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Cómo colaborar con usuarios externos - gestión documental extendida

Ana Canteli

Escrito por Ana Canteli el 12 de noviembre de 2021

La situación actual ha hecho de la gestión documental una necesidad acuciante, sobre todo en su versión a distancia. Dicho contexto requiere de las empresas, sobre todo de las pequeñas y medianas, un esfuerzo consciente en soluciones de digitalización de archivos, ya que es vital proporcionar acceso online sobre la información que tanto clientes como empleados necesitan para realizar sus tareas diarias. Pero la digitalización de documentos en papel, es sólo uno de los proyectos que las organizaciones deben abordar para implementar un consistente sistema de gestión de documentos electrónicos en la entidad.

En este sentido, el software de gestión documental de OpenKM incluye un extenso catálogo de aplicaciones, que cubren todos los casos de uso en los que puede incurrir una organización, a la hora de gestionar y administrar su información.

En este artículo hablaremos sobre las funcionalidades que facilitan la colaboración con usuarios externos.

Funcionalidades standard

Tokens de descarga

Otra de la funcionalidades de OpenKM que facilitan mucho la relación de los usuarios internos del gestor documental con terceros, ya sean clientes, proveedores o grupos de interés; es la posibilidad de compartir contenidos guardados en el sistema, a la vez que audita todos los eventos relacionados. Si los usuarios externos no pueden loguearse en el sistema, el usuario de OpenKM podrá generar un token de descarga que compartirá con el beneficiario. Éste podrá descargarse el archivo, mientras el sistema crea una pista de auditoría que recoge datos como el creador del enlace, el archivo vinculado, la fecha exacta de creación, si el enlace es utilizado o no, y la fecha de expiración del token, entre otros datos.

Compartir la previsualización

En el caso de que extraer un contenido del software de gestión documental no sea viable; compartir la previsualización del archivo puede ser una alternativa a la hora de facilitar el acceso de forma segura, a documentación guardada en el software de gestión documental. Además, cualquiera de las soluciones aquí citadas pueden ser parte de planteamientos más sofisticados. Por ejemplo, la aplicación de automatismos que implementan automáticamente procesos de negocio complejos, que contemplan el uso de estas herramientas de gestión documental extendida.

Adjuntar

Gracias a la integración de OpenKM con el paquete ofimático de Microsoft, los usuarios puede interactuar con el software de gestión documental desde la aplicación office que usen habitualmente para trabajar. Una de ellas suele ser el cliente de mensajería Outlook. Pues bien, en él los usuarios pueden disfrutar del Addin de OpenKM para Outlook, que les permitirá enviar comunicaciones a sus colaboradores, en las que podrán adjuntar archivos alojados en el gestor documental.

Módulos

Los módulos son el producto de desarrollos a medida concebidos como soluciones completas a casos de uso determinados.

Electronic Document Exchange

Se trata de un módulo de OpenKM que extiende la utilidad del sistema de gestión documental para facilitar la estrecha colaboración con terceros, habitualmente clientes. Está integrado con la instancia principal, pero los usuarios EDX tienen acceso a áreas de trabajo y funcionalidades seleccionadas y a la parte del repositorio que les compete. Además, la gestión de estos usuarios se realiza desde el propio módulo, por lo que no afecta al licenciamiento de la instancia principal.

Transmittal

Se trata de un nuevo módulo a medida de OpenKM concebido para garantizar la distribución controlada de documentos entre colaboradores, como pueden ser otras empresas del grupo o directamente otras organizaciones con las que nuestra empresa colabora en un proyecto determinado. En todos estos casos, surge la necesidad de crear un cauce de comunicación seguro y eficiente en el que el Transmittal se perfila como la solución ideal. Gracias al módulo Transmittal podemos asegurar qué contenidos son distribuidos, quiénes son los destinatarios, si éstos los han recibido, si han visto y/ descargado los contenidos, etc. Es decir, a parte de contar con una fiable herramienta de distribución inmediata de información, ésta proporciona trazabilidad completa de las operaciones.

Gestión automática de facturas

Ayuda a agilizar y controlar el flujo de facturación de la organización. Con el portal de facturación se soluciona la gestión de facturas de proveedores de forma rápida, sencilla y eficaz.

La aplicación está pensada tanto para el personal de la empresa, como para los empleados del proveedor. Es 100% personalizable, por lo que se puede adaptar a las necesidades de cualquier organización. En ella la entidad registra las empresas proveedoras, crea usuarios para cada una de ellas. Éstos usuarios, a la vez que suben las facturas, insertarán información valiosa para la gestión documental de las mismas, de forma que estarán indexadas, catalogadas y en consecuencia, asignadas al departamento, área y/o empleado que tenga que tramitarlas. Por otro lado, los proveedores también podrán utilizar el módulo de gestión de facturas para buscar y encontrar su documentación, comprobar el status de sus archivos, etc.

CRM

Se trata de una personalización del sistema de gestión documental OpenKM adaptado a la lógica de negocio de la gestión de relaciones con clientes. Fruto de la experiencia con crm’s comerciales que no se adaptaban a la forma de trabajar de la compañía, surge la posibilidad de abordar el ciclo de negocio de departamos comerciales, de atención al cliente, de soporte técnico en los que se maneja mucha información y documentación, que se actualiza constantemente y que requiere de un control exhaustivo y eficaz. Con el CRM de OpenKM se pueden centralizar las relaciones con clientes e interesados, manteniendo una trazabilidad completa de los intercambios entre las partes; ya sean preguntas, respuestas, reuniones, propuestas económicas, facturas, etc. Incluso se pueden crear alertas, para que el sistema te avise de volver a contactar con determinado cliente. Y por supuesto, el sistema de gestión de relación con el cliente cuenta con un buscador a medida para recuperar cualquier dato o documento que sea relevante. El CRM se facilita en multitud de idiomas, por lo que se pueden facilitar respuestas a medida, traducidas al idioma en el que se trabaje con cada cliente.

Además, la completa documentación y API de OpenKM facilita, en caso necesario, la integración del sistema de gestión documental con terceras aplicaciones ya presentes en la suite software de la compañía. Incluso gracias a los SDK’s en Java, PHP y .NET las organizaciones podrán crear sus propias aplicaciones a medida. Y por otro lado, los servicios de customización y consultoría de OpenKM están siempre disponibles para cualquier organización que necesite desarrollar soluciones ad-hoc.

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