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10 formas de reducir costes operativos con un sistema de gestión documental

Mario Zules

Escrito por Mario Zules el 11 Octubre de 2019

Los documentos son el alma del negocio. Sin embargo, si su empresa aún trabaja con un sistema manual en papel, puede disparar fácilmente su presupuesto. Lo cual no contribuye en absoluto a reducir costes. El precio del papel sigue subiendo día a día, sin mencionar los costos crecientes de las instalaciones de almacenamiento. Incluso para pequeñas empresas, estos gastos pueden sumar rápidamente hasta miles de dólares.

Sin embargo, hay una solución. Con la creciente disponibilidad de sistemas de gestión de documentos electrónicos, la implementación de soluciones de gestión documental como OpenKM pueden ayudarlo en gran medida; a reducir costes, mejorar sus procesos y aumentar la productividad.

Aquí mostramos 10 formas de reducir costes o 10 maneras en que un software de gestión documental podría ahorrarle a su empresa altos costes operativos y automatizar los flujos de trabajo.

1. Menor coste de equipo de almacenamiento y suministro

Primero, cambiar de un sistema manual basado en papel a un sistema de gestión de documentos digitales es una forma de reducir la compra de costosos equipos de almacenamiento y otros suministros relacionados. Esto incluye elementos como archivadores, impresoras, archivos, papel, tinta, tóner y costes de mantenimiento.

La verdad es que, si bien la tecnología y los equipos son una inversión financiera sólida, no lo es invertir en archivos físicos y más espacio de almacenamiento. Un sistema de gestión documental electrónico ayuda a liberar su espacio en la oficina para un trabajo más útil y productivo que no sea el almacenamiento de montañas de documentos en papel.

2. Costes de copia e impresión

El uso de registros digitales en lugar de papel es una forma de reducir la necesidad de crear varias copias del mismo documento para clientes, distribuirlos entre oficinas o almacenamiento interno.

En un sistema de gestión documental electrónico, se crearán copias maestras de documentos en los repositorios centralizados y se implementará el control de acceso. El resultado es; menos tiempo y dinero en papel, impresión, equipo y otros suministros.

3. Tiempo del personal

Mientras más tiempo pasen los empleados haciendo procesos manuales, como buscar archivos en los despachos, desplazarse hasta la impresora o la máquina de fax, menos tiempo tendrán para concentrarse en el negocio principal de la organización.

En un sistema online de gestión de documentos, todos los contenidos empresariales están en una ubicación centralizada. Debido a la capacidad de control de versiones, una vez que un colega trabaja en la versión más reciente, la coloca en el repositorio compartido. Mantener la documentación centralizada aumenta significativamente la eficiencia, ya que el personal pasa menos tiempo buscando y recuperando documentos. Se necesitan segundos para realizar tareas que, de otro modo, hubieran tomado minutos u horas en un sistema manual.

4. Optimizar y maximizar los costes comerciales

Los sistemas de gestión de documentos electrónicos vienen con flujos de trabajo automatizados y control de acceso. Estas características permiten a las empresas racionalizar procesos como ventas, contabilidad, servicio al cliente y recursos humanos. A cambio, ésta optimización da como resultado una producción de trabajo más rápida, un cobro de pagos más ágil, menores costes de compra, mayor retención de empleados y una mejor satisfacción del cliente.

Un sistema electrónico de gestión documental eficiente le ahorrará tiempo y dinero, generará ganancias y reducirá los costes generales.

5. Seguridad y costos de recuperación ante desastres

Según una encuesta reciente realizada en los EE. UU., el coste promedio de una violación de datos en una organización es de $ 148 por registro comprometido. El mismo informe también revela que el impacto global de una violación de datos en las empresas es de aproximadamente $ 3.86 millones. La implementación de un sistema de gestión documental digital en su empresa reduce los riesgos de este tipo.

Hacer copias de seguridad de documentos es fácil y seguro con soluciones digitales de gestión de documentos. La copia de seguridad está automatizada para proteger los servidores y garantiza la continuidad del negocio en caso de violación de seguridad o desastre, como incendio o inundación.

