Servidor

  • Java 1.6 o superior
  • JBoss Application server 4.2.x
  • GNU/Linux, Unix, MacOs, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003, Windows Vista
  • Repositorio almacenado en el sistema de ficheros, MySQL, PostgreSQL, Oracle, etc. **
  • Integración con otro software utilizando WebServices

Cliente

  • Cliente web: puede acceder a sus documentos desde cualquier lugar
  • Rápida y agradable interface de usuario utilizando AJAX
  • Funciona con los navegadores mas populares: Firefox, Internet explorer, Opera, Safari, Chrome.
  • Traducido al Catalán, Bosnio, Chino simple, Chino tradicional, Checo, Holandés, Inglés, Persa, Francés,Gallego, Alemán, Griego, Húngaro, Italiano, Japones, Letón, Macedonio, Polaco, Portugués, Rumano, Ruso, Serbio, Español, Sueco y Turco.
  • Soporte para idiomas internacionales:Ruso, Japonés, Chino.
  • No se precisa instalar software cliente.
  • Previsualización de ficheros multimedia.
  • Configuración del idioma por defecto.
  • Administración web
  • WebDAV
  • Opción de escanner integrado (precisa algun escanner TWAIN conectado al ordenador)
  • Soporte para iPhone i Android ( sólo algunas funcionalidades )

Gestión documentos

  • Subida masiva de documentos utilizando ficheros ZIP
  • Descarga de carpetas como ficheros ZIP
  • Bloqueo / Desbloqueo de documentos
  • Gestión de favoritos
  • Seleccionar carpeta de inicio por defecto
  • Soporte para plantillas de documentos
  • Documentos personales para cada usuario
  • Papelera de reciclaje para cada usuario
  • Notificación de eventos por correo electrónico (cuando se producen cambios)
  • Envío de la url del documento por correo electrónico
  • Notas en los documentos
  • Extracción de metadatos de los documentos
  • Identificador único del documento
  • Tags de usuario
  • Tags del thesaurus (*)
  • Nube de tags
  • Previsualización de documentos (texto, microsoft office, open office).

OCR

  • OCR ilimitado
  • Lee binarios, escala de grises o imágenes en color.
  • Extracción de texto, soporte con diccionarios inglés, francés, italizano, alemán, español y holandés.
  • Escanea y asegura el almacenamiento de todos los documentos en papel.
  • Búsqueda de datos en TIFF.

Antivirus integrado

  • Escaneo de todos los documentos subidos en busca de virus. (Previene de añadir documentos con virus en el repositorio).

Control de versiones

  • Basado en el modelo check-in / check-out
  • Permite añadir comentarios a las versiones
  • Permite acceder a versiones anteriores del documento
  • Permite restaurar versiones anteriores del documento
  • Permite compactar el histórico para liberar espacio

Propiedades de grupo (metadatos)

  • Puede añadir sus propias propiedades de grupos al sistema (metadatos).
  • Admite distintos formatos: inputs, listas simples, listas de seleccion múltiple, text areas
  • Internacionalización de los valores de los metadatos
  • Permite ordenar la posición de cómo aparecen los metadatos en la interfaz de usuario.

Seguridad

  • Plug-in para autentificación basado en JAAS
  • Soportepara LDAP, Active Directorio, DBMS, etc... (mediante un fichero de configuración). Por defecto OpenKM se proporciona con una base de datos embebida.
  • Lista de control de acceso granular
  • Flexibilidad en las opción de herencia de las listas de control de acceso.
  • Seguridad por usuario y roles
  • Permisos en documentos y carpetas
  • Quedan registradas todas operaciones del usario
  • Soporte para comunicaciones SSL.

Tablón

  • Vista de usuario (documento editados, bloqueados, descargados, suscritos, últimos modificados, últimos subidos).
  • Vista general (documentos mas  vistos/ modificados;  la última semana / mes; último subidos, últimos modificados
  • Novedades de usuarios (agente de búsqueda)
  • Vista de workflow
  • Vista de correo electrónico (nuevos correos y attachments )
  • Nube dedocumento, búsqueda y navegación.

