Firma remota manuscrita

Firma remota manuscrita

Escrito por Ana Canteli el 4 de septiembre de 2023

Qué es la firma remota manuscrita

La firma remota manuscrita es un proceso por el cual una persona es capaz de firmar un documento a mano, pero lo hace de manera electrónica y a distancia, en lugar de hacerlo en papel y de forma presencial. Esto se consigue mediante dispositivos tecnológicos, como tabletas gráficas, lápices digitales o incluso dispositivos móviles con pantallas táctiles.

El proceso de firma remota manuscrita implica en general lo siguiente:

1. Creación de la firma digital: La persona crea una firma digital utilizando un dispositivo electrónico, donde la firma es capturada y convertida en un archivo digital.

2. Vinculación con el documento: La firma digital se asocia con el documento en cuestión, mediante software especializado de firma remota manuscrita que permite superponer la firma en el lugar adecuado del documento.

3. Verificación de la identidad: Para garantizar la autenticidad de la firma, se pueden implementar medidas de seguridad, como autenticación de la identidad de la persona que firma, utilizando contraseñas, huellas dactilares o autenticación de dos factores.

4. Almacenamiento y registro: El documento firmado con la firma remota manuscrita se almacena de forma segura, en un sistema de gestión de documentos electrónicos, ya sea instalado en un servidor propio o en servicios de almacenamiento en la nube.

5. Cumplimiento legal: En muchos países, la firma remota manuscrita es legalmente válida y admisible en los tribunales, siempre que se cumplan ciertos requisitos de autenticación y seguridad.

Este enfoque de firma remota manuscrita puede ofrecer beneficios significativos en términos de eficiencia y conveniencia, ya que elimina la necesidad de imprimir, firmar manualmente y escanear documentos en papel. Sin embargo, es importante asegurarse de que se cumplan las regulaciones y estándares legales pertinentes en su jurisdicción antes de utilizar este método de firma en situaciones legales o comerciales. En este artículo describiremos las características y ventajas de la firma remota manuscrita en el software de gestión documental de OpenKM.

Cómo se utiliza la firma remota manuscrita

La firma remota manuscrita se utiliza mediante una serie de pasos que involucran tecnologías digitales para capturar y registrar una firma manuscrita de manera electrónica.

• Preparación del documento:El primer paso es preparar el documento que requiere la firma. En OpenKM, seleccionamos un documento PDF u otro formato electrónico compatible.

• Autenticación de la identidad: Antes de permitir que alguien firme remotamente un documento, es importante verificar la identidad del firmante. Esto puede implicar el uso de medidas de seguridad extra para acceder al listado de usuarios firmantes

• Uso de la herramienta de firma remota manuscrita: OpenKM utiliza una herramienta de firma electrónica especializada en firma remota manuscrita. Estas herramientas proporcionan una interfaz donde se carga el documento digital.

• Creación de la firma:La persona que va a firmar utiliza un dispositivo adecuado, como una tableta gráfica o un smartphone, para crear su firma manuscrita en la interfaz de la herramienta. La firma se captura de manera digital y se puede ajustar según sea necesario para que se vea igual que una firma en papel.

• Colocación de la firma: la aplicación de firma remota manuscrita de OpenKM coloca la firma digital en el documento en el lugar designado.

• Revisión y confirmación: El usuario tendrá la oportunidad de corregir el trazo insertado a través del dispositivo. Si está de acuerdo, inserta la firma y tendrá la oportunidad de visualizar la versión firmada del documento

• Guardado y envío: La herramienta de firma remota manuscrita de OpenKM guarda automáticamente el documento firmado en el sistema de gestión documental y actual el historial del archivo.

• Almacenamiento seguro:  OpenKM proporciona el entorno adecuado para almacenar el documento firmado de manera segura y cumplir con las regulaciones de retención de registros aplicables en tu jurisdicción.

OpenKM es 100% parametrizable, por lo que se pueden hacer la adaptaciones necesarias para que se cumplan las leyes y regulaciones locales y que la firma remota manuscrita cumpla con los estándares de seguridad y autenticación necesarios.