Tener una copia de seguridad segura elimina la necesidad de crear espacio para almacenamiento costoso, fuera de la empresa o salas de archivo especiales que deben ser tan a prueba de desastres, como sea posible. También se eliminan los gastos relacionados con la entrega de documentos del almacenamiento externo a la oficina. La recuperación de los documentos respaldados ocurre con solo un click del ratón.

Un sistema de gestión documental electrónico también aumenta la seguridad de sus archivos, a través de varias opciones de control de acceso.

6. Proporcionar recuperación conveniente de documentos

Un estudio realizado por Connected Technology citó el coste de buscar un documento mal archivado y recrear documentos perdidos en $ 120 y $ 250 respectivamente. Con un sistema de gestión de documentos con almacenamiento en la nube, es más fácil restaurar documentos perdidos, evitando así altos costes de recuperación. Buscar y localizar un documento en un sistema de gestión documental online también es muy rápido y fácil.

7. Evite los coste por incumplimiento

Se proyecta que las regulaciones costarán a las empresas en Estados Unidos más de $ 1.9 billones al año. Esta tarifa incluye gastos directos, precios más altos y pérdida de productividad. Cuando una organización no cumple con las regulaciones federales con respecto a la presentación de documentos, es probable que se les impongan los siguientes cargos de incumplimiento cuando se produce una violación de datos:

  • multas impuestas por el gobierno
  • coste de ejecución de la respuesta de incumplimiento
  • honorarios legales
  • Incertidumbre sobre existencias y provisiones

Un excelente sistema de gestión de documentos desarrollado, teniendo en cuenta los requisitos a cumplir, le ahorrará estos costes y riesgos innecesarios.

8. Promover una excelente gestión de la relación con el cliente

El cliente moderno es inquisitivo, no quiere esperar y le gusta estar bien informado sobre el producto o servicio que está comprando. Antes de comprar, harán millones de preguntas y buscarán servicios de asistencia posventa.

Lo último que quieren es respuestas tardías a sus consultas. No abordar los puntos conflictivos de un cliente a tiempo, porque no puede acceder a cierta información puede resultar en la pérdida del cliente.

Un sistema de gestión de documentos mejora la gestión de relaciones en tiempo real y efectiva con los clientes y por lo tanto, adquirirlos y fidelizarlos.

9. Permitir acceso remoto a documentos

En un sistema manual en papel, las estadísticas muestran que en promedio; cuesta $ 20 archivar un documento, $ 220 recrear un documento y $ 120 recuperarlo.

Un sistema de gestión de documentos funciona como un software de colaboración para minimizar estos costes. Al permitir el acceso remoto a los documentos, se hace más fácil comunicarse con clientes, colegas en entornos de trabajo distribuidos y con proveedores. Ya no necesita enviar documentos a través de servicios de mensajería, que pueden ser costosos.

10. Menos costes de reubicación de oficinas

Imagine que desea reubicar su negocio, y necesita transportar decenas o cientos de archivadores, de cajones llenos de documentos en papel, amontonados a lo largo de los años. ¿Cuántos agentes de mudanzas necesitaría contratar?

Un sistema de gestión documental facilita la reubicación o expansión de la oficina. No es necesario gastar en un costoso servicio de mudanzas para transportar todos sus archivos. Usted puede trasladarse e instalarse rápidamente en su nueva oficina.

Conclusión

Cualquier empresa que busque reducir costes, agilizar los flujos de trabajo y aumentar su retorno de inversión debería considerar seriamente invertir en un software de gestión de documentos. Esto no sólo reducirá los procesos manuales, sino que también permitirá a las partes interesadas acceder a los documentos desde cualquier lugar y para la conveniencia de todos.

Un buen sistema de gestión documental incrementará su cuenta de resultados, aumentará la satisfacción del cliente y mejorará la eficiencia y la comodidad de los empleados. Hable con nosotros hoy para ayudarlo a encontrar el software de administración de documentos adecuado para sus necesidades.

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