Motor de búsqueda

  • Búsquedas de documentos por contenido, palabras clave, fecha de modificación, autor y tipo de documento.
  • Automáticamente indexa documento subidos en formato: Text, HTML, RTF, XML, PDF, OpenOffice.org, MS Office, MS Office 2007, JPEG EXIF, MP3 ID3
  • Búsquedas por sinónimos.
  • Búsquedas ordenadas por relevancia
  • Búsquedas utilizando propiedades de grupo (metadatos)
  • Permite almacenar consultas
  • Búsquedas avanzadas utilizando XPATH y SQL
  • Novedades de usuario
  • Búsquedas a partir de una estructura de directorios jerárquica
  • Permite seleccionar los objetos de búsqueda, carpetas, correos electrónicos o documentos
  • Permite utilizar los tags de usuario para localizar documentos
  • Permite utilizar metadatos para localizar documentos
  • Opciones de búsqueda simple y avanzada
  • Permite ordenar los resultados segun varios criterios
  • Opciones de descarga o ir a la ubicación de un documento desde la vista de resultados
  • Soporte para Stemming, stopwords y sinónimos
  • Servicio push de novedades (basado en las consultas de usuario).

Administración

  • Mostrar usuarios logeados
  • Desbloquear y cancelar documentos editados
  • Vista del repositorio
  • Búsquedas avanzados utilizando XPATH y SQL
  • Detalle del log de actividad
  • Importar documentos / carpetas desde el sistema de ficheros
  • Exportar el repositorio al sistema de ficheros
  • Administración del workflow
  • Reports (jasper)
  • Importación del thesaurus ( formatos owl o rdf ) (*)
  • Vista de los parámetros de configuración

Correo electrónico

  • Captura del correo electrónico desde un servidor IMAP
  • Configuración de la cuenta de usuario
  • Importación de texto, html y los attachments
  • Captura de metadatos

Thesaurus

  • Vista de los documentos en la estructura del thesaurus
  • Extracción automática de palabras clave
  • Modulo de entrenamiento basado en skos y documentos de entrenamiento

Workflow 

  • Permite crear complejos workflows
  • Workflow de revisión, aprovación, validación
  • Soporte de workflows paralelos y en serio.
  • Permite asignar tareas a grupos o usuarios
  • Desde el dashboard puede monitorizar las tareas de workflow, estado y proceso.
  • Notificación de mensajes de correo configurables.
  • Permite disparar un workflow automáticamente desde una carpeta o tipo de documento.

Generales

  • Reports ( jasper reports )
  • Workflow (JBPM)
  • El usuario puede modificar su configuración (clave, correo electrónico, cuenta de correo).
  • Permite configurar los mensajes que OpenKM emite a través del correo electrónico.
  • Auditoría completa del usuario (log trace). Todas las operaciones del usuario quedan registradas y almacenadas en una base de datos.
  • Permite restarurar documentos y carpetas desde la papelera de reciclaje.
  • Permite ilimitados documentos, carpetas, workflows, metadatos, tipos de documentos, roles y usuarios proporcionando un amplio espacio para la colaboración.
  • Convierte los formatos de documentos populares a pdf.
  • Url única para cada documento.
  • Integración con Microsoft Windows mediante WebDAVA
  • Integración con escanners compatibles con TWAIN
  • Webservices API (soap)

Funciones avanzadas

  • Configuración de un servidor OpenKM espejo.

Funcionalidades planificadas

  • Captura de una página web
  • Mayor control del tamaño de usuario consumido (cuotas de usuario)
  • Integración con OpenOffice & MS Office
  • Alias de documentos
  • Grapado de documentos
  • Vista de discusión de documentos

* Presente en la versión 5.0

** Cuando el repositorio se configura para almacenarse en el sistema de ficheros se está utilizando un formato específico de jackrabbit.