Gestione fácilmente los contenidos, simplifique su trabajo e incremente la eficiencia

Gestión Documental

OpenKM permite a las empresas controlar la creación, almacenamiento, revisión y distribución de los documentos, incrementando la eficiencia en la capacidad de reutilizar la información; así como el control del flujo de los documentos.

OpenKM integra todo lo esencial para la gestión de los documentos, la colaboración entre usuarios y las funcionalidades de búsqueda avanzada, en una única solución fácil de usar. La aplicación incluye herramientas administrativas para definir los roles de los distintos usuarios, cuotas para cada usuario, seguridad a nivel de documento, un completo log de de actividad y la configuración de tareas automáticas.

OpenKM permite construir un repositorio con la información de la empresa, para facilitar la creación de conocimiento y mejorar la toma de decisiones en el negocio. Unificando los grupos de trabajo e incrementando la productividad en la empresa a través de prácticas compartidas, mejorar las relaciones con los clientes, obtener ciclos de ventas más rápidos, mejorar el tiempo de comercialización de sus productos y disponer de una mejor información para la toma de decisiones.

Con OpenKM puede:

  • Recopilar información de cualquier fuente digítal.
  • Colaborar con sus colegas en documentos y proyectos.
  • Permitir a las organizaciones aprovechar el conocimiento acumulado mediante la localización de documentos, expertos y fuentes de información.

Gestión de Registros

La Gestión de Registros de OpenKM ayuda a su organización en la gestión eficaz y sistemática de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluye los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización.

El sistema de Gestión de Registros de OpenKM incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo.

El proceso de trazabilidad de las acciones de OpenKM permite controlar e establecer etapas y plazos en las acciones a quienes las llevan a cabo.

La diposición en OpenKM es una serie de procesos asociados con la aplicación de decisiones de transferencia, destrucción o conservación de documentos, que se documentan en los calendarios de conservación u otros instrumentos. La destrucción es el proceso de eliminación o borrado de documentos sin que sea posible su reconstrucción.

El plan de archivo de OpenKM es un conjunto de reglas que controla, para cada tipo de registro de la empresa; dónde tienen que conservarse los registros, las políticas que se aplican a ellos, cuánto tiempo deben conservarse, cómo deben ser eliminados y quién es el responsable de su gestión.

Workflows

OpenKM incorpora un motor de workflow para la definición y la reutilización de la lógica de negocio, simplificando los procesos de negocio y ayudando tanto a los empleados como a la organización en una mejor coordinación. Al vincular los procesos con la creación de contenidos, OpenKM permite a las organizaciones compartir la información transaccionalmente y reponder más rápidamente a los nuevos requisitos empresariales.

Con OpenKM, todos sus contenidos se almacenan electrónicamente, de tal forma que tengan sentido para las necesidades de sus flujos de negocio y puedan ser fácilmente recuperables mediante búsquedas globales inteligentes.

  • Creación de workflows complejos.
    • Workflow de revisión, aprobación y validación.
    • Soporte para workflows lineales o en paralelo.
  • Asignar tareas a grupos de usuarios.
  • Monitorizar las tareas de workflow, el estado y los procesos.
  • Mensajes de notificación por correo electrónico configurables.

Tareas automáticas

Dado un evento específico, puede aplicar reglas de validación y ciertas acciones se realizan sobre los documentos sin intervención humana. Algunos ejemplos son:

  • Captura de Metadatos.
  • Clasificación de documentos.
  • Ejecución automática de un workflow.

Las principales ventajas de las tareas automáticas son:

  • Incrementar la productividad.
  • Reducir el tiempo de las operaciones.
  • Mejorar la calidad.
  • Obtener un elevado grado de precisión.
  • Reducción de los costes laborales y otros gastos.

Módulos

Archivo de correos electrónicos: Utilice el repositorio como un sistema de gestión de documentos para almacenar mensajes de forma masiva. El archivo de correos electrónico es un proceso automatizado para la preservación y protección de todos los correos electrónicos.

Multiempresa: El módulo multiempresa permite que varias empresas puedan ser alojadas en una sola instancia de forma independiente, que puede ser instalada en un sólo servidor o en un clúster.

