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Gestión de contratos

Ana CanteliEscrito por Ana Canteli el 19 enero 2018

La gestión y administración de contratos es esencial para las empresas y forma parte de los procesos de gestión de proyectos. Todas mantienen relaciones contractuales con sus clientes, comerciales, proveedores, asociados; sin mencionar a los recursos humanos de la compañía. Por lo tanto trabajan con diferentes tipos de contratos, que a su vez son utilizados por diferentes áreas de la empresa: compras, asociación, ventas, etc.

Aquellos encargados de la administración de un contrato – project managers -, necesitan negociar las condiciones, mantener los compromisos, comprobar que se cumplen los términos y revisar el contrato siempre que sea necesario; documentando todos los eventos acaecidos durante el ciclo de vida del mismo; y agregar o actualizar con enmiendas o correcciones, las disposiciones del contrato original. Además es fundamental establecer una política de privacidad que garantice la confidencialidad en este tipo de documentos.

Todas estas actividades, vitales para las organizaciones pueden ser difíciles de administrar y conservar. Por lo que contar con un software de gestión de contratos, es un elemento esencial a la hora de llevar un control adecuado de los acuerdos. No en vano, todos sabemos que el proceso de contratación no finaliza cuando éste es asignado. Más bien es cuando la gestión del contrato comienza. Entidades dedicadas tanto a la contratación pública como del sector privado, se ven presionadas para reducir costes a la vez que han de mejorar su gestión operativa y financiera.

Esto es posible si se opta por la automatización y mejora de los procesos contractuales, el cumplimiento de las condiciones y el uso de aplicaciones diseñadas para solucionar con precisión estas necesidades.

El sistema de gestión documental de OpenKM permite la administración eficiente de los procesos de contratación; desde su creación, pasando por la fase de ejecución, hasta el análisis, de forma que sirve para maximizar el rendimiento de la gestión financiera y minimizar el riesgo.
Todos los contratos son propuestos para obtener el compromiso y la aprobación del personal involucrado en cada fase y nivel del proyecto. Por ello para empezar, los contratistas deberían conocer la razón por la cual se ha establecido el contrato y cuáles son los objetivos que se buscan obtener. Ya que una buena gestión de contratos permite garantizar que todos los actores que participan en el contrato suscrito, conocen los criterios bajo los que se analizará su desempeño y por lo tanto se maximizan las posibilidad de convertir cada contrato en un caso de éxito.

Para que un contrato sea gestionado con éxito desde el inicio, el personal dedicado a su gestión, entre el que se encuentra el Project manager, debe encontrar en el sistema de gestión, la plataforma que le permita obtener más información en el momento en el que este la necesite.

En este aspecto el motor de búsqueda de OpenKM permite a los usuarios buscar y por lo tanto encontrar información y documentación, en base a multitud de criterios. Desde búsqueda por texto libre, hasta filtrar la búsqueda por ubicación en el gestor documental, o palabras contenidas en el cuerpo del archivo. Por nombre o título asociado; palabra clave, idioma, autor o rango de fechas. En OpenKM es posible también buscar en función de la ruta, las posibles categorías asignadas al contrato y dentro de él aplicar otros criterios, como tipo de documento ( archivo, carpeta, correo, registro ) o por su extensión. Incluso podríamos buscar información en base a notas añadidas. Y la forma más eficiente de buscar información de valor; gracias a los metadatos. Extraídos del cuerpo del archivo, a través del motor OCR zonal incluido en el sistema de gestión documental; o bien procedentes de bases de datos integradas en el software. De esta forma podemos realizar una búsqueda rápida del contenido que el Project manager necesita.

Además, la gestión de contratos siempre tiene que estar de acuerdo con la estrategia y política de la empresa; para por un lado cumplir las condiciones contractuales, promover la aplicación de las mejores prácticas, y conseguir la cobertura de los departamentos involucrados, en la prestación de servicios o entrega de productos. Y por otro, permitir el control de otros aspectos clave en la gestión de contratos.

No hay que olvidar cuáles son los objetivos de la empresa. Cuáles son los factores críticos en el éxito del contrato. ¿ Hay niveles de servicio establecidos? Cuál es el plan de comunicación, etc. El sistema de gestión documental debe permitir corroborar desviaciones a lo largo del ciclo de vida del contrato.

En este aspecto, la automatización de procesos contribuye al cumplimiento de las políticas de la empresa y de los procedimientos definidos, para la consecución de los objetivos del contrato. O también puede optarse por el uso de workflows; que proporcionan una vía unívoca de gestión de tareas y procesos complejos; de forma que se garantiza el cumplimiento de criterios; ya que los usuarios no pueden acceder a fases avanzadas del proceso, sin cumplir los criterios de fases previas del workflow.

Todo esto contribuye a minimizar los riesgos derivados de la participación en contratos, en cualquier sector. Podríamos considerar de especial relevancia los contratos relacionados con el sector de la construcción, suscritos con administraciones públicas; en los que el incumplimiento de fechas importantes puede llevar a la aplicación de cláusulas onerosas para la empresa.

Y es que el sistema de gestión documental, que es utilizado por el Project manager para la gestión de los proyectos que forman parte del contrato, ha de permitir la gobernanza de todos los aspectos relacionados con el proyecto.

Debe permitir que todos los participantes en el contrato accedan a la información y documentación que les competa y que necesiten para desarrollar su labor. OpenKM permite la aplicación de la seguridad en 3 niveles. Primero los usuarios deben contar concredenciales para acceder al sistema. En segundo lugar, cada usuario tendrá asignado un perfil que define las funcionalidades accesibles para él. Y por último la seguridad aplicada a nivel granular, permite que cada participante en el contrato, acceda a los documentos, carpetas o archivos que son de su incumbencia; evitando accesos no permitidos a otros entornos.

Tiene que contribuir a mantener una comunicación fluidas entre todas las partes involucradas. En este sentido la funcionalidad Relaciones de OpenKM permite a los usuarios vincular un documento con otro, en base al tipo de relación definida por la empresa. Estas relaciones puedes ser de diferentes tipos, para así dar respuesta a cualquier situación. De este modo el usuario que consulta un documento, puede ver con qué otros archivos está relacionado; qué tipo de relación les une y desde el archivo seleccionado, poder acceder a los documentos vinculados.

La arquitectura de seguridad que ofrece el gestor documental OpenKM; así como una auditoría completa de todas las acciones realizadas por los usuarios, permiten garantizar que se cumple con la política de privacidad establecida por la organización.

Mediante el chat online integrado en OpenKM, los usuarios del departamento de recursos humanos que participan de la gestión de contratos; pueden mantener una comunicación fluida con el personal. Además en la sección Notas, pueden añadir información de valor. En la sección Forum, pueden discutir aspectos relacionados con el documento en cuestión y representa un punto en el cual obtener más información. Y en la sección Wiki pueden destacar las fuentes de contenido del archivo.

El gestor de tareas incluido en el software documental, permite convocar reuniones, establecer calendarios progresivos y vincular estos eventos a tareas o proyectos, asignando a su vez un estado o tipología, que el Project manager puede definir. El convocante puede además recomendar la consulta de documentación, adjuntándola al evento, del que los asistentes recibirán notificación por correo electrónico. Este es un elemento más del sistema de gestión documental, que permite el seguimiento, actualización y registro de todos los eventos relacionados con la gestión de contratos, para garantizar el cumplimiento de los objetivos.

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