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Firma de correo electrónico con certificado digital

Ana Canteli

Escrito por Ana Canteli el 21 agosto 2020

Actualmente el horizonte de la administración online se ha ensanchado y profundizado más de lo que cualquiera podría haber vaticinado. Esto ha sido posible gracias a la introducción - más o menos amable - de multitud de empresas y ciudadanos en la relación telemática con las administraciones públicas y demás organizaciones privadas. Pero ¿Alguna vez has recibido un correo electrónico de una persona u organización conocida que luego no era suyo ? Las técnicas de spam, phishing o spoofing son cada vez más elaboradas, para incrementar su alcance y multiplicar así sus opciones de éxito en el bloqueo de correos, obtención ilícita de datos o la suplantación de identidades. Por todo ello, la firma de correos electrónicos con certificado digital nos aporta una serie de ventajas orientadas a proteger nuestras comunicaciones.

¿Qués es un certificado digital?

El certificado digital es un sistema proporcionado por prestadores de servicios de certificación que vincula - mediante la infraestructura de claves públicas - la identidad del firmante con el contenido que envía. La infraestructura de claves públicas (PKI en inglés ) está formada por una clave privada y una clave pública, que permite firmar documentos - con la clave privada - y verificar la firma - con la clave pública -.

Mediante el certificado digital podemos estar seguros de que quien firma es quien dice que es y además sirve para confirmar que el contenido del mensaje no ha sido alterado durante el envío.

De esta forma, cuando interactuamos con una organización, a través de una página web por ejemplo, ésta se comunica con la entidad emisora del certificado digital para comprobar su validez. Así, podemos utilizarlo con garantías también, para firmar documentos electrónicos.

Características y beneficios la firma electrónica

Firmar con certificado digital ayuda a garantizar la privacidad y seguridad de las partes que se comunican mediante el uso del correo electrónico. De hecho crear un entorno más seguro y fiable para las comunicaciones via mail es el rol principal del certificado digital.

Para utilizar un certificado digital sólo es necesario contar con una dirección de correo electrónico, un cliente de correo electrónico ( microsoft outlook, mozilla thunderbird entre otros) y un certificado de firmas digitales válido.

El uso del certificado digital contribuye a obtener los siguientes beneficios:

  • Autenticidad: la firma de correo electrónico con certificado digital corrobora la identidad del firmante. Esto protege contra posibles intentos de suplantación de identidad.
  • Integridad: el certificado digital es prueba de que el contenido del correo electrónico no ha sido alterado sin el conocimiento de las partes.
  • No repudio: al adjuntar el certificado raíz a los mensajes firmados, al autor le resulta más difícil desvincularse de la autoría o aprobación de los documentos que llevan su firma. De hacerlo, también pondría en entredicho otros documentos firmados con el mismo método.

El uso de firmas electrónicas con certificado digital ayuda a proteger tu identidad de usos maliciosos o fraudulentos a la vez que proporciona cobertura a tu reputación de marca, ya que los mensajes firmados proporcionan seguridad legal y jurídica a la información que contienen y a toda la documentación en general, protegida por certificados raíz. Esto hace que la confianza de tus usuarios o clientes no sólo se mantenga, si no que incluso mejore.

Los mensajes que provienen de direcciones de correo electrónico con certificado rara vez son considerados spam por los servidores que los reciben. No en vano, hay empresas que programan sus servidores de correo electrónico para rechazar mails que no tengan firmas digitales como medida antimalware.

¿Por qué usar un certificado digital ?

A parte de los beneficios y ventajas citados hasta ahora, el uso de firma electrónica con certificado digital, puede ser una opción que nos ayude en nuestras relaciones con otras entidades, ya sean estas voluntarias - como pueden  ser empresas privadas - u obligatorias - como con las administraciones públicas.

Muchas entidades públicas utilizan firmas electrónicas con certificado digital para cada vez más actividades: gestión de impuestos, comprobación de transacciones, ratificación de comunicaciones oficiales, etc. En el sector sanitario, el uso de firmas con certificado digital agiliza los tratamientos y mejora la eficiencia de los procesos administrativos, a la vez que mejora la privacidad de los datos.

En el sector privado,se utilizan correos electrónicos firmados con certificado digital para agilizar procesos en todos los ámbitos de la cadena productiva, promover la oficina sin papeles y dar cabida a la gestión online de procesos altamente regulados, para hacerlos más accesibles. Incluso la Organización Internacional de Standarización promueve estándares para normalizar su uso.

El sistema de gestión documental OpenKM, que puede ser utilizado como archivo de correos electrónicos, cuenta con la posibilidad de implementar el certificado digital, de forma que se pueden enviar y recibir correos electrónicos firmados electrónicamente. El sistema puede ser customizado para aplicar procesos de negocio ( notificación, indexación, categorización automática ), desarrollar actividades e-discovery o auditorías, por citar algunos ejemplos. Incluso utilizar el motor de búsqueda, para encontrar este tipo de comunicaciones, en base a multitud de criterios, incluidos los archivos adjuntos. Si estás interesado, no dudes en solicitar una demo online personalizada.

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