Beneficios de la firma remota manuscrita

La firma remota manuscrita ofrece una serie de beneficios tanto para personas como para empresas. Estas ventajas incluyen:

• Mayor conveniencia: la firma remota manuscrita de OpenKM elimina la necesidad de imprimir, firmar manualmente y escanear documentos en papel, lo que ahorra tiempo y recursos.

• Ahorro de costes: Reduce los gastos relacionados con el papel, la tinta, el envío postal y el almacenamiento físico de documentos firmados.

• Mayor velocidad en los procesos: Los documentos pueden ser firmados y procesados en OpenKM más rápidamente, lo que agiliza los flujos de trabajo y acorta los plazos de entrega.

• Acceso desde cualquier lugar: Permite a las personas firmar documentos desde cualquier ubicación con acceso a Internet, lo que es especialmente útil para situaciones en las que los firmantes se encuentran en diferentes ubicaciones.

• Reducción de errores: El uso de la firma remota manuscrita en OpenKM Minimiza la posibilidad de errores relacionados con la atribución de firmas o la pérdida de documentos físicos.

• Seguridad y autenticación mejoradas: La solución de firma remota manuscrita de OpenKM utiliza medidas de seguridad avanzadas, como autenticación mediante pin de seguridad, para garantizar la integridad y autenticidad de las firmas electrónicas.

• Facilita la conformidad con regulaciones:La firma remota manuscrita de OpenKM cumple con los requisitos legales y regulaciones de firma electrónica en muchas jurisdicciones, lo que facilita la conformidad con las normativas.

• Mejora la huella ecológica: Al reducir el uso de papel y la necesidad de transporte físico de documentos, contribuye a la sostenibilidad ambiental.

• Historial de auditoría: La aplicación de firma remota manuscrita de OpenKM mantiene un registro detallado de las actividades de firma, lo que facilita la auditoría y el seguimiento de quién firmó el documento y cuándo lo hizo.

• Mayor flexibilidad y escalabilidad: Puede adaptarse a una variedad de necesidades y tamaños de entidades, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones.

• Reducción de la dependencia del lugar físico de trabajo: el uso de la aplicación de firma remota manuscrita de OpenKM facilita el trabajo a distancia y la colaboración en línea, ya que los documentos se pueden firmar y compartir de manera eficiente sin la necesidad de estar físicamente en la oficina.

En resumen, la firma remota manuscrita de OpenKM ofrece una solución eficiente y versátil para la firma de documentos, mejorando la eficacia de los procesos empresariales y reduciendo los costes asociados con los documentos en papel.

Firma remota manuscrita en la gestión documental electrónica

La firma remota manuscrita desempeña un papel fundamental en la gestión documental electrónica al facilitar la firma digital de documentos y a distancia. Aquí explicamos cómo se integra la firma remota en la gestión documental electrónica y cuál es su papel esencial:

1. Digitalización de documentos: En la gestión documental electrónica, el primer paso suele ser la digitalización de documentos en papel o la creación de documentos directamente en formato digital. Una vez que los documentos están en formato electrónico, es posible utilizar la firma remota.

2. Creación y edición de documentos electrónicos: OpenKM permite crear, editar y organizar documentos electrónicos de manera eficiente. La firma remota se integra en este proceso, permitiendo a los usuarios firmar electrónicamente los documentos que crean o editan.

3. Envío y aprobación de documentos: En muchos flujos de trabajo empresariales, los documentos deben ser enviados a otras personas o departamentos para su revisión y aprobación. La firma remota manuscrita de OpenKM permite que los documentos sean firmados digitalmente por los responsables de aprobarlos, incluso si están en ubicaciones geográficas diferentes.

4. Cumplimiento legal: En muchas jurisdicciones, la firma remota manuscrita cumple con las regulaciones legales y normativas relacionadas con la firma electrónica. Esto es esencial para garantizar que los documentos electrónicos sean legalmente válidos y puedan ser utilizados en procedimientos legales o comerciales.

5. Almacenamiento seguro: Los documentos electrónicos firmados remotamente se almacenan de manera segura en OpenKM, tanto en su versión on premise como en OpenKM Cloud. La firma electrónica proporciona un nivel adicional de seguridad al documento, ya que se registra quién firmó y cuándo lo hizo e incluso desde qué dispositivo.

