Gestión documental con Inteligencia Artificial en cloud

Gestión documental con Inteligencia Artificial en cloud

Escrito por Ana Canteli el 19 de septiembre de 2025

Antes de hablar de inteligencia artificial, hazte dos sencillas preguntas 

• ¿Dónde están los documentos de mi empresa? 

• ¿Qué leyes se están aplicando sobre la documentación? 

Si la respuesta en ambos casos es M365, iCloud, Drive o similar, no puedes saber con exactitud la ubicación de tu información y tampoco el marco legal aplicable. Tampoco puedes saber con rigor quién accedió a qué ni cuándo; porque no tienes soberanía de datos. 

Tienes comodidad, sí, pero no control sobre tu información. En este post, complementario a la publicación, gestión documental con IA on-premise, queremos ayudarte a dar el salto: usar IA para trabajar mejor, pero sin renunciar al control sobre tus datos y asegurando el cumplimiento del RGPD. 

¿Por qué OpenKM Cloud? 

Porque ofrece gestión documental con Inteligencia Artificial alojado en data centers propios. ¿ Qué significa? 

• Ubicación bajo tu control: eliges el lugar de residencia de tus datos. Tanto en la UE, para cumplir con el RGPD, como en otros centros de datos propios de OpenKM fuera de la UE. 

• Gobernabilidad unificada: puedes definir la política de seguridad desde un único lugar (permisos, auditorías, calendario de retención, etc.) 

• IA dentro del perímetro: todas las tareas que desees ejecutar mediante inteligencia artificial, sin sacar tus documentos y tus datos a servicios opacos. 

• Seguridad por arquitectura: el software de gestión documental OpenKM Cloud proporciona por diseño cifrado en tránsito y reposo, doble factor de autenticación, control de versiones, back ups incrementales, servicio técnico y mantenimiento de servidores propios, incluidos. 

• Integración: OpenKM con IA en modo SaaS también incluye una completa documentación con API’s, SDK y multitud de aplicaciones satélite para solucionar todos los casos de uso que pueda experimentar un usuario con sus documentos, datos e información. 

Los servicios generalistas (M365, iCloud, Drive) son adecuados para colaboración básica. Pero no están pensados para garantizarte soberanía si tu prioridad es saber dónde residen tus documentos, bajo qué ley, con qué retención y qué IA los procesa. 

La pregunta clave: ¿Cómo uso IA y cumplo el RGPD a la vez? 

Aquí, una serie de premisas: 

• Selección de ubicación y definición de cadena de tratamiento: Para cumplir con los requerimientos legales del RGPD sólo necesitas contratar los servicios de OpenKM Cloud en su data center de la UE, y documentar quienes son los encargados y subencargados del tratamiento de datos en tu empresa. OpenKM ofrece un completo log de actividad para realizar cualquier investigación o auditoría, en caso necesario. 

• Base jurídica y Evaluación de Impacto: identifica la base de tratamiento de los datos por la IA (contrato, interés legítimo) y realiza la evaluación de impacto cuando corresponda. 

• Minimización y finalidad: la IA procesará sólo lo estrictamente necesario y no entrenará modelos públicos con tus datos. 

• Definición de la política de seguridad: que en OpenKM es granular; se define por roles, perfiles, privilegios. Siempre genera una pista de auditoría comprensible para un auditor. 

• Calendario de retención y plan de archivo: OpenKM proporciona un plan de archivo para que la organización pueda establecer calendarios de disposición final por tipos de documentos, aplicar bloqueos legales por investigación, en caso necesario y destrucción documental certificada.

¿Qué gana tu organización con con gestión documental + IA en cloud ? 

• Confianza a terceros: Puedes mirar a un cliente o auditor a los ojos y explicar con detalle la residencia, los accesos y la retención. 

• Confianza hacia dentro. Los equipos trabajan más rápido porque los documentos se encuentran, se entienden y se gobiernan (se aplica sobre ellos la política de seguridad conocida por el personal). 

• Menos riesgo operativo. Menos copias sueltas, menos fugas accidentales, menos dependencia de “quien sabe dónde está cada cosa”. 

¿Y las soluciones generalistas (M365, iCloud, Drive)? 

Son adecuadas para colaborar y compartir de forma ágil. Pero, no nacieron con un mandato de soberanía; de hecho todas las aplicaciones se han trasladado del escritorio a la nube ¿Por qué?. 

En organizaciones donde el RGPD, la jurisdicción, la retención y trazabilidad son innegociables, necesitas un sistema de gestión documental que trate la gobernanza como pilar fundamental del control documental, y una IA in situ que no te obligue a renunciar a ese control. 

Primer paso: comprueba hoy dónde están tus documentos 

No necesitas un proyecto eterno para empezar. Haz una verificación de residencia: ¿puedes demostrar en qué región están tus expedientes y quién accedió? Si la respuesta no es un “sí” con evidencias, ya has encontrado tu primer objetivo. Con OpenKM Cloud puedes alojar tus documentos en un entorno con IA y, a la vez, cumplir la legislación vigente: residencia UE, minimización, trazabilidad, retención y restauración probada. No es una promesa; es un conjunto de pruebas que tu organización podrá mostrar cuando toque. 

Caso real: un bufete de abogados que pasa del caos al control 

El punto de partida

Un despacho con cuatro áreas —Administrativo, Tributario, Mercantil y Penal— trabajaba con una mezcla de carpetas en Drive/OneDrive, adjuntos en correo y discos locales. La foto te sonará: documentos duplicados, versiones contradictorias, dudas sobre está realmente el expediente y muchas horas perdidas buscando “la última versión”. 

La implantación

Con OpenKM Cloud se definió una taxonomía por cliente y asunto y se activó la IA de OpenKM para clasificar automáticamente escritos, contratos y poderes notariales; se extrajeron los datos clave (n.º de expediente, órgano, fechas, partes) y los guardó como metadatos obligatorios. Se crearon automatismo de alta de asunto, workflows de revisión, firma y envío. Se activaron alertas de vencimiento y de acceso a documentos marcados como “confidenciales”, y se habilitaron informes de actividad, residencia de datos y calendarios de retenciones. Por último, se integró el archivo de correos electrónicos: lo relevante dejó de esconderse en bandejas personales. 

Los resultados

El despacho supo responder a la pregunta “¿dónde están nuestros expedientes y bajo qué ley?” con documentación verificable. Las búsquedas y la preparación de requerimientos pasaron de horas a minutos. El Delegado de Protección de Datos ganó tranquilidad (y tiempo) y las áreas vieron que la IA no es “magia”, sino productividad con control. 

¿Lo vemos con tu caso?– Podemos convertir la taxonomía y los metadatos sugeridos en un piloto en tu entorno y preparar un white paper —con los mismos contenidos— para que lo compartas con dirección y tu delegado de protección de datos. Así, la conversación deja de ser teórica y pasa a ser operativa: dónde están tus documentos, cómo los gobiernas y qué hace realmente tu IA.