Firma Electrónica: A nivel empresarial y legal, la firma de un documento indica que la persona adopta las intenciones registradas en el documento.

Códigos de barras: Léctura e identificación de códigos de barras.

Factura Electrónica: La Factura Electrónica genera facturas en formato "XML" y las almacena dentro del sistema.

CMIS: Un conector específico basado en OpenCMIS, permite a OpenKM proporcionar el servicio de CMIS ( Content Management Interoperability Services ).

Criptografía: Los documentos pueden ser encriptados y desencriptados en todas las fases de vida del documento.

Informes: Cree y use sus própios informes basados en Jasper Reports. Los informes se generan en formato PDF y en otros.

Gestión de tareas: Cree, administre y asigne tareas a usuarios y grupos de usuarios.

Integración

OpenKM proporciona una plataforma interoperable para sacar provecho a través de las aplicaciones y los repositorios de la empresa. Desarrollamos OpenKM con este objetivo en mente y proporcionar diversas formas de integración:

  • OpenKM SDK's para Java, .Net y PHP.
  • Utilizando el API de los Webservices en SOAP y REST.
  • Autentificación plugable que permite fácilmente utilizar los usuarios de una base de datos externa, LDAP o Active Directory, SSO y CAS.
  • Incluso el almacén de datos puede configurarse para cualquier base de datos como MySQL, PostgreSQL, Oracle o SQL Server.

Conectores disponibles para: DICOM, Autocad, Google Drive, MS Office, Vtiger, Joomla, Wordpress, BonitaSoft, Kofax, Abby Flexicapture.

Cree su aplicación

La plataforma OpenKM Kcenter proporciona un potente entorno que le permite crear su propia aplicación basada en sus necesidades de negocio. Con estas aplicaciones puede administrar los contenidos con facilidad, simplificar su trabajo e incrementar la eficiencia.

La plataforma OpenKM Kcenter esta basada en el Servidor Web Virgo, que es un Servidor de Aplicaciones diseñado para ejecutar aplicaciones en Java con soporte para Spring, con un alto grado de flexibilidad y fiabilidad. Ofrece una plataforma sencilla pero completa para desarrollar, implementar y desplegar aplicaciones Java.

Algunos beneficios de OSGI

  • Reduce la complejidad.
  • Reutilizable.
  • Fácil despliegue.
  • Actualizaciones dinámicas.
  • Adaptable.
  • Seguro.
  • Transparente.
  • Versionable.
  • Simple.
  • Rápido.
  • No intrusivo.
  • Ámpliamente utilizado.

Programa de partners

El programa de partners de OpenKM está diseñado para crear relaciones de beneficio mutuo, que aumentan el éxito global y la capacidad del ecosistema de OpenKM. Con el apoyo de OpenKM, los partners gozan de gran flexibilidad para captar las oportunidades de negocio relacionadas con OpenKM en su territorio. Trabajamos con estos partners para proporcionar a los clientes las mejores soluciones de gestión de documentos empresariales posibles.

En OpenKM, nuestros partners proporcionan la mayoría de nuestros ingresos globales. Nuestro programa ha sido pensado para ayudarle a tener éxito. Nos comprometemos a proporcionar los recursos necesarios para que sus iniciativas se pongan en marcha rápidamente; ayudarles en la captación de clientes y añadir ingresos adicionales a su actual negocio.

Los partners de OpenKM son una comunidad creciente de integradores de sistemas, proveedores de software, de infraestructuras y revendedores que contruyen soluciones con OpenKM.

Hay distintas oportunidades de ofrecer servicios al convertirse en partner como la formación de usuarios finales en el correcto uso de la aplicación, consultoría, personalización, configuración de productos, digitalización de documentos y la posibilidad de realizar hosting externo entre otros.

Siempre estamos buscando partners entusiastas con extensa experiencia en tecnología, comprometidos en proveer soluciones innovadoras para los clientes, con una presencia significativa y fiable en sus territorios.

Contacto

Consultas generales

Open Document Management System S.L.

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