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Control de la actividad comercial

Ana Canteli

Escrito por Ana Canteli el 21 de septiembre de 2019

Afortunadamente la palabra control empieza a perder las connotaciones negativas, al menos para los profesionales del sector.

El proceso comercial es una de las fases principales de cualquier negocio, pues en ella se visualiza la economía de la organización: sus compras, ventas, cobros, logística, inventario… Al principio la operativa es sencilla; cierras acuerdos y alcanzas objetivos. Pero con el tiempo la carga laboral aumenta, empiezas a estar más ocupado y la gestión de tu negocio se complica. ¿ Cómo llevas a cabo el control de gestión de tus equipos de venta ? ¿ Crees que estás perdiendo oportunidades de venta ? ¿ te estás desviando del perfil de tu cliente objetivo ? Para controlar la actividad diaria del departamento comercial, se hace indispensable contar con un sistema de información y control que te ayude a gestionar el seguimiento de la actividad. No hay que olvidar que la información es fundamental para tomar decisiones adecuadas, que en un contexto tan competitivo como el actual, se convierte en un factor estratégico, dadas las consecuencias en la marcha de tu negocio.

Objetivos del seguimiento de la actividad comercial

El director del departamento comercial tiene que tener un perfil proactivo, ya que su rol está expuesto constantemente a factores externos. Para ello ha de tomar la innovación tecnológica como aliado, para poder concebir, implementar y desarrollar un plan comercial que le ayude alcanzar multitud de objetivos, de extremo a extremo, pero todos ellos relacionados. Para ello OpenKM puede ser la solución tecnológica ideal que les ayude en todo el proceso de ventas.

  • Definir un plan de negocio a nivel global en la organización: desde la política de privacidad, hasta la política de cookies, pasando por los departamentos de producción, logística o distribución de ventas. El responsable del control de la gestión comercial tiene que tener en mente las relaciones e dominio de todas las áreas de la empresa que influyen en la labor de los equipos comerciales. El software de OpenKM es 100% parametrizable, esto hace que sea muy fácil customizar el sistema de gestión para satisfacer todas las necesidades de los departamentos de la organización, o al menos incluir sus objetivos en el diseño del sistema.
  • Fomentar la eficiencia en procesos y operaciones: en OpenKM funcionalidades como las tareas automáticas, el OCR zonal, o el motor workflow, hace que la organización pueda automatizar procesos de negocio en el sistema, de forma que se descarga al personal de tareas administrativas, rutinarias y de poco valor añadido ( no hay que olvidar que los comerciales no son muy aficionados al trabajo administrativo ) mientras que vemos mejorada la productividad de los equipos de venta. Por otro lado el sistema de control comercial de OpenKM proporciona una integración transparente con cualquier aplicación que ya posea la empresa. Esto facilita mucho la labor del personal de toda la organización, a la vez que amortiza la inversión en el corto plazo.
  • Actualizar el modelo de negocio a los objetivos y las circunstancias del mercado: las soluciones tecnológicas que utiliza la empresa deben ser una herramienta que ayude al personal al cumplimento de sus objetivos y metas; facilitar el contacto con el cliente, captación de nuevos clientes, analizar el nivel de satisfacción del cliente para fidelizarlo, proporcionando métricas e informes comerciales que presenten de forma sintetizada el grado de cumplimiento del plan comercial. Esto es algo que no solo ayuda a tus equipos de venta, si no también a los directivos para realizar el seguimiento de la actividad comercial. El diseño de OpenKM hace posible que la organización no sólo aplique de forma ágil y sencilla sus procedimientos, si no que pueda detectar rápidamente desviaciones o resultados imprevistos; algo que facilita mucho el análisis y la toma de decisiones. Identificar las oportunidades de ahorro, detectar puntos de mejora en el desempeño de los equipos de venta de tu negocio, etc.

Ventajas del control de gestión comercial

Uno no se devana la cabeza en planes, estrategias y proyectos por nada, si no para conseguir objetivos y metas; a poder ser a nivel global y con alcance estratégico.

Pues bien, en el caso del control de gestión comercial, no iba a ser menos. Aquí citamos algunas de los beneficios ( hay más ) que se obtienen de la implementación de un sistema de seguimiento de la actividad comercial en tu negocio.

