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Códigos de barras en gestión documental

Ana Canteli

Escrito por Ana Canteli el 28 de febrero de 2020

El uso de códigos de barras evoluciona continuamente de la mano de la tecnología. Prácticamente no hay ningún sector de actividad en el que la gestión documental mediante códigos de barra, no esté presente. Los documentos modernos y los sistemas de gestión de contenidos deben ser capaces de leer, generar y procesar códigos de barras de manera fiable, ya sean codificados o basados en píxeles. No en vano, la capacidad de leer y generar distintos formatos de documentos así como el uso código de barras ( por ejemplo los códigos qr, que son uno de los más extendidos ) en estos, es una necesidad en la gestión de contenidos empresariales de hoy en día.

Con los smartphones cualquier usuario puede escanear un código de cualquier tipo para buscar información o consultar los metadatos contenidos en él. La experiencia es similar desde ordenadores personales, que pueden leer fácilmente la información contenida en estos formatos. La captura de documentos con códigos de barras a través de un sistema de gestión documental, permite que la información clave se leída, evaluada y procesada automáticamente sin intervención humana. El reconocimiento automatizado de códigos de barras agiliza el proceso de indexación documental, al capturar toda la información contenida en el código, al tiempo que minimiza la entrada información incorrecta; la fiabilidad de este mecanismos ha hecho que la utilización de códigos de barras se ha expandido más allá de los primeros usos exclusivamente comerciales.

Para las organizaciones que tienen una alta dependencia de la información en soporte de papel, la implementación de una estrategia de digitalización de documentos facilita el acceso y almacenamiento de documentos críticos. Los códigos de barras son más fiables que la entrada manual de datos y son tan precisos como el reconocimiento óptico de caracteres. Con simples impresoras de etiquetas es posible implementar la gestión de documentos con código de barras. Éstas soluciones avanzadas de automatización de documentos permiten de una forma muy sencilla digitalizar el fondo documental en soporte papel, permitiendo identificar - una vez estos documentos digitalizados son incorporados al gestor documental- el almacén, estantería y caja donde se encuentra almacenados físicamente. Y todo ello con un simple código de barras. El proceso de digitalización permite en última instancia, ahorrar tiempo y reducir costes para empresas de cualquier tamaño y sector.

Más fácil, más eficiente

El proceso de digitalización de documentos en cualquier organización, permite indexar y realizar consultas de bases de datos para localizar rápidamente la información. La utilización de códigos de barras puede ayudar a su organización a aprovechar al máximo su inversión en un una solución de gestión documental, dado que esta se construye bajo el paradigma de una gestión documental por código.

La gestión de contenidos por códigos de barras también se puede usar para ayudar con la compilación de documentos y los procedimientos de evaluación. Si un lote está compuesto por 15 páginas, el software de gestión de documentos contribuirá al cumplimiento de esa premisa y garantizará que cada lote se complete; en caso contrario, el sistema puede crear un cauce para su adecuada gestión. Por otro lado, si un documento con código necesita ser asociado a información que ya existe en la base de datos, la presencia del código proporciona un atajo rápido para recuperar automáticamente, desde la base de datos, la información necesaria.

El módulo de códigos de barras es una de las características más notables del sistema de gestión documental de OpenKM que ayuda a que el software automatice los tediosos procesos de incorporación de datos.

Reconocimiento de códigos de barras

El reconocimiento de código de barras es una forma excelente de convertir lotes de documentos en papel a formato electrónico, de forma rápida y sencilla. La solución más utilizada es la inserción de códigos de barras al inicio de cada grupo de archivos; ésto actúa como guía para el sistema, que reconoce así cada grupo de documentos. El sistema de gestión documental OpenKM lee la información contenida en el código de barras y gestiona el lote según establezca el automatismo: dividir el documento escaneado, indexarlo, identificar el tipo documental, convertir el formato, asignar una ruta específica dentro del repositorio, etc.

Los códigos de barras integrados le permiten presentar automáticamente formularios, a medida que se escanean. Muchas veces, un procedimiento en papel se puede realizar completamente en formato electrónico. Sin embargo, en ocasiones la implementación de la oficina sin papeles se vuelve difícil, sobre todo por la inercia y el apego que pueden mostrar clientes o proveedores a la gestión manual de formularios. Si necesita escanear el mismo formulario una y otra vez para diferentes usuarios, puede utilizar códigos de barras integrados para automatizar el proceso. Los códigos de barras incrustados - ya sea impresos directamente sobre el documento o como pegatina - sirven para que el sistema de gestión de documentos electrónicos sepa qué tipo de documento está escaneando y archivarlo automáticamente en la ubicación correcta.

En definitiva reconocer automáticamente el tipo de documento. Es un método rápido y preciso de entrada de datos, ya que la información clave dentro de un código de barras se puede utilizar para gestionar adecuadamente base de datos.

¿ Por qué utilizar código de barras en la gestión documental ?

La gestión documental por código es una actividad cada vez más frecuente y con la expansión de los escáneres sin cables, cada vez más personas los utilizan. Las soluciones de software que integran el procesamiento de códigos de barras - como los códigos qr - en la estructura de gestión documental proporcionan una gran ayuda.

La principal ventaja de una plataforma de digitalización de documentos es que con un lector de código de barras permite una búsqueda rápida sobre los documentos con código. Obviamente, es mucho más eficiente que el proceso manual de entrada de datos, indexación de documentos y tareas de archivos, en los que la aparición de errores humanos es casi inevitable.

Beneficios del código de barras en la gestión documental

El uso de códigos de barras responde a la obtención de fines y objetivos concretos:

  • Ahorrar tiempo: al reducir el tiempo dedicado a tareas que aportan poco valor a los procesos de negocio.
  • Ahorro en costes: el tiempo, es dinero; al optar por la gestión documental electrónica, y los procesos de negocio automatizados, reducimos el uso de papel y fungibles, además de poder aprovechar el tiempo en actividades más rentables.
  • Fácil acceso: la gestión de documentos y registros electrónicos, con la ayuda de códigos de barras, facilita el acceso a la información que se necesita, en el momento que hace falta, sin que el lugar sea una limitación, ya que el acceso multiplataforma hace que cualquier usuario pueda acceder al sistema. Mejora la inserción de información y documentación en el sistema, y por lo tanto la experiencia de búsqueda se vuelva más sencilla.
  • Seguridad: los usuarios accederán a la información y los datos que necesitan para realizar su trabajo, siempre de acuerdo a las medidas y protocolos de seguridad que aplique la empresa. Habilitar o deshabilitar permisos, o aprobar la distribución de los contenidos; los usuarios podrán visualizar los contenidos, o la información alojada en el código de barras, en las condiciones que aplique la organización
  • Mejora continua y transversal: el uso de códigos de barras en la gestión documental de la organización facilita necesidades básicas como etiquetado, lectura de artículos, control de stocks, estadísticas de compras y ventas. Aporta una serie de ventajas de las que se pueden beneficiar por igual muchos departamentos o entornos de la misma organización.

Para más información sobre todos los códigos de barras que soporta OpenKM, le recomendamos que acceda a este link.

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