Cómo reducir los costes de procesamiento de facturas

Cómo reducir los costes de procesamiento de facturas

Escrito por Ana Canteli el 4 de julio de 2025

Reducir los costes de procesamiento de facturas es una prioridad clave para los modernos departamentos de cuentas por pagar que buscan reducir los costes laborales, minimizar los pagos duplicados y mejorar la eficiencia operativa. Los procesos basados en papel siguen siendo costosos: cada factura puede requerir hasta dos semanas de tiempo empleado y generar un coste por factura de entre $12 y $30.

Diagnosticar el coste de procesamiento de facturas

El coste de procesamiento de las facturas incluye varios factores:

• Entrada manual de datos y manipulación

• Costes de materiales como impresión y almacenamiento

• Pérdida de descuentos por pronto pago y penalizaciones por pagos tardíos

• Errores que generan pagos duplicados

Según los estándares del sector, los sistemas automatizados pueden reducir el coste de procesamiento de $12–30 a tan solo $3–5 por factura, con importantes ahorros de costes y una mejor gestión del gasto.

Automatización y optimización de procesos

• a) Captura de datos y OCR

Las soluciones modernas de automatización utilizan OCR e inteligencia artificial para extraer automáticamente los datos de las facturas, eliminando tareas repetitivas y reduciendo errores.

• b) Conciliación de facturas

Comparar facturas con pedidos y albaranes mejora la precisión y evita pagos duplicados.

• c) Flujos de trabajo automatizados

Eliminar la entrada manual de datos permite reducir los tiempos de procesamiento, agilizar el procesamiento de cuentas por pagar y garantizar el cumplimiento de políticas.

• d) Factura electrónica

El uso de formatos digitales como XML permite un intercambio de documentos más ágil, fiable y controlado.

Presentamos OpenKM como solución ideal

OpenKM es una potente plataforma de gestión documental que optimiza el procesamiento de facturas, generando ahorros de costes tangibles gracias a:

1. Gestión automática de facturas – Reconocimiento, indexación y enrutamiento automático de facturas, lo que reduce el tiempo empleado y los costes laborales.

2. OCR avanzado e inteligencia artificial – Precisión en la captura de datos, clasificación por lotes y flujos de procesamiento de facturas eficientes.

3. Factura electrónica – Soporte nativo para XML, firma digital, trazabilidad y cumplimiento normativo, lo que evita penalizaciones por pagos tardíos y pérdida de descuentos por pronto pago.

4. Flujos de trabajo personalizados – Cadenas de aprobación configurables, reglas automáticas y alertas para facilitar el control y la supervisión por parte del equipo directivo con OKMFlow, el workflow nativo de OpenKM.

5. Integración con ERP y oficinas globales– Compatible con CMIS, API REST y extensiones de Microsoft, para una gestión uniforme de los procesos de pagos en toda la organización.

Ventajas clave de OpenKM:

• Transformación de procesos basados en papel en digitales

• Reducción del coste por factura y mejora de los tiempos de procesamiento

• Visibilidad y trazabilidad total del coste de procesamiento de facturas

• Cumplimiento con los estándares del sector

• Mejora la eficiencia operativa y libera tiempo del personal para tareas de mayor valor

Mejores prácticas con OpenKM

Para aprovechar al máximo OpenKM:

• Desarrolla una guía de automatización que mapee y optimice los flujos de trabajo

• Forma a los equipos de finanzas y contabilidad

• Supervisa indicadores clave como el coste de procesamiento, tiempo empleado y sanciones por pagos tardíos

• Involucra al travel manager u otras áreas relacionadas con gastos para integrar todas las facturas

• Audita y mejora los procesos de cuentas por pagar continuamente

 Resultados esperados

Al implementar la automatización de facturas con OpenKM:

• Reducción en los costes de procesamiento de facturas

• Disminución del tiempo de ciclo de semanas a días

• Eliminación de errores y pagos duplicados

• Mejor aprovechamiento de los descuentos por pronto pago

• Mayor transparencia para el equipo directivo

• Escalabilidad total en oficinas globales

Conclusión

Para reducir de forma sostenible los costes de procesamiento de cuentas por pagar, las organizaciones deben:

• Medir el coste de procesamiento

• Introducir la automatización con OCR, conciliación de facturas y optimización de procesos

• Implementar OpenKM para digitalizar, clasificar y automatizar los datos de facturas

• Supervisar KPIs clave y aplicar mejoras continuas

Con OpenKM, las empresas sustituyen procesos manuales y en papel por eficiencia digital, control total y un modelo escalable. Es hora de transformar la gestión de facturas en un motor de ahorro, cumplimiento y valor estratégico.