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5 Consejos para indexar documentos en su empresa

Escrito por Alex García miembro de OpenKM USA el 5 de junio de 2020

Si está buscando llevar la oficina sin papales a su empresa, debe comenzar de la forma correcta.

Para obtener una base de datos fiable de sus documentos electrónicos y obtener la mejora masiva de eficiencia que espera, debe asegurarse de que el proceso de indexación de documentos esté bien estructurado.

No tener ningún plan en absoluto puede ser una fuente de ansiedad y por las razones correctas. Incluso las pequeñas empresas pueden tropezar con una cantidad más sustancial de archivos de lo que esperaban, por lo que debe implementar las medidas correctas para asegurarse de que su organización esté creciendo mediante la creación de un repositorio virtual de documentos. Crear un marco que vaya del punto A al punto B es una de las mejores herramientas para hacer crecer su negocio, y el mismo principio se puede aplicar a su proceso de escaneo e indexación de documentos.

Nuestro objetivo principal es despejar su camino hacia un flujo de trabajo de gestión de documentos tan exitoso como sea posible. El siguiente plan comienza con el panorama general y continúa con pasos más pequeños. Sin más preámbulos, aquí hay 5 consejos de indexación para reunir sus datos e indexar sus archivos en toda su empresa en 2020.

1. Establecer una jerarquía inversa

Para comenzar, debe establecer su propósito principal para hacer una digitalización de documentos.

El objetivo principal es imaginar esa jerarquía de documentos y reducirla a las acciones más pequeñas. De esta manera, podemos estar seguros de que nuestra estructura de indexación es coherente con nuestros flujos de trabajo ideales para el negocio.

Este puede ser el momento perfecto para mantenerse en contacto con sus clientes y empleados. Por un lado, pueden proporcionarle información valiosa sobre la forma en que generalmente gestionan los documentos de la empresa y cuáles son sus sugerencias para mejorar su experiencia de flujo de trabajo. Por otro lado, esto indica que le importan y valora sus opiniones.

2. Detallar la estructura futura

Una vez que haya establecido metas y objetivos tangibles, deberá ordenar sus documentos para escanearlos y etiquetarlos. Para este proceso, puede asegurarse de que las categorías principales de su carga física coincidan con su repositorio digital ideal.

Puede priorizar la administración de su información por fecha, formato de archivo, niveles de seguridad del documento, números de factura, tipos de documentos, entre otros. Este proceso puede variar enormemente entre empresas. Es vital tener en mente las prioridades de su negocio.

Hay muchas opciones de indexación de documentos. Si tiene dudas o se enfrenta a un proceso complicado, siempre puede contar con su proveedor de Sistema de gestión documental. Por lo general, tendrán expertos para ayudarlo a estructurar el proceso de escaneo de documentos con demoras mínimas.

3. Planificar lotes

La entrada masiva de datos puede ser compleja y poco fiable, por lo que una vez que sus documentos estén preparados y ya haya esbozado su repositorio de documentos y sus flujos de trabajo, puede concentrarse en priorizar la accesibilidad de estos archivos.

Al realizar la indexación de documentos en lotes, permite la corrección inmediata de rutas de archivos, errores de escaneo y una mejor categorización de todos los archivos relacionados, en su empresa.

También puede considerar la frecuencia de los datos buscados y puede que desee tener acceso inmediato a la información más útil para mantener sus operaciones funcionando sin problemas.

Es importante comprender que una mayor eficiencia comercial dependerá de su capacidad para indexar los documentos de su empresa correctamente. Por lo tanto, debe tomarse el tiempo y la precaución necesarios para este proceso.

4. Preparación de documentos

Ahora que todo está en el lugar correcto, debemos comenzar el proceso real de escaneo de documentos, pero para ser eficientes debemos tener en cuenta los subprocesos más pequeños involucrados.

Tómese el tiempo necesario para eliminar cualquier alfiler, grapas, carpetas y clips de papel de sus archivos. Esta fase de preparación también incluye la organización para futuros procesos de recuperación o eliminación. Como ejemplo, puede haber documentos que deseará que sean escaneados e indexados para su posterior eliminación. Al mismo tiempo, los registros físicos críticos pueden tener que almacenarse en una ubicación segura diferente, para futuros propósitos legales o de cumplimiento.

5. Control de calidad

El almacenamiento adecuado de documentos y la capacidad de administración son clave. Como dijimos anteriormente, debe realizar un seguimiento de la ubicación de dónde están los diseños de sus documentos después de realizar la indexación de datos. Esto se aplica tanto a los documentos digitales como a los documentos físicos, por lo que una vez que haya escaneado e indexado todos los documentos necesarios, debe evaluar su estado y ubicación antes de pasar al siguiente lote. Esto es especialmente importante y le ahorrará mucho tiempo, al garantizar que cada índice del proceso se realiza correctamente y que obtenga los resultados de búsqueda esperados.

Conclusión

Nunca hay un mejor momento para organizar su negocio que durante el cierre económico de 2020, causado por la pandemia de la COVID-19. Aun así, la implementación de una gestión e indexación de documentos adecuada puede salirse rápidamente de control y convertirse en una tarea frustrante si no se realiza correctamente. Una manera fiable de lograr su objetivo evolucionar a la oficina sin papeles es planificar y pensar en el panorama general y dividirlo en pasos más pequeños. Si todavía está luchando por alcanzar un camino claro para indexar sus documentos, los sistemas de gestión documental de alta gama ofrecen soluciones personalizadas y gestión de proyectos para la entrada de datos a granel.

La experiencia de los proveedores de gestión documental electrónica en el tratamiento de este proceso puede aliviar la carga de trabajo, a la hora de indexar sus documentos. Esto puede brindarle más beneficios de gestión de registros, como almacenar todos sus documentos en la nube y triturar los documentos adicionales para optimizar su espacio de trabajo, agregar metadatos a documentos y, en última instancia, prepararlo para futuros esfuerzos económicos.

Cuando se trata del mundo de los negocios, nunca puede estar 100% libre de riesgos. Aún así, la digitalización e indexación de documentos, a través de un sistema de gestión documental eficiente puede crear previsibilidad para que pueda dirigir sus recursos hacia lo que es importante para su empresa.

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