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Captura de documentos

Ana CanteliEscrito por Ana Canteli el 12 enero 2018

Muchas organizaciones experimentan grandes dificultades para automatizar procesos de custodia y gestión de su documentación. De hecho la promesa de la “oficina sin papeles” continúa siendo una realidad escurridiza, décadas después de que el término fuese acuñado.

Las funcionalidades de digitalización de documentos, tecnologías de scanner y captura no son nuevas. Pero la frecuencia y forma en la que estas herramientas están siendo aplicadas, permiten a todas las empresas - desde las pequeñas y medianas a las más grandes - incrementar las posibilidades de automatizar sus procesos, a la vez que reducen costes; como parte de la estrategia en gestión documental.

Para entender cómo la captura de documentos encaja en el contexto de la estrategia en gestión documental, es importante tener en cuenta que hay 2 niveles en el proceso de captura de documentos.

El 1er nivel es la captura de documentos en su versión más simple y obvia: el acto de escanear documentos para crear versiones digitales de ellos.

Pero nuevas funcionalidades en gestores  documentales y gestión inteligente, están haciendo posible el uso de estas herramientas para optimizar la gestión documental, en su conjunto.

El 2º nivel, supone recoger información del contenido del documento impreso, o de su versión digital y vincular esos datos al archivo en el sistema de gestión documental. El software de captura es el encargado de aislar y extraer los datos en los documentos y convertirlos en metadatos. Los metadatos resultantes, harán posible la gestión documental permitiendo una rápida búsqueda y obtención de resultados, a través de los dispositivos de la organización.

Así, los software de captura de documentos pueden ofrecer esa información a multitud de  bases de datos y aplicaciones – por ejemplo ERP’s – o procesos internos, que demandan datos de alto valor. Debemos entender todo esto como parte de un flujo de trabajo preestablecido, dentro de la organización. Además, las capacidades más avanzadas de extracción de documentos, van más allá de la simple captura de diversos tipos de archivos; y han evolucionado hacia las tecnologías de captura inteligente ,que permiten a los sistemas leer documentos manuscritos, o mapear campos de datos dentro de archivos. En este aspecto OpenKM incluye KEA, sistema automático de extracción de palabras o frases clave de un documento; basado en soluciones de machine learning ( IA ).

El valor estratégico de la captura de documentos está en su capacidad de desbloquear los datos contenidos en esas páginas impresas, así como integrar estos datos dentro del flujo de trabajo de la organización.

Por ello, muchas organizaciones se están dando cuenta de que sus sistemas ERP o CRM no son todo lo eficientes y eficaces que podrían ser; ya que muchos procedimientos en los que se basan estos sistemas no, están automatizados debidos al papel.

Dicho de otro modo, un sistema de gestión documental es el complemento ideal para estas aplicaciones, complementando el flujo de trabajo de la organización con procesos de custodia y captura de documentos.  Es lo que hace realmente valioso hacer lo necesario para mejorar la arquitectura de la información.  Es así como iniciativas de captura documental, o esfuerzos relativos a la integración de documentos electrónicos en procesos de negocio; tienen una rentabilidad mayor que muchos otros proyectos IT.

También es importante que el gestor documental ofrezca apoyo a elementos como formularios o comunicaciones por correo; procedimientos que suelen realizarse en papel. En OpenKM los usuarios pueden gestionar los formularios que utilice la organización como " Plantillas "; formulario de reclamación, de aplicación a vacantes, de petición, etc. o comunicaciones oficiales.  Y es que el papel no va a desaparecer de la noche a la mañana y debe ser tenido estratégicamente en cuenta a la hora de implementar el sistema de gestión documental.

Captura de documentos significa establecer política del proceso de captura

La adquisición de aparatos de captura de documentos, deberían llevar aparejados una clara política de captura y de retención de documentos, como parte del proceso de gestión documental.

Una consideración que debería ser obvia pero que muchas organizaciones ignoran es  “ no digitalices todo – se selectivo ". Ya sea por ignorancia o desidia, muchas organizaciones no intentan limitar el proceso de captura de documentos y acaban escaneando cantidades ingentes de archivos, algunos de los cuales ni siquiera deberían ser digitalizados.

Es en estas circunstancias, en las que todos los documentos van directos al proceso de captura, no es  de extrañar que la gente no esté dispuesta a dedicar tiempo para separar el grano de la paja. Por lo que una vez el documento electrónico es creado, lo más probable es que no vuelvan a ser utilizados nunca más.

En el pasado, las empresas tenían almacenes para guardar millones de documentos. En la era digital la captura indiscriminada de los mismos, nos hace caer en el mismo error.

