Escrito por Ana Canteli el 3 de marzo de 2023
El 21 de febrero de este año entró en vigor en España la ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Hasta ahora, el marco jurídico contaba con disposiciones como la ley de enjuiciamiento criminal o la ley de la prevención del acoso. Sin embargo, para promover un cauce de información confidencial y seguro sobre actividades ilegales, inapropiadas o contrarias a las políticas de una organización, esta ley aboga por la creación de lo que se conoce como una canal de denuncias.
Un canal de denuncias es un sistema concebido y desarrollado para detectar y abordar comportamientos ilegales o inapropiados dentro de una organización y fomentar una cultura de ética y transparencia, a la vez que se proporciona protección a los denunciantes.
La necesidad de tener un canal de denuncias es una práctica relativamente reciente, sin embargo; en muchos países, la implementación de canales de denuncias se ha convertido en una práctica recomendada o requerida en las últimas décadas. De hecho, en EE.UU, la Ley Sarbanes-Oxley de 2002, aprobada después del escándalo de Enron, requiere que las empresas implementen un canal de denuncias para que los empleados puedan informar sobre posibles fraudes contables. En la UE, la Directiva de Protección de los Denunciantes de 2019 establece un marco común para la protección de los denunciantes y la creación de canales de denuncias en todas las organizaciones. Éstas leyes y regulaciones están en constante evolución y actualización para abordar nuevas formas de comportamiento ilegal o inapropiado.
La creación de un canal de denuncias tiene varios objetivos, entre ellos:
Las organizaciones no siempre están legalmente obligadas a tener un canal de denuncias. No obstante, a nivel nacional existen leyes que pueden requerirlo. En España, la nueva ley estipula la creación de un canal de denuncias para empresas de más de 50 empleados. Algunos ejemplos de organizaciones a las que se les exige o se les recomienda la creación de un canal ético son:
El funcionamiento de un canal de denuncias puede variar según la organización y el tipo de denuncia que se quiera declarar. Es importante que la organización establezca políticas claras y coherentes sobre el funcionamiento del canal de denuncias y que las comunique a todos los empleados y partes interesadas. La organización también debe garantizar que el canal de denuncias sea accesible y confidencial, y que se tomen medidas para proteger a los denunciantes de represalias.
La Ley 2/2023 establece que los canales de denuncia deben cumplir con ciertos requisitos y procedimientos para su correcto funcionamiento. A continuación, se describen algunos de los aspectos más importantes sobre cómo funciona un canal de denuncias según esta ley:
Dependiendo de la estructura y el tamaño de la organización, así como de las reglas y normas aplicables, la gestión de un canal de denuncias puede ser responsabilidad de diferentes partes dentro de una organización. Las opciones más habituales son:
Es importante que la persona o el equipo responsable de gestionar el canal de denuncias tenga la experiencia, la capacidad y la independencia necesarias para manejar las denuncias de forma adecuada y efectiva. La gestión de un canal de denuncias también debe ser transparente y estar en línea con las políticas y procedimientos internos de la organización, así como con los requisitos legales y normativos
En general, cualquier persona puede utilizar un canal de denuncias. Esto puede incluir empleados, pero también clientes, proveedores, contratistas, o inversores, entre otros.
Es importante destacar que muchas entidades tienen políticas y procedimientos que limitan el uso del canal de denuncias a ciertos tipos de denuncias o a ciertas personas dentro de la organización. Por ejemplo, es posible que un canal de denuncias esté diseñado en exclusiva para informar sobre casos de acoso sexual, o discriminación en el lugar de trabajo y que sólo los empleados puedan presentar este tipo de denuncias.
También es común permitir la presentación de denuncias anónimas, aunque esto puede variar según la organización y la naturaleza de la denuncia. En algunos casos, se puede requerir que los denunciantes proporcionen información adicional, para permitir que se realice una investigación adecuada.
En todo caso, es básico que la organización establezca políticas claras y coherentes sobre el uso del canal de denuncias y que las comunique a todos los empleados y partes interesadas de forma clara y efectiva.
Un canal de denuncias beneficia a múltiples interesados
A priori, la creación de un canal de denuncias no debería perjudicar a nadie si se implementa adecuadamente y se promueve una cultura de transparencia y ética empresarial. Sin embargo, es posible que algunas personas o grupos se sientan incómodos o resentidos con la existencia de un canal de denuncias, especialmente si creen que la organización está tratando de controlar o vigilar a sus empleados o colaboradores. Cualquier persona o grupo que se beneficie de prácticas poco éticas o ilegales dentro de la organización puede sentirse perjudicada por la existencia de un canal de denuncias. De todas formas, es importante recordar que un canal de denuncias bien diseñado y administrado no busca acusar o castigar a nadie en particular; sino identificar y prevenir prácticas inapropiadas y proteger a todos los interesados de posibles riesgos legales y reputacionales.
Un canal de denuncias puede implementar varias medidas para proteger la confidencialidad de las denuncias que gestiona; algo fundamental para alentar a los denunciantes a hacer una denuncia de buena fe, sin temor a represalias. Algunas de estas medidas son: el anonimato, el acceso restringido a la denuncia - de manera que sólo el personal adscrito al canal de denuncias puede acceder a la información - y cifrar y codificar las comunicaciones entre el denunciante y la organización, para proteger la credibilidad del sistema y proporcionar una gestión y resolución de denuncias confidencial.
La implementación de un canal de denuncias implica el tratamiento de datos personales de los denunciantes, lo que está sujeto al Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD). Mostramos a continuación algunas medidas que un canal de denuncias puede aplicar para cumplir con las exigencias del RGPD:
¿Se puede crear un canal de denuncias con un software de gestión documental?
Sí, es posible y, si no lo tienes, es altamente recomendable que te hagas con uno. Los sistemas de gestión documental como OpenKM son herramientas que permiten la gestión eficiente de los documentos y la información de una organización, incluyendo los registros de las denuncias.
Un canal de denuncias creado con el software de gestión documental OpenKM permitiría la recepción, seguimiento y gestión de las denuncias de manera centralizada y en línea, con funciones como:
Es importante que el software de gestión documental esté configurado adecuadamente para cumplir con las normativas de protección de datos y privacidad, así como para asegurar la integridad y confidencialidad de las denuncias recibidas. Si necesita incluir un canal de denuncias en su organización, no dude en ponerse en contacto con nosotros.
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