6. Auditoría y seguimiento: La firma remota manuscrita de OpenKM también facilita el seguimiento y la auditoría de los documentos electrónicos. Los registros de firma permiten un rastreo detallado de las actividades relacionadas con el documento, lo que es útil para verificar la autenticidad y el cumplimiento de los procesos.

7. Automatización de flujos de trabajo: La integración de la firma remota en la gestión documental electrónica puede llevar a la automatización de flujos de trabajo. Por ejemplo, una vez que un documento es firmado electrónicamente, puede desencadenar automáticamente la siguiente etapa del proceso, como el almacenamiento, el envío o la aprobación.

La firma remota juega un papel esencial en la gestión documental electrónica al permitir la firma de documentos de manera segura y eficiente en un entorno digital. Esto no solo mejora la productividad y la eficiencia en la gestión de documentos, sino que también facilita la conformidad con las regulaciones y brinda un mayor nivel de seguridad y seguimiento en los procesos documentales.

Cosas a tener en cuenta en el uso de firma remota manuscrita

A pesar de sus numerosas ventajas, la firma remota manuscrita también presenta algunas desventajas que deben tenerse en cuenta:

• Requisitos tecnológicos: Para utilizar la firma remota manuscrita, se necesita acceso a dispositivos electrónicos como tabletas gráficas, lápices digitales o dispositivos móviles con pantallas táctiles. Esto puede no estar al alcance de todos los usuarios o firmantes, lo que limita su aplicabilidad.

• Conexión a Internet: La firma remota manuscrita requiere una conexión a Internet estable para funcionar correctamente. Si la conexión es lenta o se cae, podría haber retrasos o problemas en el proceso de firma.

• Seguridad: Aunque las soluciones de firma remota manuscrita suelen ser seguras, existen riesgos potenciales de suplantación de identidad o fraude si no se implementan medidas adecuadas de autenticación y seguridad.

• Aceptación limitada: Aunque la firma remota manuscrita es legal en muchas jurisdicciones, todavía puede haber situaciones en las que las partes involucradas prefieran firmas en papel o tengan dudas sobre la validez legal de las firmas electrónicas. Para estos casos, OpenKM cuenta con aplicaciones de escaneo y firma digital.

• Educación y capacitación: Los usuarios pueden requerir capacitación para aprender a utilizar correctamente las herramientas de firma remota manuscrita y comprender las medidas de seguridad asociadas. Para facilitar la capacitación, OpenKM ofrece cursos formativos especializados en la plataforma de formación en línea OpenKM Academy.

• Dependencia de proveedores de servicios: Las soluciones de firma remota manuscrita a menudo dependen de proveedores de servicios externos o plataformas, lo que puede plantear preocupaciones sobre la disponibilidad y la continuidad del servicio a largo plazo. Por eso OpenKM ofrece en su versión Profesional la adquisición del software a perpetuidad.

• Problemas de privacidad: La firma remota manuscrita a menudo implica la transferencia y el almacenamiento de datos personales y documentos en línea, lo que plantea preocupaciones de privacidad si no se manejan adecuadamente. Para paliar estos riesgos, OpenKM ofrece todas las garantías legales y procedimentales en materia de protección de datos personales.

• Resistencia al cambio: Algunas personas pueden resistirse al cambio y preferir métodos tradicionales de firma en papel, lo que puede dificultar la adopción de la firma remota manuscrita en ciertos entornos. De nuevo, la introducción amable de esta nueva tecnología a los posibles interesados a través de OpenKM Academy puede mejorar el grado de aceptación de la firma remota manuscrita.

La incorporación de la función de firma remota manuscrita al software de gestión documental de OpenKM puede mejorar significativamente la eficiencia y la efectividad de la gestión documental electrónica de la organización, al tiempo que reduce los costos y el impacto ambiental asociados con los documentos en papel. Estos beneficios hacen que la firma remota manuscrita sea una característica valiosa para las empresas y organizaciones que buscan optimizar sus procesos de gestión documental.