficiarse de una serie de ventajas, incluida la autenticidad de la firma, la integridad del contenido y la protección contra el repudio. Esto no solo proporciona seguridad legal y jurídica a la información, sino que también mejora la confianza de los usuarios y reduce el riesgo de que los mensajes sean considerados spam.

El uso de la firma electrónica con certificado digital es especialmente útil en relaciones con entidades públicas y privadas, ya que agiliza procesos, mejora la eficiencia y promueve la gestión online de procesos altamente regulados. Además, OpenKM ofrece la posibilidad de implementar este módulo en su sistema de gestión documental, lo que permite enviar y recibir correos electrónicos firmados electrónicamente y realizar diversas actividades de gestión y búsqueda de comunicaciones. Si estás interesado, puedes solicitar una demo online personalizada para conocer más sobre esta funcionalidad.

Plan de Archivo

El módulo de Plan de Archivo de OpenKM es una herramienta esencial para organizar eficazmente la gestión documental de cualquier organización. Permite crear y gestionar planes detallados que establecen políticas y procedimientos para la clasificación, almacenamiento, retención y eliminación de documentos.

¿Cómo se crea un plan de archivo?

Para crear un plan de archivo, es necesario inventariar los contenidos de la organización. El plan de archivo consta de:

• Descripción de los tipos de documentos
• Clasificación de registros (documentos, registros, correo)
• Ubicación de registros
• Cronograma y período de retención
• Asignación de tipos de registros al responsable.

La tabla de clasificación en OpenKM consta de secciones (creadas con jerarquía) y series documentales (que corresponden a documentos, correos electrónicos y registros). Todas las series documentales pertenecen a una sección, lo que permite crear la tabla de clasificación.

Las secciones y series documentales forman la tabla de clasificación, que consiste en una jerarquía de nodos. Hay dos tipos de nodos: series documentales y nodos utilizados solo para aplicar propiedades a los hijos (nodos de tipo "herencia"). La opción de extensión crea un nodo cuyo objetivo es aplicar automáticamente cambios a todos sus hijos. La opción de clonación se utiliza para clonar una serie.

El objetivo de la serie documental es proporcionar seguridad, definir criterios de catalogación, establecer seguridad para objetos de la serie documental a nivel de usuario y grupo, y establecer criterios de catalogación específicos.

El estado de los registros se gestiona mediante el proceso de disposición, que maneja las etapas del ciclo de vida del documento y su eliminación.

Para crear una nueva serie documental en el plan de archivo, se completa un formulario con información como nombre, código, tipo de nodo, ubicación, grupo de metadatos, etc.

Una vez creada, la nueva serie documental aparecerá en la lista y se pueden establecer configuraciones adicionales como seguridad, criterios de catalogación y gestión de registros.

Conclusión 

Los módulos Transmittal, Firma de Correo Electrónico con Certificado Digital y Plan de Archivo de OpenKM ofrecen soluciones completas y eficientes para las necesidades de gestión documental y comunicación de cualquier organización.  Si buscas optimizar tus procesos de gestión documental y comunicación, ¡no dudes en explorar lo que OpenKM puede hacer por ti! Solicita tu demo online personalizada.