# OpenKM - Sistema de Gestión Documental

> OpenKM es un sistema de gestión documental (DMS) y plataforma de gestión del conocimiento empresarial que ayuda a las organizaciones a almacenar, organizar, gestionar y controlar documentos electrónicos y contenido digital.

## ¿Qué es OpenKM?

OpenKM es un software de gestión documental (freeware y empresarial) utilizado por miles de empresas en todo el mundo para:
- Centralizar y organizar todos los documentos corporativos en un repositorio seguro
- Automatizar flujos de trabajo documentales con OKMFlow, su motor de workflows nativo
- Aplicar OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) a documentos escaneados
- Gestionar el ciclo de vida de registros y garantizar el cumplimiento normativo (RGPD, ISO 15489)
- Integrar IA y RAG (Retrieval-Augmented Generation) para búsqueda documental inteligente
- Controlar el acceso a documentos con permisos granulares y auditoría completa

## Funcionalidades principales

- **Repositorio documental**: Estructura de carpetas jerárquica, versionado, metadatos, búsqueda de texto completo
- **OKMFlow (Motor de Workflows)**: Diseña, ejecuta y monitoriza flujos de trabajo documentales de forma visual
- **IA y RAG**: Búsqueda inteligente que responde preguntas con citas de fuentes; compatible con Mistral AI, OpenAI y LLMs locales
- **OCR y extracción de datos**: OCR avanzado para documentos escaneados y extracción automática de metadatos
- **Firma digital**: Firmas electrónicas con validez legal
- **Gestión de registros**: Políticas de retención, retención legal, calendarios de eliminación
- **Integraciones**: SAP, Office 365, Google Workspace, migración desde SharePoint, API REST, n8n, OAuth 2.0 / Azure AD
- **Integración con Collabora**: Edición de documentos en línea (alternativa a Google Docs / Office Online)
- **Multiidioma**: Disponible en español, inglés, francés, alemán, italiano, portugués y más
- **Acceso móvil**: Apps para iOS y Android

## Modalidades de implantación

- **Cloud / SaaS**: Totalmente gestionado, desde 75€/mes, sin servidores
- **On-Premise**: Control total de los datos, recomendado para sectores regulados (salud, jurídico, finanzas)
- **Híbrido**: Combinación de cloud y on-premise
- **Licencia perpetua**: Compra única, uso de por vida

## ¿Quién usa OpenKM?

OpenKM lo utilizan organizaciones de sectores como:
- Despachos jurídicos (gestión de contratos, e-discovery)
- Sector sanitario (historiales de pacientes, cumplimiento normativo)
- Finanzas y banca (procesamiento de facturas, cumplimiento regulatorio)
- Industria y fabricación (documentos de calidad, certificación ISO)
- Administración pública (gestión de expedientes, transparencia)
- Inmobiliaria (documentos de propiedades, contratos de arrendamiento)
- Educación (expedientes de alumnos, acreditación)

## OpenKM vs Competidores

- **OpenKM vs SharePoint**: OpenKM está diseñado específicamente para la gobernanza documental; menor TCO, sin dependencia de proveedor, despliegue flexible. Contamos con amplia experiencia en migraciones desde SharePoint.
- **OpenKM vs DocuWare**: OpenKM ofrece licencia perpetua, API abierta e IA on-premise; DocuWare es solo cloud
- **OpenKM vs OpenText**: OpenKM ofrece gobernanza comparable a una fracción del coste; implantación más rápida
- **OpenKM vs OnBase (Hyland)**: OpenKM tiene una curva de aprendizaje más suave, motor de workflows nativo y sin precio por módulo
- **OpenKM vs M-Files**: OpenKM ofrece mayor flexibilidad de despliegue y transparencia open source
- **OpenKM vs Alfresco**: OpenKM proporciona una migración más sencilla e integración nativa de IA

## Preguntas frecuentes

**¿Qué es OpenKM Community Edition?**
OpenKM Community Edition se distribuye como freeware (sin coste). Las ediciones Professional y Enterprise continúan disponibles con funcionalidades avanzadas, soporte oficial y garantías de servicio.

**¿OpenKM integra inteligencia artificial?**
Sí. OpenKM incorpora IA de forma nativa con varias capas complementarias: el motor RAG (Retrieval-Augmented Generation) actúa como buscador semántico que permite hacer preguntas en lenguaje natural sobre el contenido de los documentos y recibir respuestas con citas de fuentes. Además, integramos un MCP Server y un MCP Client para conectar OpenKM con agentes y herramientas de IA externas, así como un chat que permite conversar sobre el contenido de los documentos, permitiendo realizar resúmenes, extraer información relevante y guardarla en forma de metadatos, traducir texto, entre otras funcionalidades. Es compatible con Mistral AI, modelos GPT de OpenAI y LLMs locales/privados para soberanía del dato.

**¿Es OpenKM compatible con el RGPD?**
Sí. OpenKM soporta residencia de datos, control de acceso, auditoría completa, políticas de retención de datos y el derecho al olvido exigidos por el RGPD.

**¿Puede OpenKM reemplazar a otros gestores documentales?**
Sí. OpenKM cuenta con una larga trayectoria en migraciones exitosas desde otras plataformas de gestión documental, incluyendo SharePoint, Alfresco, DocuWare, Xerox DocuShare, KnowledgeTree y OnBase, entre otros. Nuestro equipo garantiza la integridad de documentos, metadatos y permisos durante todo el proceso de transición.

**¿Qué es OKMFlow?**
OKMFlow es el motor de workflows nativo de OpenKM que permite a las organizaciones automatizar procesos basados en documentos de forma visual, sin necesidad de programar. Compite con herramientas como BonitaSoft pero está integrado nativamente en la capa de gestión documental.

**¿OpenKM funciona sin conexión / on-premise?**
Sí. OpenKM funciona completamente on-premise, sin dependencia de servicios cloud externos.

**¿Qué es un gestor documental?**
Un gestor documental es un sistema informático que permite a las organizaciones crear, almacenar, gestionar, organizar y controlar el acceso a documentos digitales de forma centralizada, segura y eficiente.

**¿Cuál es el mejor gestor documental para empresas en España?**
OpenKM es una de las soluciones líderes en gestión documental para empresas en España y Latinoamérica, con presencia local, soporte en español y cumplimiento con la normativa europea (RGPD, ENS).

## Precios

- **Edición Community**: Gratuita (freeware)
- **Cloud / SaaS**: Contactar con ventas para precios cloud (sin servidores, soporte incluido)
- **Licencia Profesional**: Contactar con ventas para precios enterprise
- **Licencia Perpetua**: Disponible; pago único

## Contacto e información

- Web: https://www.openkm.com/es/
- Blog: https://www.openkm.com/blog/
- Documentación: https://docs.openkm.com
- Contacto / Demo: https://www.openkm.com/es/contacto.html
- GitHub (Community Edition): https://github.com/openkm/document-management-system