  • Incremento de ventas y consolidación de la rentabilidad: gracias al sistema de control de la actividad comercial que tu empresa puede crear con OpenKM, el director de ventas puede analizar la actividad comercial global y la de cada gestor comercial de forma individual. ¿ cómo evoluciona el plan comercial ? ¿cómo contribuye cada miembro del equipo a la consecución del plan ? Sin menoscabo de la política de privacidad aplicable, el sistema de gestión comercial OpenKM puede ser utilizado para proporcionar las métricas, estadísticas e informes que la organización necesita.
  • Mejorar la comunicación: tanto interna, como externa. El sistema OpenKM incluye funcionalidades de comunicación que sirven de base para que la empresa cumpla fácilmente con sus proceso y objetivos. A través del chat el equipo puede mantener conversaciones en tiempo real, añadir notas a los documentos relativos a la actividad comercial; relacionarlos, o ver si están relacionados con otros contenidos relevantes para la toma de decisiones, etc. A nivel externo con OpenKM podamos crear un portal de atención al cliente, en el que éste encontrará toda la información que necesita, además de gestionar sus solicitudes. La plataforma KCenter da total flexibilidad a la empresa que desee utilizar esta posibilidad.
  • Mejorar y fortalecer las relaciones con los clientes más importantes: sin perder de vista la cartera de clientes pequeños y de tamaño medio, los mayores clientes pueden ser un reto, para también son una apreciable fuente de ingresos. Gracias a ellos, o con ellos, podemos sacar nuevos productos y servicios al mercado, con la garantía de que en ellos tenemos a un cliente que conocemos y que está satisfecho con nosotros. OpenKM ayuda a dar cobertura a todos nuestros clientes, teniendo en consideración toda la información e intercambios que se han producido a lo largo de la relación comercial ayudando a encontrar los datos más relevantes.
  • Dinamiza toda la organización: con OpenKM la empresa puede estar contacto constante con sus comerciales,aun estando estos desplazados en su demarcación o destinados en puntos de venta alejados de la sede de la empresa. También se abren nuevas posibilidades para otros equipos de la entidad, como el teletrabajo, ya que con OpenKM el personal puede acceder a todos los contenidos que necesita para trabajar. El acceso multiplataforma del sistema hace posible el trabajo desde cualquier ubicación. Esto puede contribuir a aumentar la satisfacción del personal, que puede conciliar el trabajo con su vida personal más fácilmente sin menos del control de la actividad empresarial.

Elementos de un buen sistema de control de la actividad comercial

Cumplir los objetivos del plan comercial de la empresa, no sólo debería contemplar las metas de los directivos o mandos intermedios. Para garantizar el funcionamiento de la gestión comercial, es positivo contar con los siguientes componentes:

Plan de carrera

Los comerciales suelen ser personas ambiciosas y dinámicas. El proceso de selección y formación de un vendedor no suele ser una tarea fácil. Por eso, ya sólo por el hecho de incorporar a una nueva persona a nuestra plantilla, nos interesa que ella también nos vea en su vida profesional en el largo plazo. El departamento de recursos humanos o el responsable del departamento comercial, pueden utilizar OpenKM para guardar información, documentos o informes relacionados con el desarrollo profesional que el comercial puede tener en nuestra organización, alineado con el plan de crecimiento de tu negocio. A través del gestor de tareas de OpenKM se pueden preparar reuniones individuales o grupales, con cierta periodicidad que nos ayudan a mantener la motivación del personal y el espíritu de equipo.

Plan de incentivos

Los objetivos presentes en el plan de comercial de la empresa han de estar correctamente definidos, deben ser ambiciosos para motivar al vendedor, pero a la vez ser alcanzables para evitar la frustración del comercial, y estar acotados en un determinado periodo de tiempo. Todo este planteamiento debería estar acompañado de una serie de incentivos que animen al comercial a sentirse parte activa e integrada de la marcha del negocio y que le estimulen en su desarrollo profesional.

Formación y coaching

Íntimamente ligado al plan de carrera, pero que dependiendo de la cultura corporativa de la empresa, puede estar incluido dentro de los objetivos de la organización o gestionarse a partir de solicitudes del personal. Desde programas de mentoring, a cursos de reciclaje, oferta de certificaciones y títulos oficiales, etc. Las posibilidades son infinitas y de nuevos las funcionalidades de comunicación de OpenKM junto al uso del gestor de tareas para el seguimiento de proyectos nos puede ayudar a hacer más atractiva la actividad que el equipo que éste ha de desarrollar.

Gestión de Redes sociales

Hoy en día son ya un componente más de los procesos comerciales de cualquier organización. Las facilidades de integración que presenta el software OpenKM ( os SDK’s en Java, PHP y .NET unido a la completa API del sistema )permite que nuestra fuerza comercial gestione fácilmente a los clientes y grupos de interés que prefieren las redes sociales como medio de comunicación.

No esperes más, convierte los datos que recopila tu negocio en una fuente de conocimiento útil para todos.

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