Cómo implementar la captura de documentos en la gestión documental

En muchas empresas la gestión documental electrónica se produce inconexa, cuando no al margen de la gestión documental tradicional. Hay ejecutivos que actúan como si la documentación en papel no existiera. Otros, consideran que la captura documental se cifra en escaneado y aplicación de OCR zonal.

Para permitir la captura de documentos y poder utilizar el buscador del gestor documental como si de Google se tratase; herramientas como el OCR zonal son  sólo un instrumento entre los muchos que ofrece el sistema y deben utilizarse en el proceso captura de digital.

Para empezar, antes de llevar a cabo la captura de documentos éstos deberían indexarse, ya sea manualmente (cuando seleccionamos una serie de documentos y los ponemos en la bandeja del scanner) o automáticamente por el software de gestión documental. 

¿Cuándo se deberían capturar e indexar los documentos? Cuanto antes mejor; en tanto el retraso en la incorporación de los documentos al sistema de gestión,  puede hacer que usuarios realicen búsquedas sobre información que no encuentran; y se vean en la obligación de tomar decisiones, en base a información incompleta. Casos como éste, pueden poner en entredicho la fiabilidad de la arquitectura informacional de la empresa.

Un proceso de captura de datos estándar normalmente genera archivos TIFF o PDF. Además, el gestor de contenidos puede, en paralelo, extraer información de alto valor a partir del contenido del  archivo, en forma de metadatos.  Información que puede alimentar otras aplicaciones, como un ERP. La razón principal para usar tecnologías de captura y digitalización de documentos es para mejorar la búsqueda y consulta de información y ser capaces de compartir el conocimiento a lo largo de la organización. Seguida de objetivos análogos como incrementar la productividad, reducir costes, mejorar la atención al cliente, etc. No hay que olvidar que hoy en día,  las empresas se ven obligadas a reducir costes, pero a la vez han de seguir siendo rentables. Una forma de conseguirlo es a través de la automatización de procesos. 

La automatización de procesos

El gestor documental de OpenKM permite la automatización de procesos de negocio y procedimientos, de modo que el software contribuye a al cumplimiento de las políticas, normas y leyes que tenga que observar la organización.

Pero hay que tener en cuenta que para que la incorporación de las novedades en materia de captura y digitalización de documentación sea efectiva, tenemos que comprometer todo el sistema de gestión documental con ellas.

Un repositorio compuesto de documentos digitalizados de forma adecuada y consistente es muy importante, sobre todo para empresas de sectores altamente regularizados. Pero realmente cualquier organización puede beneficiarse de un repositorio de estas características. Reducen costes en tiempo, dinero y frustración por parte de los usuarios que encuentran la información que buscan. Sin embargo los errores humanos ponen en entredicho la consistencia y fiabilidad de la documentación. Por eso, los procesos de captura y digitalización de documentos automatizados son esenciales para minimizar estos riesgos.

OpenKM ofrece facilidades de captura de documentación, desde extractores de texto, hasta OCR zonal, que pueden trabajar en línea con dispositivos de digitalización como scaners – OpenKM tiene su propio cliente de scanner – o terceras aplicaciones, gracias a los SKD’s en JAVA, PHP y .NET que permiten integrar el gestor documental con cualquier software. Además incorpora un motor workflow, que permite a las organizaciones disfrutar de todas estas funcionalidades para crear el sistema de gestión documental adecuado.

De esta manera, la documentación que es generada ,o introducida en la empresa,  puede ser capturada o digitalizada a través de los dispositivos, integrados con el gestor documental; que indexa y clasifica la información. Esta información, extraída y vinculada al archivo, puede ser objeto de un proceso de negocio automatizado –workflow - que hace que la mayor parte de decisiones se hagan de acuerdo a las políticas de la empresa; minimizando así las posibilidades de error, acelerando el ciclo del proceso, e incrementado la productividad. Por otro lado el workflow,  hace posible  que la documentación se denomine de forma que los archivos o la documentación resulte fácil de localizar. No en vano, en muchas ocasiones, nos hemos encontrado con documentos cuyo nombre sólo tenía sentido para sus autores. Además el uso de workflows unido a las tecnologías de captura de documentos y digitalización de archivos, permite asegurar que la documentación resultante, llegue al destinatario previsto; evitando la pérdida de documentación o el incumplimiento de regulaciones.

Esta arquitectura del sistema puede ser actualizada, de forma que los usuarios finales no tienen ni siquiera que ser conscientes de ningún cambio. Pueden utilizar la nueva versión del proceso de negocio automatizado, como de costumbre; y las fases de captura, procesamiento y entrega se producirán sin cambios aparentes.

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